秘書與禮儀是兩個分別獨立又彼此緊密相關的職業和學科。在現代社會，隨著改革力度的加大，秘書人員的職能範圍日益擴大。為了更好地完成現代社會對秘書人員賦予的新的使命，秘書人員必須具備一定的禮儀素質，才能勝任自己的工作，這就為秘書與禮儀在現代社會的交融奠定了基礎。第一節現代秘書與禮儀
一、現代秘書
“秘書”一詞始於漢代，指宮禁裏的藏書。《漢書·敘傳》：“脖博學有俊材……與劉向校秘書。”東漢有秘書監，承掌圖籍。魏晉時改為秘書令，隸屬秘書省，掌管經籍，並始掌機要事宜。此後，曆代封建王朝均設置稱作“秘書”的官職，掌管官員向皇帝奏事的奏章函牘、皇帝宣布政令的宣示及宮禁的圖書等工作。這些指“物”的秘書涵義與現代意義上的秘書工作內容和職能都有著或多或少的聯係。也許正是由於這個緣故，“秘書”的涵義逐漸由“物”向“人”轉化，成為現代意義和概念的秘書。
現代意義上的秘書，是指協助各級領導機構及決策者溝通信息、調查研究、聯係接待、辦理文書和交辦處理日常事務的專門工作人員。
現代秘書有狹義和廣義之分。狹義的秘書，是指掌管文書並直接輔助決策者全麵處理事務的專門人員。廣義的秘書，是指在領導者身邊或中樞機構工作，並以辦文、辦會和承辦領導者交辦之事為主要輔助任務的專門人員。
廣義的秘書，我們統稱為秘書人員，一般由四部分人員組成：一是秘書，即由組織或人事主管部門正式任命的、具有秘書職務的專門人員，如秘書局局長、處長、科長、股長、科員和辦事員等；二是秘書工作者，即雖無秘書職務，但實際上從事秘書工作或秘書性工作的專門人員，如負責文書、調研、信息、協調、督查、信訪、值班等工作的人員；三是機要人員，即由保密工作部門和用人主管部門審查批準的、經營國家秘密事項的專職人員，如機要部門的譯電員、辦報員及機務人員、機要交通員、機要保密員等；四是秘書首長，即擁有決策權和指揮權，又主管辦公廳（室）的機關或部門的負責人，如秘書長和不設秘書長的辦公廳主任等。
這裏所說的秘書，就是廣義上的秘書人員，包括在曆史上擔任過秘書職務，並在政界或秘書界有所建樹、有所影響的秘書人物。
現代秘書人員不僅要做輔助決策者的專門人員，同時應做懂得多方麵專業知識、了解相關業務情況的決策者的助手和參謀。
我國現代意義上的秘書，肇始於孫中山先生在民主革命活動中聘用私人政治秘書。中國共產黨自成立之日起，就極為重視文秘工作。黨的三大通過的《中國共產黨中央執行委員會組織法》規定：“秘書負責本黨內外文書及通信及開會記錄之責任，並管理本黨文件。”在這次大會上，毛澤東當選中央執行委員，並擔任中央秘書。中華人民共和國成立後，黨和國家十分重視秘書工作，並在總結解放區秘書工作經驗的基礎上逐步建立起新中國統一的秘書工作製度。黨的十一屆三中全會以來，我國的秘書工作走出了十年動亂造成的癱瘓、半癱瘓狀態，進入了改革和發展的黃金時代。
新時期的秘書工作在指導思想、工作內容和工作方式以及在管理模式和辦公手段上都發生了重大的變化，有了現代意義的發展。1985年春和1990年春兩次全國秘書長會議，對新時期的秘書工作作了高度概括。
（一）指導思想上的發展
新時期秘書工作的指導思想是：圍繞黨的基本路線，搞好“三個服務”，即圍繞“以經濟建設為中心，堅持四項基本原則，堅持改革開放”，為領導工作服務，為同級和上下級機關服務，為人民群眾服務。
（二）工作方式上的發展
新時期的秘書工作，在工作方式和工作方法上出現了“四個轉變”，也就是四個方麵發展，即：從偏重於簡單辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀獻策；從單純地收發傳遞信息轉變為既收發傳遞信息又綜合處理信息；從單憑老經驗辦事轉變為實行科學管理；從被動服務轉變為主動服務。
“四個轉變”是新時期對秘書工作方式、
的新要求，也是對新時期秘書工作新發展的科學總結，為秘書工作指明了工作重點和發展趨勢，實質是更好地發揮秘書工作的參謀、助手作用，充分發揮秘書工作的主動性和創造性。
（三）工作內容上的發展
新時期的秘書工作，在職能上發生了變化，這種變化的標誌是：秘書工作的內涵加深，秘書工作的外延拓寬，秘書工作的內容有了新發展。
秘書工作內容的發展，突出地表現在“四個強化”上，即：輔助決策的強化，信息工作的強化，協調工作的強化，督查工作的強化。
（四）管理模式上的發展
新時期秘書工作的管理模式開始由經驗型向科學型轉化。秘書工作的“三化”，即規範化、製度化和科學化，是這種轉化的重要標誌：秘書工作規範化，就是各項工作都要符合統一規定的標準；秘書工作製度化，就是各項工作都要有共同遵守的明確規定；秘書工作的科學化，就是各項工作都要按照客觀規律辦事。通過“三化”建設，秘書工作有法可依，有章可循，有效益可求。
（五）辦公手段上的發展
在新技術革命的推動下，秘書工作的辦公手段發生了重大的變化，即以電子計算機為主的現代化辦公手段開始進入秘書部門，已經或正在替代手工操作的辦公設備和辦公技術。
所謂辦公手段現代化，就是把計算機技術、現代通信技術、係統科學和行為科學知識應用於辦公室的工作，使辦公室的業務處理實現電子化、機構化、自動化。
二、禮儀 中國素以“文明古國”、“禮儀之邦”著稱。禮儀是社會文化和社會文明的標誌，也是人際交往的準則，是人們長期生活實踐中約定俗成的一種行為規範。
禮之原意，本謂敬神，現引為敬意的通稱，既可指為表示敬意或隆重舉行的儀式，也可泛指社交中的禮貌；儀則通常指禮節、儀式。禮有廣義和狹義之說。從廣義上講，禮是指一個時代的典章製度。我國最早的禮的記載《周禮》、《儀禮》、《禮記》，就是西周、春秋時代的政治、經濟及社會生活的製度和規範。從狹義上講，禮是指人們的行為規範、規矩、儀節。
禮儀屬於道德的範疇。它依賴於道德，同時又對道德的養成具有極為重要的作用。
在秘書活動以及人際交往中互相尊重、聯絡感情、增進友誼的行為，也是一種道德，是一個人公共道德修養的外在表現。禮的簡易化、人情化發展得越深入，禮對社會人際交往行為滲透得越全麵，其對道德修養的依賴性也就越強。行為心表、言為心聲是人所共知的，禮儀如果不以社會公德為基礎，以個人的文化素質、品格修養為基礎，而隻在形式上下工夫，勢必事與願違。假文明、假斯文者，東施效顰的笑話是屢見不鮮的。所以，治本的方法還是加強道德的修養、特別是公共道德的修養。
禮儀還屬於文化，是構成社會精神文明的基本要素，是人們觀察、了解社會文明狀況的基本著眼點，也是純淨社會、清正風化的有效措施。《管子》中有一句話：“禮儀廉恥，國之四維。”把禮列為立國四精神要素之首，其突出的社會作用是不言而喻的。《弟子規》中明確規定了社會交際中的言行準則：“刻薄語，穢汙詞，市井氣，均戒之。”它要求人們修身養性，以禮純潔自己的言行，淨化社會，以社會效果來決定個人的言行。這對秘書人員提高自身的文化素養、樹立良好的個人和企業集體形象都有著很重要的意義。第二節現代秘書禮儀的功能一，秘書禮儀的概念
現代社會，秘書禮儀在一定範圍內已成為一個固定的概念。這是因為：無論從職能和功能上，還是從性質上看，秘書人員既是起輔助和協調作用的，又是參與管理工作和做具體的文案工作的；既是決策者的助手和參謀，又是決策者與內部、外部溝通聯係的“窗口”與“門麵”。因此，秘書人員的禮儀素質至關重要：注重品德修養，講究禮儀，具備多方麵的知識，才能給人們留下深刻的印象，更圓滿地做好工作。
禮儀是處理人際關係和公共關係的學問。禮儀，包括禮節和儀式，是社會、道德、習俗、宗教等方麵人們行為的規範，是文明道德修養程度如何的一種外在表現形式。人由於在社會中扮演的角色不同，對禮儀的要求和規範也有所不同。秘書禮儀，通常是指辦公室秘書人員應當具備的修養素質的禮儀，即秘書人員在輔助決策者綜合資料、溝通信息、調查研究、聯係接待、辦理文書和交辦事項等活動中，為達到工作意圖而行施的一種禮節。秘書禮儀運用現代傳播媒介和手段與人際溝通的方式，達到與相應的團體或組織更好地交流、溝通的目的。秘書禮儀已經引起了現代社會的重視。
秘書禮儀是秘書和禮儀的必然結合，是當今時代發展的趨勢。它使禮儀增添了新的內涵，也使秘書人員的素質和修養更臻完善。研究秘書禮儀，就是要提高秘書人員的禮儀修養，探索提高秘書人員禮儀修養的方法和藝術，使秘書禮儀更具規範性、更適合現代社會發展的需要。二、秘書禮儀的功能
秘書禮儀是秘書人員在輔助決策者更好地達到相應的工作意圖的活動中所應具備的一般禮節。秘書人員的禮儀都是在這一係列活動中體現出來的，因此秘書禮儀的功能亦離不開秘書活動的範圍。秘書禮儀的功能基本上規定著秘書人員的工作任務、活動範圍和行為標準，是秘書人員必須具備和掌握的。
秘書禮儀的功能表現在：
（一）信息溝通的功能
當今社會是一個“知識爆炸”的信息時代。一個人要生存、要學習、要工作、要發展，就離不開信息的溝通。麵對浩如煙海的大量信息，一個人即使一天24小時不休息，讀到80歲，也難以看完他所接觸的專業領域的文獻資料的1‰，，更多、更直接的信息是來自文字以外的渠道。社交可以說是一條重要的信息渠道，它和正常的信息渠道可並聯成雙向渠道，互相彌補，互相驗證。社交信息渠道和“官方”信息渠道相比，還具有來源廣、傳遞快、內容自然的特點。這對於秘書工作人員搞好信息服務有重要作用。曾經獲得諾貝爾獎的著名美籍中國物理學家李政道教授在中國科技大學的一次講話中說，他和楊振寧合作取得打破宇宙守恒定律的研究成果，就是在吃飯的交流中解決的。楊振寧在他的自述《記讀書、研究四十年》裏，也曾談到，他在普林斯頓高等研究院同一群學者經常聚會和辯論，這對他日後開展科研工作有重大影響。“獨學無友，則孤陋寡聞。”古代學者也深知閉目塞聽是學習的一大障礙。在現今“時間就是金錢，效率就是生命，信息就是資本”的時代，秘書更應廣交四方友，博采眾長，掌握信息，以便在實際工作中更好地發揮參謀、助手的作用。
（二）心理保健的功能
在機關工作中，秘書人員由於所處位置特殊、工作任務繁重以及社會對秘書角色的期望值高，在心理上承受著各種壓力。禮儀對秘書的心理保健十分重要。一個懂得禮儀的秘書必然情緒穩定，樂觀向上，具有愛心，善解人意，態度現實，責任心強，靈活多變，適應力強，人際關係和諧，善與人交往。秘書禮儀能幫助秘書與領導、同事之間建立和諧型的工作環境氛圍，在這種良好的人際關係中自如地工作，壓力得以緩解，苦悶憂愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲憊感因此而消失，從而達到心理平衡，保持身心健康。
（三）自我發展的功能
科學實驗表明：人的語言能力、思維能力以及感情、意誌等心理活動若離開了與人的交往，則不會產生、成熟和發展。
秘書禮儀有助於增強秘書的文化知識、社會知識，有助於豐富秘書的閱曆，擴大眼界，增長見識。在日常交往中，隨著人情的練達、交往能力的提高，秘書的辦事能力及其他各方麵的才幹都會得到提高。從這種意義上說，秘書的社會交往就是一座使秘書得到全麵發展的大學校。人們常說，要在遊泳中學會遊泳。為人處世的能力也隻有在社會交往中才能獲得。一個高明的外交家，不論進入何種陌生的環境，麵臨何種不常見的人際關係，都能“見貌辨色”，對當時的情境作出準確的估計，采取恰如其分的行動，做得舉止適度、言語得體、恰到好處。這種本領不是天生就有的，主要是在長期的職業活動中練就的。秘書亦然，成功得體的社交有助於秘書提高辦文、辦事、辦會的能力，同時有助於秘書自身成才。
（四）人際協調的功能
英國哲學家約翰·洛克對禮儀在人際關係中的調節作用曾有精辟的論述：“禮儀是在他的一切別種美德之上加上的一層藻飾，使它們對它具有效用，去為他獲得一切和他接近的人的尊重和好感。沒有良好的禮儀，其餘一切成就就會被人看成驕傲、自負、無用和愚蠢。”
禮儀在人際關係中起著微妙的協調作用。因為人與生俱來就需要得到別人的愛撫、同情、理解、關懷和幫助。人和人之間的相互理解、信任、關心和友愛會造成良好的社會氛圍，能使每個正常的人健康的、合理的心理需要得到程度不同的滿足，從而產生開朗、樂觀的情緒，對生活更加熱愛，並使整個群體保持一種穩定的、融洽的秩序，反之會使人產生消極態度並釀成群體的危機。禮儀是道德的外在表現形式，也可以說是人與人交往的行為規範，能使群體保持一定的良好秩序。