在文秘人員的日常工作中，接待工作是必不可少的重要組成部分。秘書部門素有“窗口”之稱，上下內外的來訪者，無淪是聯係工作、洽談業務，首先要到秘書部門，從客人踏進辦公室到離開辦公室，文秘人員每每代表單位的主人，是客人第一個見到，最後一個告別的人。文秘人員對來賓接待工作的好壞，直接反映出一個單位的工作作風和外在形象，也直接體現了文秘人員本身的素質、能力、水平和形象。因此，文秘人員必須十分重視和切實做好接待工作？
1文秘人員與接待工作
接待是指文秘人員接待來賓，接待工作是在接待來賓過程中的具體工作。秘書部門是綜合辦公部門，文秘人員處於上下、左右、內外綜合溝通的中介地位，每天都要接待大量到本單位訪！司和辦事的各方人員，這是文秘人員最直接、最經常、最廣泛的公共關係工作。一、接待工作的基本原則
（一）誠懇熱情，以禮相待
無論是從上級機關下來的，還是由下屬單位上來的、平級機關前來聯係工作的來賓，文秘人員都應持誠懇的態度，表示熱情的歡迎。因為所有來賓，不論其身分、地位如何，都是本單位的公共關係對象，他們對本單位的成功都有或輕或重、或大或小的關係。基於這種正確的認識，才能做到發自內心的誠懇，熱情溢於言表。以禮相待也是對所有來賓的普遍要求。文秘人員往往是來賓第一個會見的人，接待態度和效果會影響來賓對本單位的看法，甚至工作的進展。因此，文秘人員對任何來賓都應一視同仁，做到以禮相待，而不問其職務高低或是否熟悉等情況。在接待中應習慣地運用禮貌用語，既不低聲下氣，又不傲慢自大。
（二）樂於助人，實事求是
無論何種來賓，找上門來，總有其意圖目的。尤其是下屬單位找上門來，往往有求決性的要求，急於得到領導機關指示性的處理意見。文秘人員要盡可能提供條件，給予方便，而決不能給人以“門難進，臉難看，事難辦”的印象。當然，樂於助人也必須同“實習f求是”的原則統一起來，要按政策辦事，在客觀條件許可的前提下，對難以解決的問題，要講清原因，求得來賓的諒解。
（三）儉省節約，講究時效
在接待過程中，也要貫徹“不鋪張浪費，少花錢、多辦事”的原則，這對上級機關的來賓尤應注意。在外事接待中，則按對等原則，遵照國家規定作出安排。“儉省”的涵義，除物財外，理應包括時間的節省。為領導預約、約談時限、先後次序要有時間框算，甚至事先告知對方。這樣做既為領導和來賓，也為自己節省時間，從而提高辦事效率。二、接待室環境布置接待室是接待客人的場所，恰當地設計、布置接待室的環境，有助於提高接待工作的效果。
（一）室內物理環境
1、光線
室內的光線應充足，給人以明亮的感覺，但不要使人感到眩目。室內采光一般有兩種：一種是自然采光，另一種是人工采光。采用人工光源時，要注意做到：（1）有足夠的照明度；（2）保持穩定的照明；（3）光線要柔和；（4）光色和諧，熱量要小；（5）努力使其接近天然照明；（6）燈具設置要合理。
2、色彩。
室內的色彩，如牆壁、地板、門窗、桌椅和其他各種用品的色彩，不但影響室內的光線，而且對人的心理也會產生一定的影響。色彩所引起的心理感受有冷暖感、動靜感、脹縮感、輕重感、軟硬感、進退感、悲喜感和華麗質樸感等。同時，由於社會疋化因素的影響，色彩還帶來各種象征性的聯想，這種聯想隨民族、性別、年齡以及文化素質等的不同而異。因此，接待室的色彩選配，應充分考慮到這些因素的影響。
3、聲音。
室內應保持安靜，以便主客之間的交談不受幹擾如果接待室內外的環境嘈雜、喧鬧，噪聲很大，會使人心情煩燥，容易疲倦和反應遲鈍，從而幹擾信息的傳遞和情意的溝通。因此，必須采取一定的措施消除噪聲或隔斷其來源。如對容易發出響聲的器具，下麵加置軟墊；在易發生摩擦聲響的門、櫃折頁處，塗適量的潤滑油；地麵鋪放地毯；室內的天花板、牆壁應盡量采用吸音材料；臨街窗戶可裝雙層玻璃等。
4、空氣。
室內空氣的溫度和濕度是否適宜，是否流通、清新，對人們的身體及情緒都會產生一定的影響。因此，應注意搞好室內的空氣環境。一般說來，室內的溫度保持在20℃左右，相對濕度保持在40%至60%之間比較適宜。室內的空氣應注意保持清新，必要時還可使用一些香料，使室內散發出淡雅的芳香，有助於增添室內的和諧氣氛。
（二）室內用具和裝飾
1、室內用具。
室內用具主要包括桌椅、櫃櫥、沙發、電話機、電視機、錄音機、電腦等辦公設備和用品。在選擇和設計這些用具時，既要講究方便實用，又要考慮美觀大方。室內用具的設計和擺放應符合人體工程學的要求。成年人體各部位基本尺寸，因種族遺傳、後天發育、性別等因素有個體的差異，一般取人群測定統計的平均值。合理的設計應該參照這些數據，又考慮環境條件，做到尺度宜人。用具的造型也應注意與人的生理功能相結合。在設計、擺放室內用具時，還應注意室內用具不宜擺得過滿，應留有較大的活動空間，否則會使人產生壓抑感。
2、室內裝飾
室內布置，不但要方便實用，有利於工作，而且還要美觀、典雅，給人以舒適、愉快的感覺。事實證明，優美的環境，有益於人frj之間的情感溝通。室內布置主要包括以下方麵：（1）牆麵裝飾。主要通過合理布置牆麵掛飾來完成。對牆麵進行藝術裝飾，有利於活潑室內氣氛，豐富室內色彩，平衡室內布局。（2）地麵裝飾。通常采用的裝飾物有地毯、膠塑墊、花瓷片等，其中以地毯為最好。裝飾地毯應與室內陳設結構相協調。（3）用具裝飾。指桌子、沙發等用具上覆蓋的裝飾，它一方麵可以防灰塵、磨損等，另一方麵又可為室內陳設增添裝飾氣氛。（4）其他裝飾。室內可適當點綴一些工藝品，並在窗台、屋角擺一些盆景花卉，使接待室顯得有生氣。此外，在接待室可以掛一麵鏡子，以提醒文秘人員隨時整理自己的頭發、衣飾、表現出優雅的風度。2來訪接待
來訪接待，主要接待因工作或業務聯係，臨時短暫來訪的一般客人。文秘人員應當掌握來訪接待的具體做法，學會隨機應變的接待技巧，恰當地應付各種來訪情況。一、來訪接待的一般做法
（一）歡迎
不管來訪者是誰，文秘人員都應立即放下手中的工作，抬起頭來朝他微笑，表示歡迎。然後請對方坐下，專心聽取對方講話，並作必要的記錄，如姓名、單位、職務、來訪目的、聯係小項等等。交談時應注視對方，不可左顧右盼；要耐心傾聽，不要隨便打斷，更不要自作聰明地接對方的話。在交談時應注意必要的內容和範圍，即使是熟人之間也不能肆無忌憚而造成無意中的泄密。除了必要的禮貌用語和實質性內容之外，應避免漫無邊際的閑聊；在了解對方來意的條件下，及時結束談話。
（二）引見
如果來訪者要求會見領導，文秘人員在征得領導同意後，應作引見。引見時應走在來訪者的右前方，隨時招呼、開門等。引進領導辦公室之後，文秘人員應作簡單介紹，並禮貌地退出。如果領導暫時不能會見，文秘人員應讓來訪者旁坐稍候，並敬上茶水，然後可以繼續做自己的工作，邊等待領導通知。會見結束後，文秘人員應送客道別。但是，在未征得領導同意之前，不得擅自允許或把來訪者帶至領導辦公室。文秘人員還應能夠分別哪些來訪者有必要引見給領導，哪些則應該擋駕，以免浪費領導的時間。
（三）稱呼
在改革開放的新形勢下，人際關係的稱謂已發生了明顯的變化。對來訪者不要千篇一律地稱同誌，而應根據來訪者的不同身分，稱呼其經理、先生、夫人或小姐。稱呼得法，以示尊敬、親切；稱呼不當，則讓人感到褻瀆。對經常聯係或領導約請的來訪者，文秘人員接待時應主動地稱呼，問候對方，或握手致意。然後把他帶到預定的會客地點。二、靈活處理意外情況
（一）當領導因事外出的時候
領導因為某件急事必須辦理而突然外出了，而他事先約好的客人則按約前來。在這種意外情況下，文秘人員應及時向來訪者說明情況，請求諒解，自己先陪客人談談，等候領導回來；而決不能讓客人獨自坐在會客室幹等，或者是讓他掃興而歸。如果等了一段時間以後，領導還沒有回來，那麼文秘人員就應征求來訪者的意見，看他是否願意再等一會，或者是否願意先回去，等領導回來後再與他聯係約會。如果領導在因事臨時外出時，對如何接待有約在先的客人，曾留下指示，那麼就要照領導的指示辦理。
（二）當客人貿然來訪時
對於這些貿然來訪的客人，文秘人員決不能因為沒有事先預約，打亂了自己的工作安排而怠慢他們。遇到這種情況，文秘人員首先要問清來訪者的姓名、工作單位和有何事情。如果來訪者指名要與某人會談，那麼就應當馬上與當事人聯係。但是，在沒有聯係妥當之前，不應給來訪者以肯定的答複。如果來訪者要求會見有關領導人，而經過聯係之後，領導人沒有時間或不願意會見池，這時文秘人員就要靈活機敏而又委婉地拒絕來訪者。
（三）當會見時間已到的時候