成功的秘書知道在適當的時候伸出援助之手，並善於用情感去凝結人際關係的紐帶，而這一切都往往是以禮儀為手段去完成行為的過程。可以說，禮儀是協調人際關係的調節器．同時又是人際交往的尺度。第三節現代秘書禮儀的基本原則一、現代秘書禮儀的基本原則秘書人員在與人交往實施禮儀時應注意遵循以下原則：
（一）平等的原則。秘書與領導、同事、群眾在政治上都是同誌關係，雖然職務分工不同，人格上是完全平等的。無論對上級領導或是下屬，對同事或者來訪者，都要一樣給予尊重，對上不唯唯諾諾、點頭哈腰，對下不居高臨下、盛氣淩人、指手畫腳，尊重任何同自己交往的一方，才能消除對方的戒備心理，增強彼此間的親切、親近感，從而形成和諧融洽的朋友關係。事實證明，平等原則的遵循與否，對於秘書工作開展得是否順利有著重要的關係。我國民間有句俗語，叫“人敬我一尺，我敬人一丈”。希望得到尊重是每個人的願望。秘書在接待下屬及其他單位部門來訪人員時，更要注意禮儀麵前人人平等。有時一句關心的話語或一杯熱茶，能幫助加深彼此的情感，甚至能“化幹戈為玉帛”，即使不能幫助解決問題，也能讓人心情舒暢並給予理解。傲慢隻能“一石子打破一大缸”，影響自身及所在單位部門的信譽度。
（二）真誠的原則。真誠是打開心靈的鑰匙。秘書由於處於特殊的工作環境，往往給人以深不可測的感覺，這就為感情交流披上了一層麵紗。要獲得人們的了解與信任，就必須揭開這層麵紗，坦誠待人。英國專門研究社會關係的卡斯利博士說過：大多數人選擇朋友都是以對方是否出於真誠而決定的。當然，要獲得對方的真誠，自己首先要對別人真誠，這樣才能增強相互間的信任度，也能更好地打開工作的局麵。
（三）靈活的原則。時代在發展，社會在進步，生活在社會中的每個人也在變化著。在這個快速變遷的社會裏，與各階層類型人交往的秘書人員更不能以不變應萬變。社會需要現代秘書調整心態，觀念上有所更新，行為上有所改進，要看到變化並從心理上適應這些變化，根據環境、情形，以變應變，這樣才能在心理上得到平衡，愉快地進行工作和生活。
（四）寬容的原則。秘書應當胸懷寬廣，嚴於律己，寬以待人，不過分汁較別人在性格、知識、修養、能力等方麵的缺點。不要要求別人和自己一樣。就像天上的星星，雖然在一個共同的天空裏，卻是千差萬別的。每個人都有他不同的性格、愛好和追求，不能以己之長度別人之短，要多讓別人發揮優勢。與別人合作時，把方便讓給別人，把困難留給自己。取得成績時，不與人爭功。遭受挫折時，多承擔責任。麵對種種誤解、埋怨、冷嘲熱諷，難以一一解釋說明時要顧全大局，委曲求全，不要對別人的過錯懷恨在心。寬容了別人，也就解脫了自己。“日久見人心”，時間久了，領導、同事、群眾自會明白。寬容並非懦弱和缺乏主見，而是具有自信、品德高尚和善於與人相處共事的表現。真誠的理解和寬容可以使友誼不斷邁向新的境界，並能更好地實現工作目標。
（五）守信守諾的原則。秘書在與他人交往時，必須要守信，許諾的事一定得實踐，要“言必信，行必果”。言行一致是做人的根本，也是衡量一個人心理成熟的標尺。在交往中，凡對方的要求自己可以辦到的，要熱心地辦。辦不到或暫時有困難辦不到的，說話要有分寸，不能信口開河地亂許諾，以致失信於人。遵守時間也是守信的一個方麵，辦事應有約在先，約好的時間就要遵守，不要早來，更不要晚到。早來，浪費自己的時間；晚到，必然讓別人久等，打亂別人的安排。遵循守信守諾的原則，可以使自己在社交中樹立起良好的信譽。
二、秘書作為領導輔助人員應具備的禮儀
秘書作為領導的輔助人員，除了完成其業務事項外，更多的精力是放在為領導服務的事宜中。秘書對於領導既是助手，又是參謀，有的甚至還是諍友。特別是在現今改革開放為主旋律、經濟建設為中心任務的新時期裏，領導更離不開秘書的輔助。秘書在日常工作中既要輔助領導進行決策，同時還要輔助領導樹立良好的公眾形象。
（一）當好新時期領導的參謀、助手
決策無論在個人生活中還是在國家的大政方針的製定中都具有重要意義。各項工作的成敗首先是由領導決策正確與否來決定的。領導者個人的經驗與智力畢竟有限，一個最優決策的擬定離不開智囊們出謀獻策。在新時期，秘書的參謀、助手作用主要體現在為領導作出和實施重大經濟決策提供優質高效服務上。秘書要當好這個參謀，必須堅持在以下三個方麵多加參與：
1．參與決策調研，在科學決策上多參謀
秘書要當好領導科學決策的參謀，就要積極參與決策的調查研究。首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。其次是超前搞好調研，多提供決策預案。再次是和領導同步思維，多提供有分量文稿。決策的參謀作用，主要是通過辦文、辦會、辦事來體現。因此，秘書要多向領導提供有分量、有價值的各類文稿，包括文件、領導講話、調查報告、信息稿件、決策預案和內刊稿件等。要提供有分量的文稿，其中一個重要的因素就是要和領導“同步思維”。在實際工作中，必須把握三點：第一，要跟蹤領導的思維軌跡，認真研究領導的思維規律，對領導已掌握的有關信息要了如指掌，同時要敏於捕捉領導的思想火花，這樣才能及時預測領導在想什麼、準備什麼，以便在各類文稿中較好地體現領導指導經濟工作的意圖。第二，要站在領導工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。要注意運用辯證法，正確認識和處理各方麵問題，拿出的文稿要能反映出領導的水平，能揭示事物的內在規律。第三，要主動與領導經常交流思想，通過聽取領導意見不斷調整自己的思維，使之更加貼近領導的思想，同時對領導的思維也可起到拾遺補缺的作用，從而使辦公室各類文稿都能達到應有的高度。
2．參與實踐，在協助領導指導工作上多參謀
實踐出真知，實踐出智謀。要為黨委領導決策當好參謀，多獻好計策，就要多參與實踐。一是直接參與經濟建設，取得參與經濟工作的發言權。二是積極介入有關工作，取得協助領導抓好工作的參謀權。三是經常了解全局情況，取得按時保質完成備類文稿的主動權。
3．參與要有度，參謀要有方
（1）“參與”而不“幹預”。秘書既要積極，又不能幹預領導的決策和下屬單位的工作。具體說，要做到以下幾點：
①參與決策調研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。秘書參與決策調研，是為領導者作出科學決策提供服務，主要應在多提供信息、多出謀獻策上動腦筋。至於如何決斷，那是領導者的權責。
②參與督促檢查，工作“到位”，不能“越位”。在督促檢查中經常會遇到兩種情況：一是貫徹落實黨委決策比較好的；二是貫徹落實黨委決策比較差的。作為秘書參與督查，隻要摸清情況，並提出相應的對策建議，工作就算“到位”了。至於對好的怎麼表揚獎勵、經驗如何推廣，對差的怎樣批評教育或處理，那就要提請領導作決策了。
⑧參與工作實踐，當好“助手”，莫做“主手”。在參與具體工作中，有許多事情可能要秘書來牽頭、把關或協調，這是領導助手作用的具體體現。但是，“助手”不是“主手”，仍然屬於從屬地位，都要按照領導者的意圖來參與這些工作。秘書應做到：牽頭不拿大，把關不當家，協調不作主。
（2）直接參與要和間接參與相結合。秘書做參與型的參謀、助手，也不是說事事都要直接參與。隻是直接參與的重點要突出，要有計劃進行，間接參與的麵要廣泛並隨時涉獵。
（二）輔助領導塑造良好形象
輔助領導進行決策，這是秘書工作的實質和主要職能，也是秘書禮儀的內在核心。秘書和秘書部門是為領導服務的，領導形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務水準。因此，塑造好領導者的形象是秘書和秘書部門的重要職責。
秘書可從以下幾方麵來輔助領導塑造良好形象：
1．語言形象
語言是人類交際的工具，是一種最普遍、最有效、最能表達思想的人際交往方式。作為秘書，要做好領導者語言形象的設計工作，應考慮好以下幾個因素：
（1）正確運用書麵語言。領導在正式場合發表講話，秘書一般應事先準備好文字材料或發言提綱。應力求做到講話內容的充實豐富與用語的大眾化以及語言的簡潔明快，同時要做好標識工作。所謂語言標識，就是在重點之處用著重點或黑體字標出，亦可用連接線將語節逐一標記出來，使領導在讀稿時注意聲音的抑揚頓挫、語序的長短節奏、語調的氣勢韻味，從而獲得良好的語言效果。
（2）恰當地使用口頭語言。領導具有良好的口頭表達能力，不僅能獲得部屬的青睞，也能贏取群眾的信任。領導要想在群眾中樹立良好的口頭語言表達形象，除了加強自身訓練外，秘書也必須做好準備工作，即為領導在公務活動之前提供廣泛適用的背景材料。這些背景材料，包括領導所要參加該項活動的內容和所要解決的基本問題以及與此有關的政治、經濟、曆史、地理、文化等基礎知識。有些秘書和秘書部門，在領導開展某項活動之前，專門請領導抽出時間，進行專題情況彙報，這不失為一種好的方法。
2．非語言性語言形象
所謂非語言性語言，是相對於書麵和口頭語言而言的，主要包括一個人的外在形象、風度、表情和動作四個方麵，在人際交往中具有特殊的作用。因為在某種特定的環境中，使用恰切的非語言性語言，能夠取得語言所無法表達的特殊效果。毛澤東在天安門城樓莊嚴宣布中國人民站起來了的時候，那響亮的聲音，伴隨著那有力的揮臂，產生了巨大的震撼作用。
秘書為領導做好非語言性語言的設計工作，表現在兩個方麵：一是要協助領導學習有關的知識，為他們提供針對性的服務；二是對領導在這一方麵的不足之處敢於提醒，以便領導者及時修正，符合完美的要求。
領導的行為是極其重要的，秘書作為輔助人員應力求做到：
（1）協助領導樹立行為合作形象。在社會生活的大舞台上，領導者要想充分展現自身的才能，為社會做出貢獻，就必須將自己的行為深深地融於社會之中，為人民群眾所接納。為此，秘書要協助領導做好以下幾項工作：①要讓領導做普通一員，不做特殊人物。例如：領導在公務活動中，要輕車簡從，不要安排過多人員隨往；要多讓領導接觸群眾，深入進行調查研究。②要讓領導入鄉隨俗，不搞特殊化。⑧要讓領導與民同樂，不搞孤家寡人。領導是群眾的一員，領導行為隻有融於群眾行為之中，才能使領導形象得以升華。
（2）配合領導樹立行為激勵形象。所謂行為激勵，就是以領導者的行為激發人的動機，引發人的思想、願望和行動朝著有利於組織或團體工作順利發展的工作過程。有了這種激勵行為，就能在領導周圍創造一個良好的人際環境，擴大領導影響，樹立領導威信。①要尊重別人。秘書必須多為領導創造尊重群眾、愛護群眾的環境。例如：認真搞好群眾信訪工作，安排領導同誌定期聽取群眾意見，接納群眾的合理化建議。②要心平如秤，處事公允。一是要幫領導把握好用人之道，樹立任人唯賢、唯才是用的思想，真正在群眾中造成一種求才若渴、唯才是舉的公平競爭環境。二是愛護人才，堅持用人的一貫標準，杜絕今日用得著讚不絕口、明日用不著貶低唾罵的惡劣做法。三是堅持協商原則，多征求群眾意見，讓群眾真正參與人才的任用和管理。③要滿足需求，增強合力。④要少幹預，多指導，協助領導用好權力。
（3）幫助領導樹立行為感化形象。所謂行為感化，就是領導者通過自身的行動影響他人，使他人的思想和行為得以升華的變化過程。為此，秘書必須輔助領導做好以下幾項工作：①要待人熱情。在這方麵，秘書要做的工作很多，重要的是在領導開展某項活動之前，認真詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、履曆、事跡，提供給領導覽閱，以便領導記準、記牢他們的姓名，為開展熱情友好的交際活動創造條件。②要真誠情切。秘書要把工作做細。③要率先躬行。領導隻有身先士卒、以身作則、率先垂範，才能真正以自身的行為影響並帶領他人完成工作任務。領導者優良的思想作風、工作作風與生活作風能夠起到巨大的感染作用、教育作用和鼓舞作用。
第四節現代秘書禮儀素質的培養
秘書要充分發揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，就自身而言，除了把握好秘書禮儀的基本原則外，還要具備良好的適應現代社會的禮儀素質，因此需要從以下幾個方麵加強培養：一、培養良好的道德修養
良好的道德修養是秘書實施禮儀的首要條件。禮儀是道德的一種外在表現形式，也就是說，禮儀是受道德支配的，良好的道德會令人自然展示優雅得體的舉止儀態，運用文明禮貌的語言，表現謙虛恭敬的態度；道德是禮儀的基礎，決定、製約著禮儀。秘書作為黨和國家幹部的一部分，作為人民勤務員，同樣有著必須遵循的職業道德。