第一節 FOXHIS軟件簡介
FOXHIS係列軟件在不斷的發展過程中，從事務型軟件（對飯店的手工操作的模仿）走向管理型軟件（參與飯店的管理，提高飯店的管理質量），並進一步地向決策型軟件發展，從而達到了更高層次上的飛躍。無論軟件本身的成熟度、穩定性、可靠性和安全性，還是軟件的靈活性、可移植性、群集性，甚而管理上的先進性、嚴密性，都達到了國內先進水平，在某些方麵（如靈活性和可移植性方麵）已經超過了國外的許多著名軟件。目前基於Web的飯店管理信息係統以及飯店的辦公自動化係統正在開發完成，形成飯店管理（包括飯店集團管理）所需要的FOXHIS係列軟件。
本章將以FOXHIS係列的最新版X5為例，介紹飯店管理信息係統在飯店管理中的應用實例。
一、係統概念
FOXHIS飯店管理係統中有很多與飯店業務緊密相連的概念，隻有熟悉了這些概念，讀者才能更好地掌握運用FOXHIS。
班別：為便於統計，根據上班情況，係統將班次分為四個，分別用固定的一位數字表示：1——早班，2——中班，3——晚班，4——夜班。操作員在進入係統時，必須根據實際情況輸入班號信息。
工號：是操作員的編號，最長可以是11位，編號形式沒有特別規定，可以是數字、字母，也可以是字母與數字的結合，如156、A15、ZXJK等都可以定義工號。工號是唯一的，與實際工號有區別，必須在前台維護係統中定義之後才能在本係統中使用。
密碼：密碼長度為1至7位，輸入時要注意字母大小寫的區別。進入飯店管理係統的初始密碼是由電腦管理員（或工程師）在前台維護係統中定義的，操作員用初始密碼進入係統後，可以對密碼進行修改。
賓客分類：係統將賓客分為散客&成員、團隊、會議三類。
主單：本係統中把散客、團體成員、團體&會議的登記單稱為主單，因此主單又分為散客主單、團體成員主單、團體&會議主單等。
賬號：賬號是客人賬單的計算機代號，它由計算機自動產生。本係統涉及的賬號有散客&成員賬號、團隊賬號、會議賬號、AR賬號、消費賬號等。
房類：是房間類型代碼，最多可以是3位，這3位既可以是字母、數字，也可以是兩者的結合。房類一般由工程師或電腦管理員在前台維護係統中定義。如可以定義“BJA”表示南向標準間；定義“SR2”表示雙人間。
房價：房間的實際賣價。
二、主單狀態
主單狀態反映一個客人的信息在飯店中所處的狀態，本係統對客人的不同狀態用專門的字母表示。
三、客房狀態
每種房間類型，FOXHIS係統允許最多使用3個大寫字母來表示。
四、登錄窗口
一般係統管理員會把飯店管理軟件的快捷方式放在桌麵上,讀者隻需根據需要在桌麵上選擇功能模塊的快捷圖標，雙擊即可打開登錄窗口。
正確輸入【班號】、【工號】、【口令】三項信息，單擊選擇語種（中、英文兩種），即可進入係統。
五、退出
FOXHIS飯店管理係統支持多種不同的退出方式，常用的有以下三種：
（1）執行其他→退出係統，係統提示“是否確信退出係統”，單擊是（Y），成功退出係統。
（2）同時按住CTRL和X兩鍵，係統同樣出現信息提示，單擊是（Y），也能成功退出係統。
（3）單擊退出圖標。
第二節 FOXHIS前台係統
一、預訂管理
（一）檔案
檔案是飯店極富價值的資料，有利於飯店對客提供有針對性、個性化的服務以及開展市場調研，以鞏固和穩定客源市場。一般在客人離店後，前台人員會將客人的有關資料記錄下來並予以保存。FOXHIS係列產品，非常重視賓客檔案的作用，設計了非常全麵的賓客檔案信息。
主窗口下，按CTRL+P，打開『客戶檔案列表』窗口。檔案分成五大類：賓客、團體&會議、公司、旅行社、訂房中心。
輸入查詢條件，單擊確認，顯示查詢結果列表。雙擊打開檔案主單。
其中，喜好與特要是指客人的特殊要求、喜好，其中特殊要求、偏好房號、排房要求直接與預訂掛鉤。優惠策略是指房價、餐飲等消費優惠，直接與預訂相關聯，一般由銷售部建立、維護，供預訂、接待員查詢使用。圖像資料與相關人項需錄入聯係人、簽單人、負責人的簽名，並掃描照片。
對於有檔案的賓客，預訂時，係統會自動找到匹配檔案，並把相關信息自動帶入預訂單，提高預訂員工作效率。
（二）賓客預訂
1. 賓客預訂操作步驟
（1）預訂主窗口下，按CTRL+E，打開『房價查詢條件輸入』窗口。
（2）輸入已知的訂房信息，如到達日期、天數、房類、客人姓名、公司名稱等，確定，係統將顯示當前可用房資源、客人能享受的房價等信息。
（3）單擊選中某價格，該價格被黑色覆蓋，“房價碼”處顯示該房價包含的基本信息。單擊預訂，打開預訂單。可以看到，賓客若有檔案則【本名】、【姓】、【名】、【姓名2】、【國家】、【V.I.P】、【語種】、【稱謂】、【性別】、喜好與特要等個性化服務信息都會自動從檔案導入預訂單，【到達】、【離開】、【房價碼】、【房類】、【房價】、【包價】等信息若已在『房價查詢條件輸入』處輸入過，則係統也會把這些信息自動導入預訂單。
（4）錄入客人的【市場】、【來源】等其他信息。
（5）基本信息輸入完整後，單擊工具欄上的存盤按鈕，保存所錄信息。保存後，係統自動生成賓客賬號、預訂號，預訂成功。
（6）補充Profile信息，常見的有補充客人證件信息。預訂主單下，按F2打開檔案窗口，根據實際情況補充信息。
2. 房價查詢
房價查詢項目，查詢條件分三部分，需要說明的項目如下。
3. 賓客預訂主單
賓客預訂單，包括主要信息和附加信息兩部分，列出了這些信息中需要注意、解釋的部分。
4. 各類業務預訂處理
飯店業務中，賓客預訂的情況多種多樣，都要求預訂員能快速進行預訂處理。預訂員可以先輸入幾個必要信息，如姓名、公司/旅行社/訂房中心、抵離時間、房類（如果客人是預訂到房間的，則同時需要選擇房號）等，存盤，其他信息過後補充錄入。
下麵我們將分別說明如何處理各類預訂業務，說明重點是與普通預訂的不同之處。
（1）VIP預訂
隻需在普通預訂步驟基礎上，加上下麵這一步即可：預訂主單下，VIP處選擇VIP等級。
（2）公司、旅行社、訂房中心賓客預訂
公司、旅行社、訂房中心賓客預訂時，在查詢條件處輸入公司/旅行社/訂房中心名稱，係統將自動匹配檔案，查詢協議單位信息，從檔案列表中找到目標單位，確認，係統將自動在『Rate Query』窗口顯示該公司可以使用的房價碼，供預訂員選擇。其他操作同普通預訂，不再重複。
（3）升級
升級的意思是將高價格種類的房間按低價格出售。飯店一般在房間緊張時，向有預訂的客人升級銷售，或對重要客人提高接待規格，作出升級銷售。
X5係統中處理升級十分簡單，隻需在預訂單正確錄入【從...升級】、【房類】、【理由】等項，即可完成房間升級銷售。係統將通過升級報表，全麵反映升級情況、升級原因，協助飯店管理升級業務。
（4） 一個客人預訂多間同類型客房
一個客人預訂多間同類型客房，根據當時是否分房，處理上有區別。
對於不分房的，一般在預訂主單中，【房數】處輸入需要的客房數即可。如輸入2，表示客人需要所選房類2間。
若預訂多間同類型客房且需要分房，一般有兩種方法：一是使用複製功能，二是在不分房的基礎上使用分房功能完成。
方法一：使用複製功能
預訂主單上，單擊複製，打開『主單複製』窗口，根據賓客實際需求，修改相關項目，存盤即可。
方法二：使用分房功能
假設一個客人已經預訂了多間某類型客房，需要確定房號。單擊分房，彈出『綜合排房』窗口。按客人要求選擇房號。
分房有兩種方式：手工、自動。手工分房就是選擇所需房號，單擊分房按鈕；自動分房不需要選擇房號，隻需直接單擊自動按鈕，係統將自動自上而下分房。
（5）一個客人預訂多間不同類型客房
預訂多間不同類型客房，根據當時是否分房，處理上也有區別。
對於不分房的，建議直接使用複製功能即可。對於分房的，在此基礎上，再使用分房功能，操作同預訂多間同類型客房。
（6）同住
同住用於解決一個房間住多個客人的情況。這種情況可以分成兩類：兩個都有預訂的客人同住、新增同住客人，分別對應合並現有預訂、新預訂兩個功能。
X5係統。
飯店中，已預訂或已有客人入住的客房，增加同住客人的情況比較多，下麵將說明如何運用新預訂功能，處理此類同住業務。
第一步，賓客主單下，單擊同住，彈出『同住/共享』窗口。
第二步，【姓名】處輸入新增客人姓名，單擊新預訂，係統將根據所輸姓名與賓客檔案匹配。若該客人有檔案，係統將自動調用該檔案；若客人是第一次來店，則必須為客人新建檔案。
第三步，經過檔案匹配後，彈出房費分配窗口。房費分配窗口，隻有兩項信息是可以修改的，即【房價】、【主賬】。其中主賬指的是對應房費承擔對象。若房費由當前客人承擔，則直接確認即可。
（7）自用房、免費房
自用房、免費房操作與一般預訂（登記）相同，隻需增加一步：賓客主單下，【市場】代碼選擇自用房或免費房即可。
5. 預訂信息修改
客人預訂後，經常會出現這樣的一些業務要求：修改信息、補充信息、取消預訂、取消後要求恢複等。
（1）補充信息
補充信息操作非常簡單，預訂單上有的項目，隻需直接錄入，存盤即可；對於預訂單上沒有的項目，如【證件類型】、【證件號碼】等,一般都在賓客檔案中，隻要調出賓客檔案補充即可。
（2）修改信息
信息的修改操作也是簡單的，預訂單中找到需要修改的項目，修改，存盤即可。
（3）取消預訂
客人由於各種原因無法到店入住的，一般會通知飯店取消預訂。預訂單下，執行狀態→取消，即可取消預訂。係統建議操作員取消預訂時，輸入取消的原因，以便飯店對預訂取消數據作出分析。
（4）取消後要求恢複
取消預訂的客人，要求再預訂時，可以使用恢複功能，恢複預訂，避免預訂員重複勞動。賓客預訂主單下，執行狀態→恢複即可。
（三）團隊預訂
一個完整的團隊&會議信息包含了兩類主單：團體主單與成員主單。團體&會議主單記錄了整個團隊&會議的總體信息，而成員主單則對應於各成員的具體信息。成員主單界麵與散客界麵基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。但因同一團隊的各成員間有很多共性，為了更快捷地操作，係統為成員設計了批量信息處理功能。
1. 新建團隊&會議預訂
（1）執行預訂→新建團隊預訂，打開團隊預訂主單。
（2）【名稱】項下，輸入團隊名稱，確定【國籍】、【語種】。多語種是X5係統的重要特點之一，預訂時選擇正確的語種，打預訂確認單時，係統會默認所選語種。
（3）確定客人類型，如【旅行社】或【公司】/【訂房中心】等，此處以旅行社為例。光標移動至【旅行社】處，輸入旅行社名稱，回車，係統自動匹配旅行社檔案，客戶檔案查找窗口顯示符合查詢條件的旅行社列表，選中。單擊確定，【旅行社】處顯示該旅行社檔案號，【房價碼】處顯示該旅行社專用協議代碼，移開光標，顯示旅行社全名。
（4）錄入【抵離日期】、【成人】、【小孩】等其他信息。基本信息錄完後，單擊存盤按鈕，係統自動生成團隊賬號（G＋9位流水號）與預訂號。
（5）單擊預留按鈕，打開客房預留窗口，選擇【房類】，輸入【房數】、【人/間】。單擊確定，彈出確認窗口，單擊是（Y），某房類預留成功。若需預留其他房類，隻需重複前述操作步驟即可。
2. 客房預留處理
客房預留即建立團隊占房，是團隊&會議業務處理中特有的功能。團隊預留房處理包括客房預留、調整預留數、釋放純預留。
（1） 客房預留
打開『客房預留』窗口，輸入【房類】、【房價】、【房數】，修改相關信息，確定即可。
（2） 調整預留數
預留數有增減變化時，需要調整預留數。
團體預訂單下，雙擊預留記錄，打開『修改預留』窗口，選擇【房類】，表示換房類；修改【房數】，調整需要數；也可修改預留時間（【開始】、【結束】）、【房價】。單擊刪除，表示刪除預留記錄。
（3） 釋放純預留
團隊主單下，按F8或執行客房→釋放所有純預留，即可釋放團隊純預留資源。
3. 成員信息批量處理
批量處理功能可以批量處理成員入住、預訂取消，批量開關電話、VOD等接口，修改抵離日期等。
單擊批量處理按鈕，打開『住店信息批量處理』窗口，多選目標成員，選擇需要批量修改的項目，執行即可。
4. 定義團隊付費
團體賬務分為團體主單賬務和成員賬務兩部分。這兩者之間通過團體付費的設置實現成員費用到團體主單的自動轉賬，因此團體付費也可以理解為團體成員（定義賬戶）的批量設置。團體付費定義是否正確，直接關係到團隊的結賬速度。
通常團體付費的定義是由飯店預訂員或接待員在預訂或登記時完成。
團體主單下，單擊“4.團體付費”，彈出『選擇費用類型』窗口，費用類型按樹型結構顯示，單擊多選框，選擇費用，確定即可。
值得注意的有兩點：第一，團體付費定義前後，請比較成員房間定義賬戶的變化。第二，團體付費隻對定義之後的錄入的費用起作用，對於定義之前已有的費用，如需要轉賬，必須手工處理。
5. 會議室處理
會議室資源的占用，是會議團的特色，FOXHIS係統中會議室可以實現批量預訂，作出特色摘要，使用非常方便。會議團主單的處理同旅行團，請參考本章相關說明。
會議室處理有兩種方法：會議預訂單下，單擊“會議室”；或使用查詢下的會議室預留情況功能。
下麵僅以第一種方法說明如何新建會議室預訂。
（1）預訂主單下，單擊“會議室”，打開『會議室』窗口。
（2）單擊空白圓圈選中該場會議，再單擊繼續選擇其他會議室資源，單擊預訂按鈕，打開『會議室預訂』窗口。
（3）錄入【聯係人】、【摘要】等信息，確認即可。
說明：（1）係統中，每天會議室分三場，上午、下午、晚上，每個圓圈代表一場會議。圓圈的顏色表示會議室的占用情況，如白色表示會議室資源空閑、紅色表示已有預訂，方形表示當前主單預訂。
（2）會議室資源調整包括：增加會議室預留、取消會議室預留、修改會議相關信息等。增加同新建，取消預留隻需修改會議室預訂單上的狀態，修改信息隻需打開會議預訂單進行修改。
（3）會議室資源管理，可執行查詢→會議室預留情況，打開『會議室預留』窗口，該窗口顯示了飯店指定時間段內，會議室資源的預留情況。使用者可通過不同顏色，直觀的掌握指定時間段資源的占用情況，從而進一步做好資源調配工作。
6. 散團轉化
在飯店實際業務操作中經常會遇到團隊未到而某一成員先期到飯店，或者團隊已走仍有成員滯留的情況，為了此類業務，係統專門設計了散團轉化功能。
成員主單下，執行其他→散團轉化，可處理成員出團；散客主單下，執行其他→散團轉化，可處理散客入團。
注意：（1）賓客入團、成員出團操作都應注意房價的問題，如有變化需手工修改。
（2）另在轉化過程中，賬號不改變，隻改變了團隊號。
二、接待管理
X5接待係統設計了本日將到賓客列表、直接上門、綜合排房、QROOM等功能。接待員可以通過本日將到賓客列表，直觀地了解本日的接待任務；通過直接上門功能，為Walkin客人登記入住；通過綜合排房功能，把握當前房類資源，按需求為本日將到未分房的客人分房；通過QRoom功能，實時通知客房中心搶房。
（一）散客登記
散客登記一般分預訂客人登記和直接上門入住兩類。
1. 預訂轉登記
預訂客人到店後，轉登記前，操作員必須檢查客人的預計抵店時間是否為本日，是否已經分房，確認相關信息後，主單下執行狀態→登記，賓客狀態由R→I，登記成功。
2. 直接上門
直接上門客人是指沒有預先訂房而前來入住的客人，又稱“無預訂散客”。使用直接上門功能，不但能為直接上門客人登記入住，係統還能正確統計飯店每日/每周/每月接待的直接上門客人數。
X5係統中，直接上門處理有獨立的入口，即接待→直接上門，預訂存盤時，係統會提示“當前Walkin賓客是否馬上入住”，除此外其他操作與有預訂的客人處理步驟相同。
預訂主窗口下，執行接待→直接上門，打開電腦預訂單。
（二） 綜合排房
為預訂客人排房，一般有兩種方式：綜合排房（批量排房）與逐個排房。操作員要掌握兩者之間的異同點，視具體業務需求選擇最合適的方法。
1. 逐個排房
逐個排房即賓客預訂單下，單擊房號，打開『客房選擇』窗口，選擇房號。
2. 綜合排房
綜合排房可為滿足不同條件的客人挑選最合適的客房。執行接待→綜合排房，或按CTRL+B，打開『綜合排房』窗口。