我們在做事情前首先需要分清楚，哪些事情是緊急而重要的。如果將大部分時間和精力都用到了不緊急不重要的事上，那我們辦事的效率和成效就會收之甚微。
那些在職場上辦事效率高，深得領導賞識信任的成功人士都很清楚這樣一點：工作需要分清主次輕重，先做最重要的事情，把寶貴的時間用在最有“生產力”的地方。
日本鬆下幸之助向來有待客謙恭有禮的美名，他每次與來客把事情談妥後，便很有禮貌地站起來，與客人握手道歉，遺憾地說自己沒有更多的時間再多談一會兒。客人都很理解他，對他誠懇的態度也都非常滿意。鬆下幸之助先生為什麼不多花時間和客人再閑談一會兒呢？因為他知道時間是世界上最寶貴的資本，更多更重要的事情等著他去做。
有關人士調查，有很多實力雄厚、深謀遠慮、目光敏銳、吃苦耐勞的大企業家們，都是以沉默寡言和辦事迅速而著稱的。他們所說的話，句句都很準確、到位，都有一定的目的。
快速地完成工作任務，意味著與同事們同等量的時間裏，你可以完成更多的工作；先做最重要的事情，意味著你是一個有“思想”的人，會站在領導的立場思考問題，並以最快的速度去執行領導的意願，而不是眉毛胡子一把抓，抓到什麼工作就做什麼的糊塗人。工作如此高效率的“執行者”，定能在其他同事中脫穎而出，深受領導的重用。
曾經有一段時間，伯利恒鋼鐵公司的管理一度陷入困境，總裁仕瓦柏先生於是出高價欲買一個有效的管理方法。
有一天，一位叫利的先生找到仕瓦柏，表示自己有一個辦法能夠幫助仕瓦柏提高公司業績。但是很不巧，利先生到的時候，仕瓦柏先生正在忙，而且馬上要離開公司去出差。利先生一再強烈要求見仕瓦柏，最後仕瓦柏隻好說：“好吧，不過我隻有幾分鍾時間。”
利先生於是說：“我有一個方法，可以使您更有效地管理您的公司，可以使您的公司效益提高兩倍或三倍，使您的事業空前成長。”仕瓦柏非常有興趣地說：“每個人都想有所突破，你所說的方法是什麼呢？”
利先生說：“現在請您拿出一張紙來，在紙上列出你明天必須要做的6件最重要的事情。”仕瓦柏遵照利得要求，拿出一張紙並在上麵寫了6件第二天亟待去解決的事情。寫完之後，利先生請他在這些事的前麵編上號碼，最重要的事前麵寫“1”，第二重要的寫“2”，一直寫到“6”號。
“現在請您把這張紙放入口袋。明天早晨醒來第一件事就是把紙條拿出來，去執行第一項任務。不要看其他的，隻看第一項。著手辦第一件事，直到完成為止。然後用同樣的方法做第二項，第三項……直至你下班為止。”
幾個星期後，仕瓦柏先生寄了一張支票給利先生，並付上一封信。信中寫道：“你所提的建議經過證實後，已經成為我們公司管理上最重要的一項原則。”仕瓦柏先生還說，和利交談的半個小時是他一生中最有價值的一堂課。
從此，仕瓦柏嚴格按照利先生的方法來管理伯利恒鋼鐵公司，最後它成了全世界最大的私人鋼鐵公司。
其實，仔細想一想就會覺得，這並不是什麼了不起的秘訣，隻是大部分人在實際工作中都會忽略這樣一個原則：分清主次，先做最重要的事情，從而總是會本末倒置，先做較不重要的，卻擱置了最重要的，或者根本就混在一起不知從何做起。
身為工作的執行者，我們在接到領導下的任務時，就應該懂得判斷工作的輕重，從而先後執行。假如把所有必需幹的工作按重要程度分為十項的話，那麼隻要把其中最重要的幾項做好，假設是兩項；那麼剩下的六項工作，就先不要費時間和精力去考慮。拋開這些無足輕重的80%的工作，集中時間和精力來做那最有價值的20%的工作，這種執行方法將會給你帶來意想不到的收獲。