星級飯店的宴會部從屬於其餐飲部門，宴會部的管理人員直接受餐飲部經理的統一領導和指揮，但是由於宴會部的管理也具有一定的特殊性，因為宴會是在普通用餐基礎上發展而來的高級用餐形式，比如宴會的規模、菜品、酒水的種類、數量以及宴會台麵設計布局、宴會會場的環境布置等都要求管理者事先準備充分、考慮停當，所以要求宴會部的管理者必須具備更強的組織各種宴會的實際技能和應變能力。
宴會的經營具有不同宴會等級規格的差異性和廣泛性特點，而宴會的客人需求和其消費水平的高要求又決定了宴會不同於普通餐食的規格標準和服務檔次，因此，宴會的經營服務過程很複雜，要做好一係列的工作，其涉及的範圍必然很廣泛，需要飯店各部門的協調配合。社會餐飲的宴會服務接待規格要求與星級飯店的宴會服務運作有一定的相似性，這裏就不加以展開贅述。
一、宴會預訂管理
(一)概念
宴會預訂管理是指宴會部工作人員和宴會的主辦方經過接觸協商，根據宴會主辦者對宴會舉辦的構想、設計和要求，以及根據本飯店宴會部的具體承辦條件和狀況，就宴會舉辦的具體內容和方案進行事先協商和確認，並簽署預訂合同、繳納訂金的過程。
(二)預訂方式
1.直接預訂
直接預訂是宴會預訂中最為有效和實用的一種通過直接麵談的形式來預訂的方式。一般當宴會出席人員的身份較高或宴會的檔次較高時，宴會主辦者都會要求以麵談的方式直接預訂，然後在麵談中，由宴會部的銷售人員和預訂員向客人詳細介紹宴會的有關場地、菜單設計、服務要求等具體事項，盡量滿足客人的要求，並協商確定付款方式，填寫宴會預訂單，記錄預訂者的姓名、地址和聯係方式等。
2.電話預訂
電話預訂也是一種較為普遍的宴會預訂方式，適用於小型宴會或非正式宴會的預訂。與直接預訂不一樣的是它必須在電話中推銷介紹宴會產品，並落實宴會的相關細節問題，口頭填寫宴會預訂單，這種預訂形式相對隨意，因此，宴會前的準備工作也無法提前進行，往往要等到客人到了以後或交了預訂訂金後再作。
3.傳真預訂
傳真預訂是比較快捷的書麵預訂方式，客人能夠更詳細的要求宴會舉行的質量和相關細節，具備一定的法律約束力，一旦確認預訂，就不能隨意更改，否則要承擔相應的違約責任。
4.其他預訂方式
在信息科技發達的今天，網絡預訂已經越來越完善，以其內容的準確性、預訂時間和預訂地點的不受約束性和便捷性以及具有一定的法律保護性等優點日益被客人和飯店所接受。當然，傳統的書麵寫信預訂方式雖已隨著時代的變化，人們通訊交流方式的變異而逐漸淡出，但不可否認，仍有一部分客人樂於保留和使用這種預訂方式進行預訂。
(三)預訂程序
1.預訂準備工作
熟悉飯店宴會使用場地的麵積、形狀和布局等信息；掌握宴會菜單的價格和各種菜品組合，以及食品原料的時令特點和相應成本；熟悉不同檔次宴會的服務標準和接待規格以及其宴會會場布置的硬件要求；根據酒店的淡旺季、新老客戶的不同，了解酒店銷售策略的實施技巧和充足的銷售宣傳資料；建立完整的客戶資料，熟悉客人的消費習慣和偏好，利於製定銷售策略；建立完整的客人投訴的記錄，隨時翻閱和糾正；了解未來半年宴會預訂情況，對大型活動和重要客戶緊記在心。
2.接受預訂
首先，接受客人來電或來訪預訂。在電話鈴響三聲以內接聽電話，三聲後接聽應向客人道歉並熱情禮貌地問候；如客人來訪，應站立迎接，禮貌問好；仔細詢問並記錄下客人的單位、姓名、聯係電話以及預訂的人數、日期與就餐要求；如來電預訂，可建議客人來酒店麵談，親自視察，如來訪預訂，可為客人提供相關資料並陪同參觀。
其次，確認預訂。當客人提出預訂要求時，要仔細查閱宴會預訂記錄本，了解相關場地是否已被預訂，才可以跟客戶進一步的協商討論；傾聽客人講述宴會要求時，態度要誠懇，做到耐心細致，禮貌為客人做解釋並主動向客人介紹飯店的設施以及菜品的種類。並認真記錄宴會的類型、日期時間、出席人數、宴會名稱、舉辦單位或個人聯絡電話、宴會廳名稱和廳堂的設計、菜單的菜品和飲料、收費標準和付款方式、接受預訂的日期等。等到雙方就宴會的舉辦場地、就餐時間和服務項目均取得一致意見時，方可確認預訂，要禮貌感謝，並為客人寄發宴會確認書，裏麵附加有關合同條款，預訂訂單等盡可能詳細的資料，待收到客人回執後，認真核實有無變動要求，最後才算完成預訂的確認工作