科研經費結算管理係統在財務管理中的應用
會計信息化
作者：徐昆龍 馬福雲 饒誌堅 戴瑤
【摘 要】 隨著高校科研經費來源渠道的多元化和科研經費總量的急劇增加，科研經費管理工作量隨之增加，如何有效利用財務信息化管理手段加強科研經費管理是高校麵臨的新課題。文章探討了學校財務結算係統與各類科研經費預算科目以及結算報表之間如何實現項目經費支出自動歸結和匹配於各類報表，從而實現科研經費的實時動態管理。
【關鍵詞】 科研經費； 財務信息化； 結算管理係統
中圖分類號：F232；G475 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）24-0115-02
一、高校科研經費管理現狀
高校科研經費主要來源於兩個渠道，一是來自教育、科技等部門的財政性撥款和高校內部預算安排撥付的經費，經費來源性質屬於中央或地方財政資金，俗稱縱向科研經費；二是來自企業、公司、集團等，經費來源性質屬於社會資金的技術開發、技術協作、技術支持、培訓谘詢、科技成果轉讓等社會性質投入科研經費，也稱橫向科研經費。目前，高校科研項目的管理大多采用項目主持人負責製。項目在申報階段由項目主持人根據申報項目要求提出經費預算，經專家評審通過後，項目主管單位正式下達項目經費預算，學校在接到縱向和橫向科研經費後，依據各類經費的管理辦法設置經費代碼後單獨立項管理。項目主持人對所承擔項目的經費使用和管理負責，科技處、財務處行使對項目經費的審批、監督和核算等工作。由於科研經費研究周期大多為1—5年，時間跨度長、類型多（如973、863、國家支撐計劃、國家基金、省基金、教育廳項目和橫向項目等），同時各類項目的經費管理辦法、預算科目、結算報表以及事中、事後檢查的要求不盡相同，大多數項目主持人和課題組成員缺乏財務知識以及對各類經費的管理辦法重視不夠，預算編製時很少全麵、係統地考慮經費使用的時效性、合理性和特殊性，也不請財務部門參與，使得項目經費預算的準確性不高，偏差較大，失去了預算應有的嚴密性和嚴肅性，往往預算與結算存在一定差異，在經費列支中出現隨意性和違規性，不能嚴格執行預算。一旦項目麵臨中期檢查、結題和財務審計時，項目主持人往往麵對項目經費支出明細賬不知如何填報財務報表、經費支出如何歸類（科目）。決算報表與財務部門實際核算賬目不一致，課題經費的預（決）算科目和會計核算科目不一致，導致課題不能順利結題驗收，財務管理部門也疲於應付科研經費查賬、複印財務發票和憑證、調賬、審核結算報表真實性等工作。
對於缺乏財務知識的科研人員來說，根據會計核算明細賬來準確填報課題結算報表不是件容易的事，會計分錄對於大部分科技人員來講有難度，而且需要花費大量的時間和精力，使課題組成員不能安心從事科研工作。作為財務管理部門，也希望能夠幫助每一課題組來完成財務報表，但隨著課題數量和經費總量的不斷增加，財務管理部門力不從心。為了有效解決科研經費財務結算報表填製和跟蹤預算科目經費使用進度等問題，結合縱向和橫向科研項目的不同特點和管理要求，根據國家和學校關於科研經費管理的相關規定，雲南農業大學財務處於2010年在原有的經費指標查詢係統的基礎上開發了科研經費結算管理係統①，提高了科研經費的管理效率。
二、高校科研經費結算管理係統的開發應用
科研經費結算管理係統的設計核心在於學校財務結算係統與各類科研經費預算科目以及財務結算報表之間實現項目支出經費的財務數據能自動歸結和匹配於各類報表，會計科目合理地歸集到科研經費預（決）算科目中，從而實現科研經費預算科目使用的實時跟蹤和填報各類報表。