總之，信息用則靈，不用則死，文秘人員要廣泛開辟各種途徑，提高信息的利用率，使手中掌握的信息資料，得到充分的利用。4信息的反饋和存儲
一、信息反饋
反饋是控製論中一個極重要的概念，也是行政管理係統的一個有機組成部分。決策者通過秘書部門把信息（政策、法令、決策、命令等）輸送給接受單位和人民群眾，就必然引起接受單位和人民群眾的反響。所謂信息反饋就是把這些反響集中起來，經過分析、加工，反過來輸送給決策者。因此，信息反饋是信息工作係統中的重要環節之一，它對於及時掌握各單位、各部門貫徹領導決策的情況，了解工作中出現的新情況、新問題、新經驗，加強對全局工作的宏觀指導，都有十分重要的作用。耍做好這項工作，首先要建立健全信息反饋係統，也就是建立起一個多層次、多渠道、多觸角、通達靈敏的信息反饋網絡，把每一個下級單位貫徹執行決策的情況和動態反映到有關領導層，從而加強上下左右的聯係。
當然，信息反饋並不是逢事必報，也不能代替正常的工作請示和報告，而是有著特定的內容：這就是：(1)各地、各部門貫徹執行上級各項決策的主要措施，以及存在的問題；(2)各地、各部門重要工作都署、政策性的新規定；(3)各地、各部門經濟體製改革的情況和問題；(4)對外經濟活動的動向和問題；(5)重要社會動態、幹部群眾的呼聲和反映，以及帶有傾向性的苗頭；(6)重大事故、災情。
必須指出的是，信息反饋要保證質量，力求做到靈敏、迅速、準確、有用，對收集的信息應認真篩選、加工，重要的還要進行核對，使領導機關得到可靠有用的信息。二、信息的存儲
信息的存儲，是指把有備用價值的信息保存和積累起來，建成有自己特色的信息庫。信息的存儲，不同於原始形態的信息收集，它主要是存儲那些經過利用的或暫時用不著的有價值的信息資料，以備今後查找和利用。
（一）嚴格的登記
信息儲存的最初環節是登記，以建立信息的完整記錄。信息資料的登記可以分為總括登記和個別登記兩類。總括登記應反映一個信息庫內儲存信息資料的全貌，一般隻登記儲存的冊數、種類及總額等；個別登記是對每一類、每一份、每一冊信息資料的詳細記錄，便於掌握各類信息資料的具體情況。
（二）科學的編碼
對登記儲存的信息資料要進行科學的編碼。信息資料的編碼結構應表示出資料的組成方式及其相互關係，一般由字符（字母或數字）組成基本數碼，再由基本數碼結合成基本數據。編碼有許多方法，最常用的是分組碼（區間編碼），即按後繼數字來分別大小類，進行單獨地編碼，從左向右分類，左大右小，左邊數碼表示大類，而一個向右排標的後繼數碼標誌著更細的小類。如：
1000某市市場信息資料
1100某市市場紡織品信息資料
1110某市市場化纖織品信息資料
1111某市市場純滌綸銷售信息資料
1112某市市場混紡織品銷售信息資料當然，信息資料的儲存還可以采取順序編碼法，即按信息發生的先後順序或規定一個統一的標準編碼。這種方法簡單明確、用途廣泛，追加新號方便，可用於不太重要或無需分類的信息資料的儲存。
（三）有序的排列
經過科學編碼的信息資料，還必須有序地存放排列，這樣一旦需要時才容易查找。常用的排列法有三種：，
一是登記號排列法，這是一種按信息登記號先後順序進行排列的方法。這種方法簡便易行，又不需要倒架，適用於信息資料不多，服務對象比較單純的單位。
二是來源排列法，即按信息資料來源的單位和部門（結合時間順序）依次排列。
三是內容排列法，即按信息資料所反映的內容分類排列。
從目前來看，信息存儲的方式主要有案卷存儲和計算機存儲，但是，不論采用哪種方式，信息存儲都應該遵循以下原則：(1)便於查找、提取和利用、更新；(2)單位應有統一的信息分類方法，各部門儲存的信息資料可以共享；(3)將集中儲存與平時散存結合起來，定期集中，形成製度；(4)能按不同的要求和用途實現精確、快速的檢索。5秘書部門信息工作的原則和要求
一、原則
信息工作的好壞，直接影響信息資源能否得到有效的利用，為了搞好信息工作，秘書部門在信息工怍中要遵循-…些原則，這主要是：
（一）追蹤原則
在中央和地方各級領導機關下發重要文件或部署重要工作之後，各級秘書部門要緊緊跟蹤，立即收集和反映各地、備部門貫徹落實的信息，協助領導審時度勢，根據進展情況指導工作。在追蹤過程中，特別要注意正反兩個方麵的情況，總結推廣好的經驗，發現工作中存在的問題，對原有決策進行評價，為領導完善、修正決策提供可靠的依據。
（二）超前原則
對領導決策來說，不成熟的先見之明，勝於成熟的經驗之談，秘書部門要少放“馬後炮”，多做“馬前卒”。因此，秘書部門的信息工作要注意超前原則，不斷提高工作的主動性、預見性、科學性，主動領會領導意圖，分析事物發展的趨勢，把信息服務工作做在前頭。在領導進行某項決策活動或將要討論決定問題之前，秘書部門要努力收集與此有關的信息，經過篩選加工，提出可供領導參考的建議和方案，尤其是要重視主動收集宏觀預測性的信息。
（三）選優原則
是抓熱點，即黨政重大決策，牽動全局的重大改革措施，關係群眾切身利益的重大問題，這些既是社會輿論的熱點，又是信息工作的重點，應該優先去抓；二是抓新意，即著力抓新情況、新經驗、新問題，在“新”字上下功夫。對新鮮事物，要善於發現“第一個”出現，“第一次”發生的事情，對於老情況，由於形勢變化出現了新問題、新矛盾，也應及時反映；三是抓兩頭，既抓經驗又抓問題，既抓正麵又抓反麵，既抓先進又抓後進，特別是要抓好逆向型信息，即帶傾向性、苗頭性的問題，供領導取“兼聽”之效。二、要求
根據信息工作的原則，為了提高信息工作的質量，文秘人員在信息處理過程中應力求做到以下幾點：
（一）準確無誤
準確是信息的生命，是信息的價值所在。正確的決策隻能建立在準確的信息基礎上，把不正確的信息作為依據，勢必導致決策的失誤、指導工作的失靈。信息準確，首．先是指信息必須真實，如實地反映了客觀實際情況。信息資料的時間、地點、人物、事件、例證、引文、數字都必須核實無誤，真實可靠，不可主觀臆測；其次是指精確，它不僅要反映事物質的規定性，而且要反映量的規定性，真實可靠。要保證信息的準確，最重要的是堅持實事求是的思想路線。文秘人員應堅決杜絕弄虛作假的不良作風，如實地反映客觀事物的本來麵目，收集信息時，不道聽途說、以訛傳訛，不憑空捏造；加工信息時，不主觀臆斷，一點就是一點，不能以點代麵、以偏概全，也不能任意拔高，牽強附會；提供信息時，不添枝加葉，摻雜水分，也不能曲意逢迎，投領導之所好，切忌誇功隱過。
（二）及時迅速
最迅速地收集、提供信息，講求信息的時效性。這要求文秘人員對各種信息反應靈敏，善於開動腦筋捕捉信息．同時要求迅速加工、整理和傳遞信息。信息大都具有時效性，其價值與信息提供的時間有直接聯係。如果對信息反應遲鈍，或者搜集、加工、傳遞不及時，就會失去信息的時效而失去價值，甚至造成決策失誤。所以，“時間就是財富”這一論斷在信息工作中體現的特別明顯。為了提高信息的時效性，除了應不斷提高信息工作人員的思想與業務素質外，還應建立和健全信息機構和工作製度，保證各個層次、各個環節之間的信息及時收集、加工和傳遞。還要盡量減少信息傳遞環節和中間層次，對於各地發生的重要情況、重大事件，做到及時處理、迅速報送直接領導或上級領導機關。
（三）全麵係統
信息要係統完整，能真實反映客觀事物各方麵的情況和全貌，隻有這樣，才有助於領導通觀全局，正確地決策和指導工作。信息要全麵，首先必須從整體著眼，綜合考慮，防止片麵性。社會現象是極其複雜的，隻有把握和研究它的一切方麵、一切聯係，才能抓住事物的本質。因此，不能隨意搜集某一兩個例子，以偏概全。其次，在信息來源和內容上要注意廣泛性，廣開信息來源，拓寬信息渠道，避免信息麵狹窄，資料殘缺不全。
（四）經濟適用
所謂經濟，即要求信息的收集、加工、整理和傳遞工作符合經濟節約的原則；所謂適用，即要求提供的信息有針對性，能夠適合領導決策和管理的需要。經濟和適用是互相聯係的，提供不適用的信息就是最大的浪費。這就要求文秘人員一方麵要研究領導決策和管理中最需要哪些信息，要確定一個搜集信息的大致範圍；另一方麵則要明確提供信息的目的，對大量的原始信息進行加工、篩選和整理，把有用的信息加以濃縮，並針對不同服務對象提供高質量、有價值的信息，以提高信息的有效程度。