疾控特色檔案編研工作芻議
工作園地
作者：董傑
1 引言
檔案既是曆史文化資源，又是重要的信息資源。檔案編研工作作為檔案信息資源開發利用的一種重要形式，體現了一個檔案館的檔案管理水平。
隨著我國疾病控製事業的蓬勃發展，各級疾控部門的檔案工作也逐步走上了規範化、科學化管理的軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。隨著檔案工作的發展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為疾控中心檔案工作中一項十分重要的任務。
疾控檔案有關要求為加強各級疾病預防控製檔案管理，提高檔案科學管理水平，有效保護和利用檔案，充分發揮檔案在疾病預防控製工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《全國疾病預防控製機構工作規範》等規定，定義疾病預防控製檔案：即在疾病控製、衛生監測、健康教育等活動中形成的各種門類、載體檔案的總和。在開展編研工作時，在突出疾控部門專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性，才能受到業務人員的歡迎和好評。
2 疾控檔案編研工作的原則
2.1 以疾控業務檔案為主體的取材原則。疾控部門在以開展疾病控製為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、聲像、實物等檔案材料。但由於疾病控製是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體和業務檔案也就具有了極強的專業性。此外，疾病控製在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展疾病控製的監測過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為中心開展衛生防病、監測工作服務。
2.2 滿足疾控業務特色需求的選題原則。檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員應做到兩個了解和掌握。
2.2.1 把握疾控業務中心工作整體需求。在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的
利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，隻有了解
和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務於業務工作。如近兩三年來疾控部門的績效考核工作是為上級的綜合考評做準備工作，而績效考核標準要求各科室出具近幾年的業務工作、監測數據的綜合分析。對此，檔案室及早做出反應，在製訂編研計劃時，就安排編製反映這一內容的編研材料，為及時滿足疾控業務的利用需要起到了積極的作用。
2.2.2 注重疾控業務中心工作個性需求。疾控部門的主要業務是開展傳染病、地方病、慢性病的預防和免疫規劃工作的發展以及食品安全的監測、檢測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時，應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和範圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全麵地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性並能符合業務需求的重要環節。
2.3 符合係統實用的檔案編研材料組織原則。檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對原始檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各疾控部門的檔案中均有曆年來國務院、衛生部及市政府頒發的關於傳染病管理及衛生的法規、條例、程序及業務技術規範，而疾控部門作為衛生行政事業部門在履行其職責時必須依據有關的法規條例進行。檔案部門如能編製有關的業務依據性文件彙編，就會十分有效地滿足業務工作的需要。這種文件彙編具有實用性，操作上也具有簡便性。
然而，由於疾病控製業務是一項連續性很強的工作，在開展疫情的分析預測、製定防治策略以及對疾病控製實施監測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監測數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要以較長年度的相關數據做依據。因此，檔案部門如能將分散在各年檔案中的監測數據集中起來，做出有針對性的統計和分析，就可以使檔案的利用變得更係統更直觀，就可以極大地節省業務人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進行上述初次加工外，還應將編研工作的重點放在能係統地提供多次加工的檔案信息上。從實踐中看，根據各專業口的需要，開展專題性的統計分析更為適宜。如疾控部門所編製的“傳染病分析”，“麻疹監測分析”，“流腦發病、死亡人數統計與分析”，這類編研材料被業務人員應用於科研、專題調查等實際工作中，顯示很強的實用性。