在確定了美食節菜單和工作人員以及工作進程表後，美食節活動的組織管理者就要著手籌備美食節活動所需要的各種食品原材料、調味品、烹製盛裝器皿和裝飾物品以及廣告宣傳資料，以便對餐廳的裝飾布置和各式菜點造型加以修飾烘托，為美食節活動造勢。例如北京麗都假日飯店曾經舉辦過一次名叫“情靡好萊塢”的浪漫的奧斯卡美食節活動，在其裝飾成美國好萊塢影城般的沁園咖啡廳裏，客人們不僅可以從數百種美國、墨西哥美味中隨意挑選自己喜愛的菜品點心，還可以品嚐到加利福尼亞香醇葡萄酒。就餐同時，既可以欣賞各部好萊塢懷舊經典電影歌曲，還可以觀看曆屆奧斯卡頒獎晚會的錄像集錦和本屆奧斯卡頒獎晚會實況錄像，讓熱愛電影的食客朋友們既可以回顧好萊塢電影的發展史，又可以追趕世界電影最新潮流
(五)開展美食節活動
美食節的營業控製是舉辦美食節活動的餐飲企業經營管理的重要組成部分，針對美食節活動進行營業控製是美食節增加利潤的重要保障。餐飲企業的管理者們可以通過降低食品原材料的采購成本、合理利用已購餐廚設備、降低食品原料加工過程中的損耗成本和節約人工成本、嚴格控製菜品銷售和服務質量等有效途徑來進行針對美食節活動的營業控製。
1.采購控製
食品原材料的采購是美食節經營活動及成本控製的起點，隻有在食品原材料的采購質量和價格方麵加以控製，才能使整個美食節活動順利進行。一般來說，采購控製包括以下內容和環節：根據美食節所製定的菜單，編製采購計劃，嚴格執行“以銷定進、以需定購”的采購原則；保證食品質量，調節控製數量。食品原材料分為鮮活原料和可貯存原料兩種。兩種原料都必須時刻根據現有食品原材料的庫存量和美食節活動期間每天所消耗的用量，計算出下一次的采購量，采用多次少量訂貨的辦法來進行采購；根據行情，製定貨源報價單。總而言之，美食節采購過程中的最佳方式是簽好業務合同，掌握進貨渠道，在保證食品原材料質量的基礎上，力求降低食品原材料價格和成本。
2.驗收和儲存控製
美食節各項活動所用食品原材料的驗收需要做好單據審核、驗收數量和分量的審核，以及檢查包裝物品，其控製內容和環節包括：根據食品原材料的消耗和儲備情況，提出采購意見和物資周轉方案；對庫存的物品防止微生物和病蟲的侵害，以降低食品原材料的成本和損耗；控製出庫食品原材料的質量和數量。總而言之，對美食節活動所需的食品原材料的驗收和儲存要把握以下原則：即一般性貨物少驗，貴重易碎的貨物多驗；本地產的貨物少驗，外地產的貨物多驗；易受潮變質的貨物多驗。這樣方能保證人庫貨物的質量和數量，從而保證美食節活動的順利進行。
3.生產控製
美食節活動期間生產控製包括：根據美食節活動菜單和就餐人數，分析並預測就餐客人對各類食品原材料的喜好程度來製定美食節活動所需要的短期生產計劃，確定並配備美食節活動所需要的各種工作人員和相關食品原材料的需要量，然後對美食節活動期間的生產過程加以組織和控製，即根據食品原材料的加工方法和淨料率，建立相關生產烹製標準，減少生產過程中食品原材料的損耗，並在保證菜品質量和花色品種的基礎上，控製生產製作成本。
4.銷售控製
美食節活動的銷售控製包括以下內容和環節：做好美食節活動的銷售預測和促銷宣傳工作，招徠客源；根據美食節活動的銷售方式、接待對象及每位員工的實際工作能力配備和組織美食節活動的銷售人員，確定所需銷售員工和管理人員的數量；製定合理的美食節活動的銷售服務程序和銷售方案以及銷售預算，組織和落實相關銷售業務；總結和分析美食節銷售活動的成敗得失。
(六)總結分析
針對美食節活動的總結分析包括：對美食節活動的開展成敗與否，可以通過抽樣調查的方式和客人投訴情況廣泛收集食客、代理商、供應商和工作人員的意見；建立和完善客史資料和檔案，為餐飲企業今後相關活動提供經驗和決策依據，也為企業銷售人員開展公關活動提供詳細資料和信息。一般來說，美食節客史檔案應包括以下內容：美食節客戶姓名、宴會日期、人數、桌數、費用、菜單等記錄；美食節菜單活動資料，尤其是美食節期間貴賓、宴會部接待的檔案資料，如私人或企業團體的宴會預訂表、賓客宴會的電話記錄稿、書信複印件、傳真等、政府指令性宴會預訂的機密文件資料、團體賓客(VIP的隨行人員)人員名單和簡況、大型宴會或高級宴會的領導小組成員和會議簡報、高級宴會的組織機構和崗位以及全員名單；飯店參與高級宴會活動的各部門所製定的活動計劃；宴會廳的布置計劃和需求的物資用品清單；整套的宴會菜單(包括記者招待會、簽字儀式、雞尾酒會所需的茶水、飲料、小食品，還有隨行、陪同、司機桌的菜單)、酒單和賬單；美食節活動期間突發事件和應急處理的情況記錄；美食節活動中，各部門所撰寫的宴會活動總結；美食節期間受表彰的管理人員和服務人員名單及事跡；美食節期間日常演奏的樂譜及樂曲的名稱；美食節宴會主桌上主人、主賓等賓客席次安排及台型布置；美食節活動所拍攝的錄像、照片資料；賓客對美食節菜肴的讚譽題詞和饋贈、感謝的資料；賓客對美食節活動的意見反饋；美食節活動中的各種配套活動的主要資料；美食節活動中工作人員的班次安排及各服務班組的工作彙報總結資料；美食節活動的綠化和鮮花裝飾布置。
當然，在建立和完善了美食節客史檔案之後，還需要通過對美食節的跟進調查，總結評估美食節活動計劃與目標的一致性，美食節活動實施過程的績效進行分析，從而肯定成績，找出不足之處，並且為今後其他類似的美食節活動提供參照和經驗教訓。
思考題：
1.什麼是宴會？宴會管理有哪些基本特點？
2.宴會的前期準備有哪些要求？
3.宴會的類別及其經營的特點？
4.宴會的預訂需要做哪些工作？預訂人員應怎樣受理預訂，怎樣能保證預訂的準確性？
5.宴會廳的設計要注意哪些方麵，其中台麵設計有哪些種類？