3.簽訂預訂合同
如客戶和宴會部雙方都認為舉辦宴會的細節問題已確定，那麼就簽訂宴會合同，合同一式雙份，雙方各執一份，宴會合同一經簽訂，如需變更，需雙方協商解決；收取定金，簽訂合同後，飯店可要求宴會舉辦單位或個人支付一定的數量的定金(一般為宴會總費用的10%-30%)；雙方簽署確定書後，一般在活動確定舉辦日期的前15天，要主動征詢客人的意見，活動舉辦前的7天，要再次致電征詢意見，舉辦的前三天，要向客人彙報我方的具體工作落實情況。最後將宴會預訂單分成“待預訂”和“已確認”兩類按時間順序分入檔案，或輸入電腦，對已確認的宴會預訂單發出宴會通知單，送交各部門，預訂員隨時與客人保持聯絡，如客人對內容有變動或取消，應迅速填寫“宴會更改通知單”或“預訂取消報告”，注明原編號以及變更的具體內容。
二、宴會組織管理
(一)宴會前期準備工作
大型宴會及其重要接待任務事先要召開主辦單位和相關責任部門的溝通會議，明確活動內容和服務要求，解決保安、消防、批文、準辦證、工程等方麵的配合、泊車位、公關和衛生事宜，落實具體安排，確保宴會舉辦的順利開展；活動開始前，檢查部門人員到位情況，檢查布置情況。宴會部準備宴會清單，落實和布置場地和相關設施，安排服務員的具體工作及其服務要求。采購部和廚務部負責采購和製作各式菜品、飲品等。
(二)宴會意見反饋
宴會結束後，宴會的銷售人員應該向宴會主辦單位或個人征求意見和建議，並以電話或登門拜訪的形式向客戶表示感謝，善後服務有利於宴會部門了解市場需求，調整產品內容，改善服務方式，以提高服務質量。另一方麵，也是飯店鞏固老客戶，發展新客戶，吸引潛在客戶的有力促銷手段。
宴會結束後還有走訪客戶和舉辦聯誼等活動，包括諸如返還客人的遺留物品，及時處理客戶投訴等等。走訪客戶，主要是飯店宴會銷售人員在每次活動結束後，在節慶日定期地用登門拜訪或其他形式走訪客戶(主要是老客戶、VIP客戶、團隊客戶、潛在客戶)。走訪前應事先用電話預約，約定具體時間，走訪時應著裝整潔，禮貌、誠懇、虛心地谘詢客戶對飯店宴會及其他餐飲活動的菜品和服務方麵的意見和建議，走訪完畢時可以留下一些小禮物。並且在返回飯店後及時將意見和建議反饋給餐飲部，以便以後揚長避短。
聯誼活動，主要為與客戶聯絡感情、加強溝通、餐飲部在一些節假日或不定期舉辦一些客戶聯誼活動，形式靈活多樣，如便宴、歌舞等文藝演出，聯誼活動應擬定待邀請的客戶名單，印發請柬，並用電話聯係落實出席客人人數，做好組織準備，誠懇地征求客人意見，以便提高宴會服務質量。
(三)建立客史檔案
宴會的客史檔案是飯店的財富和資源，它可為企業領導的決策提供科學的依據，為飯店開展公關、提高知名度提供詳細的資料，為宴會組織者提供豐富的經驗，還可為新員工上崗培訓提供生動、具體、真實的教材。
它主要包括下述內容：私人或企業團體的宴會預訂表；客人預訂宴會的電話記錄稿、書信複印件、電子傳真件；政府指令性預訂宴會的機密文件、資料；貴賓客人的有關資料；團體客人的名單和簡況；大型宴會或高級宴會的領導小組成員以及會議簡報；高級宴會的組織機構和崗位以及全部成員名單；飯店參與高級宴會活動各部門所指定的活動計劃；宴會廳的布置和需求的物資用品清單；宴會菜單、賬單；宴會現場偶發事件和應急處理的情況記錄；參與高級宴會的飯店各部門所撰寫的宴會活動總結；受表彰的宴會管理人員和服務人員名單以及先進事跡；宴會演奏的國歌樂譜、受歡迎的樂曲名稱；宴會主桌上主人、主賓等賓客位置和名單；客人對宴會讚譽題詞和饋贈、感謝等資料；客人對宴會的投訴複印件；主、賓對餐飲食品的反饋；飯店接待貴賓宴會的檔案資料；宴會活動拍攝的錄像、圖片資料；宴會前和宴會中配套活動的主要資料；宴會服務組的工作彙報總結資料。