一個組織形象設計的藍圖首先來源於領導層。領導層決定著組織的總體目標,從而決定著組織形象的定位,決定著公共關係的政策和策略。領導層的價值觀、精神狀態和行為方式,直接影響著組織形象的個性和風格。所以,需要通過調查,確切了解和領會領導層的決心和意圖,熟悉他們的言行和經營管理手段,測定他們的對組織形象的期望值和具體要求,以此作為組織形象設計的重要依據。
通過上述四個方麵的的調查,從主觀願望和實際可能上,確定組織自我期望形象,才是科學、客觀的。
(二)組織實際形象的調查、分析
反映組織真實形象的鏡子是社會輿論和公眾評價。運用各種調查方法,了解組織在公眾中享有的知名度和美譽度,測定組織在社會上的實際形象狀況。
1.公眾網絡的辨認和分析
公眾輿論是反映組織形象的一麵鏡子,首先要對組織的公眾範圍、公眾分類、主要目標公眾、媒介公眾、同業公眾、順意公眾、逆意公眾等進行調查分析,通過辨認公眾,甄別對象,確定民意測驗的對象和形象調查的範圍。隻有明白無誤地認清組織的公眾網絡,才能找準調查對象,獲得滿意的調查結果。
2.組織形象地位的測量
在對公眾網絡調查、分析的基礎上,運用抽樣法、訪淡法、問卷法等方法,對公眾心目中的組織形象進行調查。然後,根據知名度和美譽度兩項指標,綜合分析公眾對組織形象的評價意見,測定組織的實際形象地位。綜合知名度和美譽度兩項指標,可將組織形象的實際狀況作如下劃分:①高知名度,高美譽度;②高美譽度,低知名度;③低知名度,低美譽度;④高知名度,低美譽度。這四種狀況說明組織處於不同的形象地位,在公眾心目中有著不同的看法和評價。
3.組織形象要素的分析
組織形象的內容不是單一的,而是由多種因素造成的。因此要正確評價組織的實際形象,就有必要調查和分析構成組織形象的具體要素,分析影響組織形象的主、客觀原因,以便有的放矢地製定改善公共關係狀態的辦法和措施。要將組織形象分解為公眾對組織的各個項目的具體評價,通過統計,分析各個項目的具體評價,確定組織形象的特征,勾畫出組織形象的細節。例如,對工商企業的組織形象要素,可分解為經營方針、辦事效率、服務態度、業務水平、管理顧問、企業規模等項EJ,分別非常、相當、稍微的不同檔次,先後用是否正直、高低、誠懇或惡劣、有無創新、有無名氣、大小來表示,統計每一調查項目公眾不同評價所占的百分比。
(三)組織形象差距的分析評價
在上述組織自我形象調查、分析和組織實際形象調查、分析的基礎上,將二者進行比較,鑒定、分析、判斷,揭示二者之間的客觀差距,找準公共關係存在的問題,努力去彌補和縮小二者的差距,進而明確公共關係工作的目標和任務,對組織形象重新進行設計和定位,為製定公關計劃提供有利的條件和堅實的基礎。
2製定計劃
製定計劃是公共關係工作程序中的第二階段或第二步驟,在整個公關工作程序中占有重要的地位。計劃製定得是否科學、客觀、符合實際,對以後公關活動的開展關係極大。完備的公關計劃就等於公關活動成功的一半。
所謂計劃,就是把預計在一定時間裏要做的工作或要完成的任務科學化、係統化、條理化和書麵化;或者說,計劃是為完成某一工作或任務而事先所作的設想、安排、打算和行動方案。
所謂公共關係計劃,指的是一定社會組織為改善公共關係狀態,樹立良好的組織形象,在確立公關目標、分析公眾情況、選擇工作方法、籌劃工作步驟、預算公關費用的全部進程中形成的設想、安排、打算和行動方案。
公共關係計劃具有超前性、預見性、指導性、實踐性和激勵性的特點。一.確立公關目標
確立公關目標是製定公關計劃的關鍵步驟。所謂公關目標,是指在一定時間內能控製公關活動全過程的目標體係,一般包括長遠目標、近期目標、一般目標和特殊目標等。組織各項公共關係活動,都是環繞所確立的目標體係而實際運作的。
公關目標與公關調研中所確認的問題是緊密相聯的。針對形象調查對組織自我期望形象和實際社會形象比較分析後找到的二者之間,存在的差距,所要解決的問題,自然也就確立了公關活動所要達到的目標。為此,在確立公關目標之前,有必要對所依據的公關調研材料作進一步的分析和審定,確切了解組織在社會公眾中的知名度和美譽度,測定組織在社會上的實際形象狀況和自我期望形象的差距,剖析形成這種差距的原因,找到解決的辦法。這也就是找準公共關係的問題,明確公關活動的目標和任務,設計公關活動的主題,從而為公關工作指明方向。公關目標一般分為戰略目標和策略目標,前者是指有關組織整體形象和長遠發展的重大的總體目標,後者則指圍繞戰略目標製定的具體實施的短期目標。確立公關目標時,應注意與整體目標相一致,不可南轅北轍,另搞一套;要盡可能明確具體,切忌空泛抽象,以致無法監測和控製;要留有餘地,以便應付可能發生的臨時性危機或在條件變化時能靈活適應。
二、分析公眾情況
公關活動的對象是具體的公眾。任何組織都有特定的公眾。公關工作是以不同的方式針對不同的公眾而展開的,目的是為了塑造和樹立受公眾歡迎的良好組織形象。因此,在製定公關計劃時,自然就要對公眾狀況進行實事求是的分析研究,以確定開展公關工作的具體公眾對象。
確定公眾對象,第一步是鑒別公眾的權利要求。任何組織與公眾之間都是在需求與滿足中形成互惠互利的關係,成功的公關計劃應對公眾的各種權利要求進行概括和分析,找出各類公眾權利要求中的共同點和共性的問題,把滿足他們的共同權利要求作為設計組織總體形象的基礎。第二步是分析各類公眾特殊的權利要求,由於不同公眾總是從各自的特殊視角來進行組織形象定位的,因而製定公關計劃時就要善於從不同公眾的特殊視角來觀察組織的形象,選擇同組織的信念和發展利益相同、相近或利益關係特別緊密的公眾,作為公關工作的主要對象。
根據不同的標準,可對公眾進行不同的分類,如:可根據組織的對公眾的態度和看法,將其劃分成最受歡迎的公眾、受歡迎的公眾、被追求的公眾和不受歡迎的公眾等;根據公眾對組織的態度和今後的發展情況,‘將其劃分成“非公眾”(指與組織不發生任何聯係的公眾)、潛在公眾、知曉公眾、行動公眾等;根據公眾的穩定和組織程度,將其劃分成流散性公眾、臨時性公眾、穩定性公眾、組織性公眾、權力性公眾等;根據公眾對組織公共關係密切的程度,將其劃分成關鍵公眾、重要公眾、次要公眾、一般公眾等;根據公眾對象的位置分布,將其劃分為內部公眾和外部公眾,或本地公眾、地區公眾和全國公眾等。為滿足每一類公眾對象的權利和要求,均可具體製定出針對性很強的公關工作計劃。三、編製經費預算
任何一項公關活動,都是要花費一定的人力、物力、財力的。編製經費預算的目的,是為了事先對每項工作具體需要花費的人力、物力、財力進行估算和分配,做到心中有底,避免超支和浪費,保證公關工作的正常進行,力爭以較少的開支來取得最佳的效果。
公關預算總額確定的方法很多,最常見的有:第一,比例抽成法。即根據一定時期生產經營業務量的大小,按銷售額或利潤額抽出一定比例作為公關活動經費;第二,經費承包法。即按組織常年公關實務活動匡算出一定量的經費,承包到位,作為公關預算;第三,目標先導法。即先製定出公關工作期望達到的目標,逐項列出細目,計算所需經費;第四,量入為出法。即按組織的財政狀況,從實際出發,提出組織可以負擔的經費,作為公關活動之用。
公關預算的項目主要有:人員勞務工資;行政辦公費;設備材料費;調研培訓費;大型公關活動專項經費等。
公關經費預算,應有總目和細目的開支預算,通常要製作表格,逐一列出,這樣既方便核算,又可備將來查對。
四、撰寫公關工作計劃書
公關工作計劃書的種類繁多,從不同的角度考慮,有不同的分類方法。如,按時間分,有長期公關計劃、年度公關計劃、季度公關計劃、月度公關計劃等;按組織層次隸屬關係分,有中央、省、地、縣相應機關、單位公關計劃,或總公司(廠)公關計劃、分公司(廠)公關計劃、營銷部公關計劃等;按範圍分,有股東公關計劃、政府公關計劃、組織對外開放公關計劃等;按活動項目分,有新聞發布會計劃、組織慶典活動計劃、廣告詞征集和評選活動計劃等。實際上這些類別有時是重合的,也就是說一份公關計劃可同時屬於幾個種類,如《××公司1996年公關工作計劃》。
公關計劃書的基本內容,一般包括:
①公關目標(必要時可列總目標和分目標);
②公關活動主題(包括總主題和副主題);
③公關情況分析,掌握近期公關狀態;
④公關活動項目和傳播媒介的選擇;
⑤實施步驟和時間安排;
⑥活動經費預算;
⑦評估成效的設想和辦法;
⑧領導機構和人員分工。
這是就一般公關計劃而言的,如果是單項公關活動計劃,內容則有所不同。如新聞發布會的計劃內容是:選擇新聞媒介;確定時間、地點;明確具體公關目標;擬寫新聞稿;主持人、工作人員、接待人員的安排和調配;提供設施、物品及記者所需的器材;會場布置;編製經費預算等。又如,組織外來人員參觀企業的公關計劃內容是:活動的具體目標;確定來賓名單和寄發請柬;服務、向導人員的配備和培訓;文字材料(包括解說詞、企業介紹、產品說明書等);確定參觀路線;環境布置;提供必要的服務設施(如車輛、休息室、餐廳、安全帽等);紀念品;經費預算;成果考核的細則和方法等。3組織實施
這是公共關係程序中的第三階段或第三步驟,是在公關計劃被采納之後,將計劃具體落實、付諸實施、使之變成現實的過程。公關計劃的組織實施,是公共關係工作程序中最為複雜、也最為多變的一個關鍵性環節,直接關係到公共關係工作的成敗得失。從某種意義上說,公關工作計劃的組織實施甚至比公關工作計劃的製定更為重要,這是因為:公關計劃的組織實施是解決公共關係問題的中心環節;公關工作計劃的組織實施決定了公關工作計劃的能否實現以及實現的程度和範圍;公關工作計劃組織實施的結果為後續公關工作計劃的製定提供重要依據。公關工作計劃的組織實施,其作用、影響貫串於公關活動的全過程,它對提高公關工作效率和增強公關工作效益有著重大的現實意義。一、公關計劃組織實施過程
公關計劃的組織實施過程,是一個上下銜接的完整過程,可將其分成三個小的階段:首先是組織實施的準備階段,包括製定具體實施方案,確定對各類公眾的行動、溝通計劃,確定實施的具體措施和采用的方法、技巧,組成實施機構,訓練實施人員並向他們詳細介紹計劃的內容和實施所必需的條件;其次是組織實施的執行階段,這是最重要、最關鍵的一個階段,實施機構切實按照已經設計好的實施計劃程序,一一落實各項措施,運用各種行之有效的公關方法和技巧,實現確立的公關目標;最後是組織實施的結束階段,應做到有始有終,完滿結束,為下一步的效果檢測做好準備。
在組織發展的不同時期,公關工作計劃實施的策略和方法、技巧應該是所不同的,所以,公關計劃的組織實施也可分成下列幾個時期:第一,初創時期。目的是樹立公眾對組織的良好印象,應善於先聲奪人,製造聲勢,塑造“組織一體化”的良好整體形象。第二,遇到風險時期。當組織遇到風險、處於危機時,應開展針對性的公關活動,采取靈活、有效的宣傳、溝通方式,影響公眾,爭取公眾的信任和支持,拯救組織,使組織轉危為安。第三,順利發展時期。應通過各種公關活動,經常地對公眾進行宣傳、溝通,保持和鞏固組織的聲譽,維護組織的良好形象,進一步擴大組織的知名度和提高組織的美譽度。第四,組織形象受到損害的時期。當組織遭人陷害(如造謠、產品被假冒、遭破壞等)或由於某些原因導致公眾產生誤解,或由於組織自身工作上的差錯、失誤危及公眾利益,組織形象受到損害時,應開展卓有成效的公關活動,運用各種宣傳、溝通手段,向公眾作出解釋,澄清事實真相,並將采取的預防措施告知公眾,甚至可運用法律手段來維護組織的信譽和形象;如屬工作上的失誤,則應實習事求是地檢討過失,修正錯誤,采取補救措施,並將這些情況如實告知公眾,以求得公眾的諒解和支持。
公關計劃的組織實施,包括撰寫新聞稿,召開記者招待會、新聞發布會,組織討論會,廣告宣傳,籌劃組織領導人的演講、報告,舉辦展覽會,開展聯誼活動,策劃媒介事件,製發宣傳資料、新聞電視、錄像和廣播講話,組織參觀訪問等。這些內容將在後麵章、節專門論述,此外從略。
二、選擇傳播媒介
由於公關工作的大多數項目是針對特定的公眾對象而進行的信息傳播活動,因而公關計劃的組織實施,就是運用各種傳播媒介,把預期的信息傳達給公眾,改變他們的態度、看法和行為,創造對組織有利的輿論環境,維護和美化組織的形象。組織實施公關計劃的過程,實質上就是針對公眾對象進行信息傳播的過程,因而,公關計劃的組織實施,離不開對傳播媒介的選擇。
傳播是將公眾與組織連接起來,使之相互溝通和適應的紐帶和橋梁。一旦公關目標和公眾對象確定以後,就要考慮選擇最恰當、有效的傳播媒介,達到塑造和樹立組織良好社會形象、優化組織環境、影響公眾輿論的目的。各種傳播媒介各有所長,又有所短,隻有選擇恰當的媒介,才能與公眾進行順利的溝通,收到良好的傳播效果。麵對眾多的傳播媒介,到底如何加以選擇和利用呢?一般應遵循以下原則:
①根據公關活動的目標要求去選擇傳播媒介;
②根據不同的公眾對象選擇相應的傳播媒介;
③根據不同的信息內容選擇適用的傳播媒介;
④根據具體的經濟條件選擇恰當的傳播媒介。
在選擇傳播媒介時,必須進行充分的論證,不能草率從事。否則,不但會造成人力、財力、物力上的浪費,而且也難以收到預期的效果。三、排除實施公關計劃中的障礙影響公關計劃組織實施的因素是複雜的、多方麵的,一般說來,主要有三方麵的情況,即:計劃本身的目標障礙、傳播過程中的溝通障礙以及突發事件幹擾。計劃本身的目標障礙,指的是公關計劃中由於所確定的公關目標不正確、不明確、不完善、不具體而組織實施時帶來的障礙,可由實施人員主動與計劃製定者取得聯係並促其重新修訂,排除計劃本身的目標障礙。關於對突發事件幹擾的排除,本書第七章列有“突發事件的處理”專節,不再重複。這裏論述的,隻是在傳播過程中溝通障礙的排除。
如前所述,公關計劃組織實施的過程,實際上就是針對各類公眾進行傳播、溝通的過程。然而,傳播、溝通是一個包括縱向傳播、溝通和橫向傳播、溝通在內的綜合的、多元化的網絡係統,交錯複雜,受到各種因素的影響。因此,公關計劃組織實施過程中的傳播、溝通不可能是一帆風順的,往往會由於傳播媒介運用不當、方式方法不妥、渠道不暢以及各種各樣的障礙而使計劃的組織實施難以如願以償。傳播媒介、方式方法的選擇,渠道的疏通,這屬於公共關係自身的障礙,可視實際情況,針對性的采取措施,切實加以排除,這是比較容易做到的,而其他一些傳播、溝通障礙的排除,就要困難得多了。但不管怎樣,找出並認真分析傳播、溝通中的種種障礙,努力地去排除它,卻是組織實施公關工作計劃的不可或缺的重要環節。
傳播、溝通的障礙主要有政治障礙、經濟障礙、文化障礙、語言障礙、習俗障礙、觀念障礙、心理障礙、年齡障礙等。
當今世界存在著不同的政治製度、社會製度和意識形態,小範圍的戰爭仍連綿不斷,國與國之間還存在某種程度的“冷戰”,各國政府從政治需要出發,必然會對某些信息的傳人和輸出進行限製,從而阻礙了傳播、溝通的進行。
由於各地區的經濟發展水平存在很大差異,城市與農村的經濟結構和發展水平也不一樣,大眾傳播工具,如報紙、雜誌、電報、電話、廣播、電視、電傳、傳真等的占有率、普及率差別很大,這必然會影響到傳播、溝通的進行。
各地人民群眾文化程度存在差別,老、少、邊地區群眾的文化水平相對比較低,我國還有1.7億文盲和半文盲。沒有較高的文化水平是難以使用和接受報紙、雜誌和現代化電傳信息工具的,這也是傳播、溝通中的一個很大的障礙。
傳播、溝通離不開語言。但不同國家、不同民族有不同的語言;同一民族由於地區不同,還存在著各種方言。彼此聽不懂話,是很難進行傳播、溝通的。
各個國家、各個民族、各個地區的人,在不同的文化曆史背景下形成特定的風俗習慣;由於政治信念、經濟條件、文化水平、生活方式、情趣愛好的不同,造成了人們觀念上的差異;由於個人獨特的生活經曆和心理素質、情感軌跡,人們的心理狀態也是大不相同的,這就形成了傳播溝通中的習俗障礙、觀念障礙和心理障礙。
甚至年齡也會成為傳播、溝通中的障礙。老年人、中年人、青年人、少年兒童由於生活經曆、社會影響、思維方式不同,這就出現了“代溝”,他們關注的“熱點”問題各不相同,個性特征、生活方式和興趣愛好存在差異,這就必然會造成傳播、溝通的某些障礙。
上述種種障礙,在當前的條件下,有的是短時間內無法排除的,有的則可通過主觀努力,創造條件,將它排除掉。尋找、分析障礙的目的,正是為了認識它、把握它、排除它。那麼,如何排除實施公關工作計劃的障礙呢?我們提出以下幾點意見:一要從實際出發,針對不同公眾的特點,選擇相應的、為他們能夠接受和樂於接受的傳播媒介;二要根據形勢的發展變化,有目的地、靈活自如地運用各種傳播媒介,盡量縮小傳播媒介與公眾之川的距離;三要堅持目標導向和整體協調的原則,在組織實施公關工作計劃時,堅持不偏離既定公關目標和使各有關方麵處於和諧、互補、配合、協調的狀態,切不可因發現某種障礙而任意偏離目標和打亂原定計劃;四要堅持連續不斷地開展公關活動,做到每次公關活動都有新創意、新內容、新花樣、新特點、新做法、努力在“新、奇、準、好”上下功夫,激發公眾的熱情和興趣,這樣才能排除傳播、溝通過程中的障礙,取得理想的效果,確保公關目標的實現。
4檢測效果
這是公共關係工作程序中的最後一個階段或步驟,即對公關工作組織實施的結果進行檢測、評價、估量,並報告給組織的領導者、決策者。組織形象的塑造,公關網絡的建構,是一項永無止境的工作,必須不斷地進行、鞏固、改善和發展。因此,它與第一階段的形象調查有著首尾銜接的關係,很有可能前一個公關工作檢測的結果正是後一個公關工作計劃——形象調查的開始。如此周而複始,循環往複,就可促使公關工作的不斷深化和提高。
如果說,形象調查、製定計劃、組織實施這三個階段是解決公關工作“做什麼”、“怎樣做”的問題;那麼,檢測效果所要解決的則是公關工作“到底做得怎樣”的問題。效果檢測猶如一麵鏡子,它根據客觀的標準,對公關工作計劃的組織實施及其成效進行檢查、測定、衡量與評估,判斷其優劣,發現問題,為調整公關目標、政策和行為提供可靠的依據,對整個公關工作起著不可低估的作用。檢測效果的重要作用主要表現在以下幾個方麵:檢測效果是公關工作程序中一個必不可少的基本環節,也是改進、深化和提高公關工作的重要環節;檢測效果為開展新的公關工作提供可靠依據,是開展後續公關工作的必要前提;檢測效果可使內部員工看清組織的利益目標和實現途徑,成為鼓舞士氣、激勵內部員工工作熱情和積極性的重要形式;檢測效果還可使領導者、決策者看到開展公關工作的明顯成效,從而更加自覺地重視公關工作。
一、檢測的步驟
檢測效果的步驟首先是自我檢測,其次是專家檢測,再次是公眾檢測。隻有三者的有機結合,才能得出客觀、公正的評價。
(一)自我檢測
由實施公關工作計劃的有關人員自己進行檢測。它不僅是對公關工作的優劣成敗進行回顧、檢查和總結,同時也是對實施公關工作計劃人員思想修養、政策水平、業務素質、工作能力的一次總的檢驗。由於當事者自我心境的獨特作用、親身經曆和實際感受,從而使自我檢測具有獨特性。其獨特性人致有以下三種情況:別人感覺做得不錯的地方,自我感覺卻認為不好;別人感覺做得不好的地方,自我卻感到很滿意;感覺與表達不一,即自我感覺好或不好都不願表達,或自我感覺不好卻口頭堅持說好,自我感覺好又過份謙虛說一大堆缺點等。公關工作的成功,公關工作程序所顯示出的科學性、藝術性和高超的公關技巧,往往是公關人員自身整體素質的體現。自我檢測不但能產生獨特的評估結果,而且也有助於公關人員思想和業務素質的提高。同時,通過自我檢測,找到了工作的差距,可促使公關人員保持清醒的頭腦,勝不驕,敗不餒,開拓進取,再接再勵,使工作更上一層樓。自我檢測帶有較大的主觀性,隻有當它與專家檢測、公眾檢測結合起來時,才能使檢測結果更為客觀。
(二)專家檢測
聘請公關工作當事人以外的公共關係專家進行檢測。為使對組織實施公關工作計劃的檢測、評估更具客觀性,就有必要從各個項目、層次和整體上征求有關專家的意見和看法。其方式很多,可以是專家谘詢法,也可以是同行評議法;既可發征詢意見表,也可召開專家座談會;既可按照程序開展正規的征詢活動,也可是非正式場合的私下交談等。專家們通過各種方式,對公關工作計劃的實施及其成效作出檢測和評估,或在自我檢測的基礎上寫出檢測報告之後,請專家進行審查,這樣就可使檢測、評估更具有專業權威性,更公正客觀。專家檢測的價值,取決於專家是否具有公關方麵的專業知識和實踐經驗。如果他們不是本行的專家,對公關活動所涉及的某些領域的知識知之甚少,又缺乏公關工作的實踐經驗,那就無法做出正確的檢測、評估。因此,聘請專家檢測、評估時,一定要聘請那些公關知識和實踐經驗豐富、又熟悉情況的專家。
(三)公眾檢測
公眾對公關工作計劃實施成果的檢測、衡量和評估,是最客觀、最重要、最能體現公關工作價值的一個方麵,是效果檢測的最關鍵的一個環節。公共關係實質上是一種公眾關係,社會公眾的檢測、評價往往就是組織的真實形象。忽視了公眾檢測,自我檢測和專家檢測也就失去了它應有的價值和意義。如公關工作計劃過多地考慮了其他方麵的利益而忽略、甚至損害了公眾的利益;或采用的傳播媒介未能取得相應的效果,致使公眾產生了誤解,這時,就要重新審視公關工作計劃實施的效果檢測出現了什麼問題,找出自我檢測和專家檢測的方式和手段有什麼不恰當之處,吸取教訓,糾正偏差,再次進行檢測,直至符合客觀存在的實際效果為止。
在上述三者檢測的基礎上,公關工作計劃實施部門將一定時期的計劃、預算和實施結果進行比較,寫出既有理論分析、又有事實佐證的總結報告,提供給領導,使領導及時掌握情況,並對一個時期的工作進行全麵的協調。經領導認可後,召開有關人員的討論會,互通情報,交流經驗,估量公關工作已取得的成效,存在什麼問題,在此基礎上籌劃下一步的公關工作,提出新的公關目標和任務。二、檢測的方法檢測、評估公關工作計劃的實施成果,運用的方法主要用以下幾種:
(一)直接觀察法
由公關工作計劃實施者或參加效果檢測的人員直接參加公關工作計劃的組織實施過程,或進行實地考察,記錄和整理各個環節的實施情況。這是一種最常用、最便捷的方法,親眼所見,親耳所聞,親身經曆,掌握的是第一手資料,帶有直觀性,但也帶有主觀性。采用這種方法,應與其他方法配合,才能得出公正、客觀的結論。
(二)目標管理法
即以公關工作計劃所確定的具體、明確而又可以度量的目標作為檢測、衡量、評估公關工作實際效果的標準,判斷其優劣得失。實行這一方法的前提,是在製定公關工作計劃時確立的公關目標明確、具體且可量化,否則就不能采用這種方法。
(三)輿論調查法
采取個別交談、電話詢問、問卷求答、抽樣調查等方法,確認公關工作計劃的實施對各類公眾的態度、看法、觀念、評價等方麵所產生的可度量的效果。運用這一方法可采取兩種方式:一是實施公關工作計劃結束時進行一次調查;二是公關工作計劃實施中和結束時各進行一次調查,以便比較。
(四)資料彙總法
將從各種不同渠道收集到的資料,諸如數據、圖表、工作彙報、報告、輿論反映等,加以彙總,分析研究,作為檢測、評估的重要依據。通過整理、分析這些資料,可以較全麵、確切地反映公關工作的效績,發現問題和差距。
(五)內部監察法
由公關工作計劃實施部門相平行的單位負責人或上級部門負責人,對公關工作計劃的組織實施情況進行檢查、測定、衡量和評價。其範圍是:公關工作計劃是否符合實際,計劃實施的情況及其所取得的成果,還存在哪些問題,未來的計劃安排等。
(六)外部監察法
委托組織外部的專家,對公關工作計劃的實施及其效績,進行檢測、衡量和評估。外部專家通過調查、詢問、查閱資料,分析、研究,以事實為依據,對公關活動的各個環節及其實際成效,作出客觀公正的評判,並就未來的公關工作提出谘詢和建議。
(七)領導觀察反饋法
組織的領導者和決策者親自參加公關工作計劃的組織實施,觀察其進展情況,估量其效果,並將自己觀察的結果與公關工作計劃實施人員提供的工作總結或工作彙報,報告進行比較、鑒別,衡量其真實、可信的程度,將自己的意見反饋給公關工作計劃實施部門。這種方法可靠性較高,減少了回憶、敘述帶來的誤差和偏見。但由於領導者不可能參加公關工作計劃組織實施的全過程,看到的隻是部分的情況和現象,很難做出準確、客觀的評價。因此,使用這一方法時,需要與其他方法相配合。
三.檢測的內容
對公關工作計劃的組織實施及其效果的檢測、評估,主要內容有以下幾點:
(一)檢測公共關係的既定目標是否實現
公關目標是開展公關活動所期望達到的成果。檢測、評估公關工作計劃實施效果的最主要的標準,就是看既定的公關目標是否實現。
(二)檢測公眾對組織的知名度、美譽度有否提高
公關工作的對象是公眾,宗旨是樹立、維護、鞏固組織的良好形象,提高其知名度、美譽度。因此,檢測、評估公關工作計劃的實施效果,主要應以公眾的態度、看法、評價作為依據,看過去對組織不了解的公眾是否增強了了解?過去對組織關係不夠密切的公眾是否密切了關係?過去對組織有誤解的公眾是否轉變了態度?過去對組織有良好印象的公眾是否維持、鞏固、加深了這種印象?組織在公眾中的知名度和美譽度是否有所擴大和提高等。
(三)檢測實施計劃時所花費的人力、物力和費用是否與原來的預算相符
如果所‘花費的人力、物力、費用和實施公關計劃的預算大體相符,說明計劃是符合客觀實際的。如果不相符,要分析是什麼原因造成的?有無鋪張、浪費現象?或是原來的預算不夠切合實際,或是形勢發展的需要以及增加了公關活動項目而突破了原來的預算。
(四)將檢測的結果用於決策
檢測完畢後,應向組織的領導人報告檢測結果。報告時應聯係組織的總目標、總計劃,對公關工作計劃實施效果進行客觀而深入的分析,以說明公關工作的應有地位和實際成績,並將評估、分析結果用於決策:一是用於下一步公關工作的決策,二是用於組織總目標、總計劃調整、完善的決策。