（一）公正。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評價他人，也不用自己的好惡來要求別人。在處事中，要以是非標準而不能以地位、職務的高低論曲直，也不能感情用事。思想要健康，作風要正派。要與人為善，樂於助人。提批評、建議要出於“公心”，幫助他人要出於“誠心”。對上級要敬重，對同事要謙虛，對群眾要理解。與人共事，無論對方職務高低，都不能隨便傷害他人的感情。
（二）守信。要忠誠老實，辦事可靠，不虛偽，不輕浮。能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要說明情由以得到他人的諒解。
（三）守分。秘書要擺正自己的位子，在與人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權限，不能擺出領導的樣子，也不能憑借領導的權勢裝腔作勢、讓人生厭；屬於領導拍板定案的事，秘書不能隨意開口，更不能包辦代替。
二、培養謙虛而恭敬的態度
謙虛而恭敬的態度是秘書禮儀的一種主要表現形式。謙虛是指應正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高地估計自己，不過低地估計別人。要善於發現自己的缺點並認真地改正缺點，要善於發現別人的優點並努力去學習這些優點。秘書人員隻有這樣，才能不斷取得進步。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫，不強詞奪理，不惡語傷人。
謙虛而恭敬的態度在秘書禮儀中表現在秘書的神情、舉止、稱謂、語言等方麵。態度往往從一個人的神態、語言、動作和行為綜合表現出來。
（一）表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑，它們傳遞的信息內容是豐富的。眼神和微笑表示出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別是在與人交談時，眼神要能顯示你在認真傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用語言來表達自己的思想，喜歡別人聽他說話。傾聽是褒獎對方談話的一種方式。要通過眼神告訴對對方：“你是一個值得我傾聽你講話的人。”這在無形中就提高了對方的自尊心和信心，感到你能理解他、尊重他，產生願意同你接近交往的心理感受。在傾聽時，恰當地點頭進行配合，同時把目光放在同對方目光同一水平上，做到輕鬆自然，這樣才能贏得對方的信任。同樣，微笑也是秘書禮儀的重要組成部分，微笑能使生疏變為親密，使隔閡變為融洽，使不順心變為開心。秘書要學會真誠地微笑，在工作中發揮微笑的魅力。不要讓來訪的人員看到一尊門神，板著麵孔，冷眼相對。對這樣的人坐在那裏辦公的地方，人們稱之為“門難進，臉難看，話難聽，事難辦”的“衙門”。由此可見，秘書應當注意對人的表情，這樣無論對工作還是生活都將有益，能造成互相信任和親切友好的氣氛。
（二）舉止。舉止也能表現出謙虛恭敬的態度，手勢和行立坐臥等都可以表現出來。秘書經常要和領導在一起，更應該注意各種場合的禮節。
（三）牢記別人姓名，稱呼恰當親切。一般人對於自己的姓名，比全世界姓名的總和還關心。如果有人記得起他的姓名，他就會對對方產生莫大的好感，否則可能會引起意想不到的麻煩。因此，秘書人員要有意識地采用多種方法訓練自己的記憶力，為自己多贏得朋友和信任。如若一時實在想不起對方的姓名，也應采取委婉的方式想法“套”出，切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”，這樣會讓對方難堪的。你可以試著以一個老朋友的口吻問：“你的名字到底是哪幾個字？怕寫信時寫錯了。”同時把紙筆遞上，並在對方寫完後說：“原來是這樣寫，我還以為是……”或者用心聽聽別人怎麼稱呼對方。實在記不起，又不知道對方幹什麼，無從談起時，可以坐定之後親切地問“你最近正忙什麼”，並從對方的回答中迅速調動大腦的信息，以準確說出對方的姓名。總之，忘記對方姓名時，要不動聲色地讓對方自己把姓名說出來。在交往中，還應注意稱呼的運用。如果相互之間經常用尊稱或愛稱，關係就容易親近而融洽。一般情況下，秘書在與上級和平級交往時宜多用尊稱，與下級交往時可用愛稱。在待人接物時，用一些敬謙詞。例如：發出邀請用“請”、“請進”、“請看”、“請坐”等，表示感謝用“謝謝”，表示道別用“再見”。日常交往中如能恰當自如地運用這些敬謙詞，將給秘書的工作帶來預料不到的成效。
在人際交往中，謙虛而恭敬的態度表現在許多方麵，不可能一一盡述。三、培養文明而禮貌的語言
如果說一個人的知識、思想是一塊黃金，那麼通過語言表達思想、知識為對方理解就如把黃金兌換成可以流通的貨幣。語言是人們彼此之間相互交流所必不可少而且是主要的一種交往工具和手段，也是人們之間相互溝通的橋梁。秘書語言的有禮與無禮直接關係到其公共關係和人際關係的好壞，而語言的“禮”主要指文明和禮貌。語言的方式有兩種：一種是口頭語言；一種是書麵語言。秘書在日常工作中既要與人打交道，也要與文打交道。書麵語言是在口頭語言基礎上發展起來的語言形式，所以要先培養語言的表達能力。
（一）秘書要學會征服生疏環境。首次見麵和聚會，秘書人員要學會不羞怯，不懼生，主動、大方地與對方接觸、遞送名片，實事求是地作自我介紹，讓對方盡快了解自己，給自己與人交談創造主動的環境，也能更好地克服交往中的心理障礙。
（二）秘書應在思想上做好開放型、全方位活動的準備，增強與人廣泛交往的勇氣。這樣平時才會有意識地經常與不同的人交談，一方麵有助於消除“怯場”的心理障礙，訓練自己的表達能力，另一方麵會使你的語言不斷豐富起來，說話的方式輕鬆自如、隨和幽默。語言交流是一個相互作用的過程，因此也要注意傾聽對方說話，這樣你的對話才有針對性，文明而禮貌的語言才能表達得恰如其分。
（三）秘書要注意語言的文雅和委婉，要“會說話”。要講究言辭、遣詞造句，使語言正確、純潔、健康、高尚。不要對失意人說得意事，不要探聽別人的隱私，不要無所顧忌、不分場合地開玩笑，不要在公眾場合下直呼領導姓名，並懂得各方習俗和禁忌，這樣才能使大家樂於與你交往，贏得大家的尊重和好感，而秘書本人也可憑著自身良好的形象與他人之間形成互補互利的關係，促使彼此間合作得更順利、默契。
四、培養瀟灑的儀表風度
衣著儀表對於一個人就如同商品的包裝，是一種靜態語言，能為你傳遞不同的信息：是否充滿自信心和有自尊感，是否覺得自己是舉足輕重的人物。衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養及格調，顯示自己的職業和職位。秘書的學識、修養、智慧、品質是內在的，其風度包括言談、舉止、服飾、儀態則是外露的、直觀的。心理學把像衣著儀表這種顯眼部分或特征稱作認識對象的強成分，而把那種較隱蔽的思想、知識、品德等稱作認識對象的弱成分。人的認識總是從強成分向弱成分方向發展的，而且我們又不能強求對方都能透過衣著儀表認識你的思想和知識，因為接觸的人的受教育程度是有差異的。特別是在初次見麵的場合下，儀表的適度將給人留下深刻的印象。當然，不同的場合有不同的衣著要求，男女秘書也有其各具特色的衣著打扮。總的要求是大方優雅、整潔得體，不要著奇裝異服，既要用服飾來表現自己的氣質，又不能過於華貴、搶盡風頭，以免使處於主角地位的領導者黯然失色，而使別人誤把秘書當主角對待。男秘書切忌不修邊幅，女秘書切忌濃妝豔抹。隻有具備良好的儀表風度，才能深化與他人的良好和睦的關係，提高其工作的有效程度。
第五節 現代秘書禮儀禁忌
秘書人員工作在一個特殊的崗位，在處理日常事務中既要當好領導的助手、做好參謀，又要協調好與群眾的關係。因此，秘書除了要具備紮實的基本功外，還應懂得必要的禮儀，要做到真摯、坦減和適度。然而，在現實中，一些秘書人員違背了上述“適度”的原則，造成了工作及交往中的誤區。了解秘書禮儀中可能出現的誤
19…區，對於秘書人員更好地把握自己、做好秘書工作是十分必要的。
現把秘書禮儀中應禁忌的地方闡述如下：
一、越位
所謂秘書越位，是指秘書人員所做的一切超越於秘書角色的言行。對於秘書來說，其社會角色具有多重性和重要性：一方麵，秘書人員直接為領導服務，經常和領導在一起，有時還會在領導授權的情況下代為領導處理一些日常雜事，在單位和部門中具有極其特殊的地位。另一方麵，秘書是為領導服務的一般工作人員，秘書和領導必須各司其職，各負其責，不能互相代替。如果秘書人員不能正確理解自己的社會角色，處理不好以上兩方麵的關係，一旦超越自身的秘書角色，就會發生秘書越位現象。比如：本來應由領導出麵解決的問題，秘書人員搶著去做；本來應由領導決策的事項，秘書人員擅作主張。這些都是秘書越位現象的具體表現。
秘書人員的越位現象主要有以下四種表現形式：
（一）決策越位。領導是本單位、本部門的最高決策者，隻有具有一定權力的領導，才能構成決策的主體，並且決策的實施也要靠領導的權力作保障。秘書人員是單位的一般人員，與其他崗位上的工作人員相比，僅僅存在著分工的差異，無任何權威性。因此，秘書人員隻能“謀”，不能“斷”。有些秘書人員混淆了決策和輔助決策兩個層次的內容，擅作主張，按照自己的策略去解決單位的一些重大問題，造成誤區。
（二）表態越位。表態與個人的身份和權力有直接的關係，不同的人所作的表態會因其不同的角色地位產生截然不同的效果。領導表態一般代表單位的態度，本單位人員和下級人員都要認真執行；秘書表態隻能代表個人。有些秘書人員未經領導授權就進行決定性表態，造成誤區。
（三）工作越位。領導和秘書人員各有其職責範圍，不能互相代替。有的秘書人員出於把工作做好之心，或想為領導騰出多的時二間抓大事，本來應由領導出麵處理的工作，秘書人員搶著去做，卻沒有想到自己的所作所為已超出自己的工作範圍，隻能給領導幫倒忙，造成工作越位。還有一些秘書人員，思想素質較低，或為了在領導麵前顯示自己工作有能力、積極肯幹，或為了在同事麵前顯示自己有權力、出風頭，而故意造成工作越位。
（四）社交越位。秘書人員經常陪同領導參加一些社交活動，比如迎來送往、接待應酬、宴會舞會、錄像合影、紀念節慶活動等。在這些場合中，秘書人員都應突出領導，自己甘當配角，退居“二線”。有的秘書在公眾場合中張羅過歡，顯示自己過多，把領導擠在一邊，出席各種正式場合中穿戴過於顯眼，自己倒成了社交場合或公共場合的“中心人物”。
以上四種越位現象不僅會影響秘書與領導同誌之間的關係，而且會給單位的工作帶來混亂現象，不論有意還是無意，其實質都是一種侵權行為。如果現象嚴重，必然會造成領導大權旁落，從而影響秘書人員和領導之間的關係。同時，單位的其他人員也會因其“挾天子以令諸侯”而鄙視和刁難秘書人員，反其道而行之；客人也會因其不懂禮節，對秘書人員產生反感。因此，秘書人員應加強角色意識，避免此類誤區的發生。
二、重權
部分秘書人員權力欲望很重，迎合上級則是滿足權力欲望的一種手段。為了滿足個人利益，一些領導機關的秘書人員在同掌有實權的領導幹部交往時，表現得過分親昵和近乎。他們接觸交往領導幹部，或是借用文書處理、會務活動的工作之便，或是借用拜訪家長父母官的名義，或是以關心或重視老首長身體為緣由，將私心包裹起來，而且往往以工作接觸到的內部情況或核心機密作為資本或籌碼，迎合下級單位的部分領導幹部為了本部門本單位的利益，希望這些秘書人員嘴裏“漏風”，從中獲取一些內部消息的心理，違反保密紀律，講些不該講的內容。一些秘書人員還憑借秘書部門的“窗口”、“橋梁”作用，能夠上達下情的地位，博取交往對象的重視。這些行為無疑有損秘書部門的形象，並在秘書部門間交叉感染，使一些秘書人員對這種不良風氣效仿，造成連鎖反映，同時也不利於秘書人員的心理健康。秘書要注意避免重權而產生的誤區。
秘書在工作及生活中應該注意和避免的誤區還有許多。這些誤區的產生不管是有意或是無意，作為秘書人員，應加強對秘書角色意識的認識及懂得一些基本的禮儀知識，樹立良好的職業道德觀，在社交中堅持“三不”：一是不涉及秘密。無論對何種程度的朋友，在何種場合下，對於國家和工作中的秘密都要守口如瓶，絕不以黨和國家秘密換取友情。二是不以職權之便為人為己謀私利，也不以職權為優越條件進行交往活動。三是不重吃喝。因為酒後最易泄密，同時形象也受到損害。秘書隻有在各方麵嚴格要求自己，認真履行工作職責，才能避免一些不必要的麻煩，做到工作愉快、愉快工作。
思考題1．什麼是秘書禮儀？秘書禮儀的功能是什麼？2．秘書禮儀的基本原則是什麼？3．現代秘書應從哪些方麵加強禮儀素質的修養·4．現代秘書禮儀禁忌有哪些？