有時，當甲先生按照事先約定的時間前來會見領導，而這時領導與乙先生的會談仍未結束。遇到這種情況，文秘人員更要熱情地接待甲先生，不能讓他有被冷落的感覺。同時，為了避免領導不慎忘記事先安排的與甲先生的會見之事，文秘人員最好寫一張字條，進去給領導，報告甲先生已來，問明還讓他等多久。這樣，既不會打斷領導與乙先生的會談，又能夠使領導在與乙先生會談的同時，對文秘人員的請示作出簡短的答複。需要注意的是，當文秘人員送乙先生出來時，不要匆忙返回，否則乙先會有一種被攆走的感覺。
（四）當接待來訪時突然來了電話
當文秘人員正在接待來訪者的時候，突然來了電活，這時，如果丟下正在交談的來訪者而去與來電者談話，顯然是不合適的，會使來訪者陷入進退兩難的尷尬境地，文秘人員應當請來電者原諒，讓其等一會再打來。如果是領導在與客人會談時，突然電話來找，那麼文秘人員應當問明事由，然後寫字條進去遞給領導。需要注意的是，紙條上不能寫太多的問題，這樣反而使領導難以簡短回答。一般隻要寫上一句“×××來電話，過多久給他回電話？”就行了。
（五）當來了不受歡迎的人
每個單位的來訪者中，總會有一些不受歡迎的人。如為一點小習事糾纏不休的人、提出一些無理要求的人、多次前來索取讚助的人等等。對於這些不請自來的不受歡迎的來訪者，文秘人員也要以禮相待，顯示出自己的涵養和禮貌。在了解來訪者的意圖之後，迅速請有關部門出麵接待，並及時向領導請示、彙報。總之，以盡量使他們少惹麻煩為宗旨，同時又要使他們感到並沒有受到怠慢。
接待來訪中的意外情況是多種多樣的，這要求文秘人員摸索和積累接待經驗，本著不違背原則、不怠慢來訪者的宗旨，機智靈活地加以妥善處理。
3來賓接待
來賓接待，主要是指對計劃安排中的比較重要的國內外來賓的接待。來賓接待較來訪接待更加正規，更加講究禮儀，因而工作需要更加細致周到。
一、內賓接待
一是接待任務下達後，首先應搞清來賓的有關情況。掌握基本情況後，根據來賓的人數、性別、身分等安排好迎接的車輛和人員。迎接時最好帶上本單位的標誌，以免漏接。對於當天不能返回的來賓，還要事先為他們預定招待所或賓館，安排好夥食標準和進餐方式、時間、地點。
二是當來賓住下後，秘書部門應派出適當人員或隨同單位領導前往來賓住所看望或會見來賓，表示歡迎和問候，簡要介紹本地、本單位的基本情況，進一步了解來訪目的和要求，並同他們商議活動日程。確定後，將日程通知有關接待部門。
三是按照日程安排，精心組織好來賓的視察、參觀、學習、訪問等活動。來賓全部活動結束後，根據客人要求，訂購返程車船票或飛機票，協助來賓結算食宿帳目，並根據需要和可能，組織話別送行。誰去送行，送到什麼地方和使用什麼車輛等，都要認真考慮，講究禮節。
二、外賓接待
（一）外賓接待工作的內容外賓指國外來賓，也包括港、澳、台同胞和海外僑胞等。隨著我國對外開放事業的發展，外賓來訪日益增多。外賓接待工作，除省、部級以上和一些大型企事業單位由專管外事工作的外事辦公室、外=處負責外，大多數都由秘書部門承辦接待工作。
大體說來，地方政府和各企事業單位的外賓接待工作主要包括以下幾方麵：（1）與外國友好省、州、城市之間的多種交往，如政府訪問團、議會代表團，官方的經濟、文化、教育、衛生、科技、藝術等代表團；（2）各種民間友好交往的外事接待，如企業、學校、社團等代表團；（3）外資、外貿關係中的各種接待活動；（4）各行各業外國專家的接待工作；（5）國外旅遊者的參觀訪問接待工作。
（二）外賓接待工作的程序
外賓接待工作不是簡單的交際和應酬，而是一項政治性、政策性都很強，的工作，必須按照嚴格規定程序進行：
（1）接待前應做好充分的準備工作，包括了解上級意圖，了解外賓的有關情況，並據此訂出接待計劃，準備各種有關資料，做好各方的聯絡。重要外賓的接待計劃應報請上級批準。
（2）迎接工作，應根據外賓的身分，對等安排有關領導和人員去迎接，並安排好車輛和賓館，重要接待有時還要安排備用車輛隨行。
（3）接待負責人與外賓商談活動日程安排。安排外賓的日常生活，應根據各國習俗，要注意尊重不同的生活習慣。
（4）對重要外賓，要安排專門會見。會見時，主人應先到達會見地點，在門口迎接客人。引見介紹後，入室按序就座。會見完畢，主人應送客人到門口或上車處。
（5）宴請，要按照外事工作的規定、外賓的情況，確定宴請的規模、菜單、席次和陪客人員。
（6）參觀遊覽，要在接待計劃中先行安排，包括參觀遊覽的路線、活動具體內容等。
（7）禮品和交換的紀念品要事先研究，應根據不同對象來確定。客人重訪時，禮品可做相應變動，不要重複。
（8）對重要外賓的接待，應根據情況作適當的新聞報道。如有必要，可將報紙的報道內容剪下（地方報紙不對外，不能全送），與訪問時的留影一起裝訂成冊，贈給外賓。
（9）做好安全保衛工作，特別是重要外賓，事先應和公安、交通、外事等部門聯係好，以確保外賓的安全二
（10）當外賓抵離國境時，接待人員應協助外賓辦理出入境手續。
以上所說，主要是對地方政府客人而言，如屬一般外事往來的接待，可適當減略接待內容。
（三）外賓接待工作的原則
外賓接待工作，是關係到國家與國家之間的大事，其好壞直接影響到國家的利益和聲譽。因此，每個負責外賓接待工作的人員都必須遵守以下原則：
1．統一管理的原則。在接待外賓的工作中，必須按照國家有關部門統一的方針政策、統一的對外表態，在外習事部門的統一管理下進行。對於應該報告、請示和沒有把握的事，必須及時與外事部門聯係，絕不可擅自作主，自行其是。
2．平等友好的原則。無論外賓來自哪個國家和地區，都一律平等對待，並且尊重他們的風俗習慣，不把自己的觀念和思想強加於人。在接待工作中，舉止要文明禮貌、不卑不亢、熱情友好。
3．內外有別的原則。接待外賓時，必須注意內外有別，嚴格執行有關保密規定。提高警惕，防範各種可能的收集政治、軍事、經濟、科技等情報的活動，不得在對外交往中泄露國家機密。
4．不牟私利的原則。在接待外賓的過程中，不允許背著組織同外賓私自交往，收受禮品，不允許利用職權營私牟利。要堅決維護國家利益和主權，維護國家的尊嚴，嚴格按國家的法規法令辦事，不做任何有損國格、人格的事。4宴請參觀一、宴請宴請是指盛情約請來賓宴飲的聚會，在社會生活中是最常見的交際活動之一，也是接待工作的一項重要內容。
（一）宴請的名義與範圍
宴請的目的多種多樣，可以是為某一人，也可以是為某一件事，如為慶祝某一節日、紀念日等。客人停留時間較長的，有的還要根據需要安排一些日常的宴請活動。每次宴請的名義和邀請對象，主要以主、客雙方的身分而定，一般主客身分應該對等。日常交往小型宴會則可根據具體情況而定。
邀請範圍是指請哪些方麵人士參加，請到哪一級，請多少人，主人一方請什麼人出來作陪。這都要考慮多方麵因素，不能隻顧一麵。參加人數一般以對等為宜，但有時來賓人少，如主人一方出席人數過少，可能顯得冷清，可適當增加。
（二）宴請形式
1．宴會
宴會分為正式宴會、便宴、工作進餐等。（1）正式宴會。正式宴會對餐具、飲料、菜肴道數、陳設以及服務員的裝束、儀態都要求很嚴格。國外對宴會服飾比較講究，許多國家在請柬上說明對客人服飾的要求，往往可以從服飾要求規定體現宴會的隆重程度。我國雖沒有要求注意服飾的習慣，但出席宴會的人員也應適應外事著裝要求。（2）便宴。是非正式宴會，常見的有午宴、晚宴。這種宴會形式簡便，可以不排座席，不作正式講話，不上烈性酒。便宴較隨便，更覺親切。（3）工作進餐。是邊談工作邊進餐。它屬非宴會形式，有關工作人員均可參加。（4）家宴。是在家中設便宴招待客人。家宴往往由主婦親自下廚烹調，家人共同招待。
2．冷餐會
通常在招待人數較多時舉行。它不備正餐菜肴，以冷食為主，一般隻備食品、酒水飲料，並連同餐具陳設在餐台、酒台上，一般不設座席，站立而食，有的設座席也是自由入座就餐。酒水一般為自取，有的也可由服務員端送。有時來賓人數較多，我方有身分較高的人員出席，可視情況設主桌。此主桌可以是圓桌，也可以是方桌，其座次由中間往兩邊排列。3．酒會
又稱雞尾酒會，以各種飲料為主招待客人，並備有少量小吃，由服務員端送。也有的將食品放在小桌或茶幾上，一般用牙簽進食。酒會形式活潑，便於客人自由自在的活動和交談。一般在中午或傍晚舉行，時間較短。客人到退場的時間亦無嚴格要求。