4．茶會
是一種簡便的招待形式。顧名思義，是請客人品茶。因此，對茶葉、茶具的選擇要有所講究，或具有地方特色。茶具一般用陶瓷器皿，不用玻璃杯，也不用熱水瓶代替茶壺。茶葉，外國人習慣用紅茶；另外略備點心和地方風味小吃。也有不用茶而用咖啡的，其組織安排與茶會相同。
宴請采取何種形式，在很大程度上取決於當地的習慣。一般來說，正式、規格高、人數少的以宴會為宜，人數多則以冷餐或酒會更為合適，婦女界活動多用茶會。
I三）宴請時間和邀請方式
宴請時間以對主客雙方都合適為宜。確定宴會時間應同來訪者商定，注意避開對方的重大節日、有主要活動或有禁忌的日子和時間。小型宴請應首先征詢主賓意見，主賓同意後，時間即被認為最後確定，可以按此約請其他客人。
各種宴請活動，一般均應發出請柬，這既是表示禮貌，也是對客人起提醒、備忘的作用。便宴可發請柬，也可不發，一般基層單位宴請客人較少，多數不發請柬，可當麵口頭邀請，也可用電話聯係。請柬內容包括宴會形式、舉行時間及地點、主人姓名（如以單位名義邀請，則用單位名稱）。正式宴會最好能在發請柬之前排好座次，並在信封下角注上席次。請柬發出後，應及時落實出席情況，準確記載，以便按出席人數做好各項準備。
（四）宴請布置
1．訂菜單
宴請的酒菜根據活動形式和規格，在規定的預算標準內安排。選菜不應以主人的好惡為準，主要考慮主賓的喜好與禁忌。無論采用哪種宴請形式，事先均應開列菜單，征得主管負責人同意。
2．席位安排
正式宴會一般均排席位，也可隻排部分客人席位，其他人隻排桌次或自由入座。無論采用哪種作法，都要在入席前通知到每一個出席者，使大家心中有數。一般桌次高低以離主桌位置遠近而定。禮賓次序是排席位的主要依據。在排席位之前，要把經落實出席的主、賓雙方出席名單分別按次序排列出來。除了禮賓順序之外，在具體安排席位時，還需考慮其他一些因素，如雙方身分大體相同的，盡量安排在同桌。席位安排好後，要寫座位卡（一般大型對外餐廳都印製有座位卡供用）。便宴、家宴可以不放座位卡，但主人對客人的座位也要有大致安排。
（五）宴請程序
宴請時，主人應在門口迎候客人，主要陪同人員同主人排成一行迎接客人（通常稱為迎賓線）。迎賓線排列順序，主人在前，其餘陪同人員按職務高低排列。迎賓線應保持到客人進門存衣之後進入休息廳之前。主人及陪同人員同客人握手後，由工作人員將客人引進休息廳。如無休息廳，則直接進入宴會廳，但不入座。休息廳內應有相應身分的人員照料客人，由招待員送飲料。主人陪同主賓進入宴會廳，全體客人就座，宴會即開始。宴會講話時間，一般安排在熱菜之後、甜食之前，主人先講話，接著客人講話；也可一入席就講話。吃完水果，主人送至門口，宴會即宣告結束。家宴、便宴，比較隨便，可視情況靈活安排。宴會時間不宜過長，一般以一個半小時為宜。席間不宜多勸酒，以喝好為度，一般可掌握在酒量的三分之一。
工作人員應提前到場檢查宴會準備，並事先將座位卡片擺上，座位卡置於酒杯前或平擺於餐具上方，勿置於餐盤內。如有講話，要落實講稿。通常雙方事先交換講話稿，舉辦宴會的一方先提供。代表團訪問，歡迎宴會東道主先提供；答謝宴會則由代表團先提供。
二、參觀遊覽
邀請客人參觀遊覽，既是對外宣傳的一個極好時機，而且也是接待來訪日程中的一項活動內容。
（一）安排
1．確定項目。一般友好訪問，要根據來賓的性質、特點和要求，有針對性地安排參觀遊覽項目。活動日程應先同主陪人員交換意見，然後再同來賓商談。對來賓提出的合理要求，隻要條件允許，應盡可能予以滿足；如不能滿足，要向來賓做好解釋。要根據客人提出的要求、來訪日程、路途遠近及當地的實際可能等情況，商定參觀項目。
2．安排布置。項目確定之後，應作出詳細計劃，包括先看什麼後看什麼，中間是否休息；參觀前有無介紹，參觀後是否座談；各參觀點之間的距離是徒步還是乘車，等等。這些情況確定後，應向有關接待單位交代清楚，並通知全體接待人員。行車路線，應根據參觀點選擇最佳路線，並可考慮行車途中遊覽內容。如果是跨區遊覽，還應事前將參觀遊覽計劃、行車路線通報有關部門，這樣可以取得當地的協助，參觀過程中發現問題也易於妥善處理。
（二）參觀
1．陪同導遊。按照社交禮節，來賓前往參觀時，一般都應有身分相同的人員陪同。若有身分較高的主人陪同，宜提前通知對方。接待單位要有相應的人員出麵，井根據情況安排解說員或導遊人員。為了保證參觀現場有良好的秩序，陪同、導遊人員不可太多，更不要層層加入。參觀生產建設單位，在場的生產人員可以照常生產。生產人員或工作人員遇客人問話，要有禮貌地回答。
2．介紹情況。在參觀遊覽前，應通知接待單位準備好需要介紹的材料。介紹情況應實事求是，數字要確切。為了節省時間，可事先準備書麵材料。大型場合，還應事前審查講話稿，並對客人可能提出的問題有所準備。有些需要廣為宣傳或推銷的產品，應有圖文並茂的介紹材料，由來賓自取。對外不宜用“彙報”、“請示”、“指示”、“檢查工作”等詞語。
接待參觀遊覽，涉及麵廣，要求較高。作為文秘人員，不僅對本單位的情況要了如指掌，同時對本地的人文地理也要通曉。
總之，隻有具備廣博的知識和多方麵的能力，才能在接待工作中出色地完成每一項工作。5接打電話
電話是傳遞音頻信息的主要通信工具，也是文秘人員的重要辦公手段，有時一半以上的公務是通過電話進行的。正確地使用電話有助於充分發揮辦事功能，迅速地收集、傳遞信息，提高工作效率，並可創造友好氣氛，使人留下對本單位的良好印象。
一、主動打出的電話
（一）打電話四要素
一是明確電話打給何地區、何部門、何人，以便從電話簿或電話目錄上查找正確的電話號碼。
二是對電話內容要有腹稿，重要電話還要有書麵文稿，以免拿起話筒語言羅嗦、詞不達意，甚至信口開河。
三是接通電話後，問明對方單位、姓名、職務並主動通報自己的單位、姓名。
四是授完正式內容，應向接話人詢問聽清楚沒有，重要的電話，尤其是較長的重要電話，還可以讓對方複述一遍。
（二）不同類型電話的不同打法
一是給上級領導打電話，不要趾高氣揚，也不可過分拘謹。說話要簡煉，不要過多重複，但有疑問的地方，也要詢問清楚。如果是請示、彙報問題，就開門見山地說出是請示、彙報什麼事情，抓住中心，有條有理。
二是給下級打電話，態度要謙和，不要盛氣淩人、擺架子。通話要簡明、扼要、口語化，一些同音字、冷僻字，要加以複述並解釋。通話完畢，不要忘了記下受話人的姓名。如果一次通話的單位較多’，應打完一個，作一個記號，以免漏打或重複。正式的電話通知，要登記在電話通知記錄本上。二、接聽打進的電話
（一）及時接電話
（1）文秘人員應養成電話鈴聲一響就接電活，並主動自報塚門（單位、本人職務或姓名）的習慣，而改變先查問對方的舊習這可以節省彼此的通話時間。
（2）接聽電話要在手邊隨時準備筆和記錄本，以免臨時去找，接長途電話時尤應如此。重要的電話應記下對方單位、姓名、聯係事項、要求，尤須注意人名、地名、時間、事情關鍵等因素。
（3）如果是代接電話，要請對方稍候，不能讓對方久等。如果來電話要找的人不在時，問清是否需要代為轉告。
（二）特殊電話的處理
（1）要求找本單位領導的電話，首先要問清對方的單位、姓名及身分，然後馬上與領導聯係。如果要找的領導不在，或是不需要與對方直接對話，要向對方婉轉講清理由，注意不要傷感情。
（2）對打聽某些事情的電話，要態度和藹，有禮貌地給予熱情接待。事情清楚而又可以回答的，可適當回答；對事情不了解或不宜回答的，應明確而禮貌地予以回避，切不要隨便回答。
（3）群眾上訪電話，一般可視情況作如下處理：一是耐心地告訴其上訪的辦法；二是來電純屬反映情況，要認真聽、仔細記，事後及時向領導轉告；三是來電者執意點名要領導聽電話，並說出原委，如果認為其言之有理，應馬上請示領導，如領導認可，那就讓他們直接通話。
（4）對告急電話，如報告某單位發生重大事故，或反映群眾中發生激烈的矛盾衝突，或某人揚言要行凶或自殺等，一定要冷靜、細心地接聽，以便及時鑒別真偽，並在盡可能短的時間內，弄清發生了什麼事情以及發生的地點、嚴重程度等，如確實情況緊急，自己能夠決定的，應馬上提出幾條防範措施或解決意見；如不能決定的，通話完畢後，應放下手中一切工作，迅速向領導或有關部門彙報，並協助他們果斷地進行處理。