3.信息儲存
信息儲存就是把不用的信息保存起來，以備將來使用。由於存儲設備價格的大幅度下降，飯店管理信息係統可以實現海量存儲，使飯店管理人可以隨時隨地的使用和查詢係統中的信息。係統在設計時，必須確定保存信息的思路，即為什麼要存儲這些信息，以什麼方式存儲這些信息，存在什麼介質上，將來有什麼用處等。目前信息儲存的常用介質有磁帶、磁盤、光盤等。
4.信息的加工和處理
信息的加工和處理必須根據數學的方法，通過數學的處理模型、預測模型、分析模型、決策模型設計相應的加工處理程序。信息加工的範圍很大，有簡單的查詢加工、排序和分類加工、分析和預測加工、控製和決策的加工等。對於決策方麵的加工，還必須采用人工智能技術，構造決策模型。因此，在飯店管理信息係統中，必須備有三個庫：即數據庫、方法庫和模型庫，為係統的數據處理能力提供了廣闊的前景。
5.信息的維護和使用
保持信息在經營過程中都處於合用狀態叫信息維護。飯店管理信息係統需要花費很大的開銷保證信息的合用。它包含了係統在使用過程中的全部數據管理工作，保證了係統數據信息的準確、及時、安全和保密。信息的維護也保證了飯店管理人可以隨時隨地地使用係統中的信息，不至於需要的信息半天都找不到。
信息的使用主要是高速度高質量的為飯店管理人提供信息，這是技術方麵的問題；另一種是信息運用的問題，即如何實現信息的價值轉換，使信息真正為飯店經營服務，使管理人員可以利用信息進行飯店管理的控製，實現輔助管理的決策。
（二)擴展功能
1.分析和預測
飯店管理信息係統除了以上的基本功能外，分析和預測是飯店管理信息係統的新的擴展功能。這些功能基本上是獨立運行的模塊，如餐飲成本分析模塊、前台客源分析模塊、客房價格預測模塊、財務報表分析模塊、客房經營保本分析模塊以及飯店經營預測模塊等。通過分析和預測功能，我們就可以對飯店的經營過程進行有效的控製，提高了飯店管理的精度。
目前大多數飯店管理信息係統都已開發了相關的分析模塊，特別是在高星級的飯店裏，其管理信息係統都必須有分析和預測的處理功能，有效地提高了飯店管理的效益。
2.決策功能
決策功能是飯店管理信息係統發展的最高階段，管理就是決策，支持決策是飯店管理信息係統必須開拓的重要功能，但也是最困難的任務。因為管理決策人的工作風格差別很大，每個人都有自己獨特的工作方式，軟件的開發工作量相當龐大，而且必須借助於計算機最前沿的人工智能技術。
按照決策方法和決策過程的可描述程度，管理決策可分為結構化決策、非結構化決策和半結構化決策。結構化決策的目標比較明確，結構清楚，有規律可循，通過數學的方法就可以求解。非結構化決策，其過程比較複雜，一般毫無規律可循，必須根據掌握的材料用數學模型模擬運算，讓計算機提供多個方案給決策者選擇。半結構化決策可以通過化解的方法變成結構化決策，從中找出一定的規律，變成確定的解決方案。目前，大多數的飯店管理信息係統僅能解決結構化的決策和部分半結構化的決策，對於支持非結構化決策的飯店管理信息係統，目前還在探討之中。如飯店客房的價格問題、飯店投資的選擇問題以及飯店促銷活動的選擇問題都是屬於非結構化的管理問題。
三、飯店管理信息係統的結構
飯店管理信息係統的結構有概念結構、功能結構、軟件結構和硬件結構等多種視圖，HMIS作為一個飯店業的管理信息係統，也必然有一定的係統結構，這種結構反映了係統整體與各個部分之間的信息關係，也反映了整個HMIS的數據處理方式與數據傳輸方式，結構決定了信息係統的主要性能。
（一）飯店管理信息係統的硬件結構
硬件結構指HMIS的物理結構，即HMIS硬件係統的拓撲結構。HMIS的硬件結構一般有三種類型：單機批處理式結構、集中處理式結構和分布處理式結構。這三種結構是隨計算機技術發展而產生的，並還在不斷發展變化著。
1.單機批處理結構
早期的HMIS都是單機批處理結構，這種結構由一台主機、顯示器、鍵盤、打印機等組成。這種單台計算機的結構裝上HMIS軟件就構成了一個完整的HMIS係統，當需要處理數據時，可隨時將一批待處理數據按一定時間間隔，一次性輸入計算機進行批處理。這種單機批處理結構方式，往往一個人單獨占用了一套計算機係統，上機時帶上待處理的數據，下機後取走作業報告或結果，因而數據共享和實時處理性能較差。目前飯店管理係統中已很少使用這種結構。
單機批處理結構對應的數據處理方式為批處理方式，它是根據需要成批地把處理作業交給計算機，因此是一種脫機的非實時處理方式。
2.聯機集中式處理結構
單機批處理結構的數據處理效率不高，數據共享性能也差。隨著計算機技術的發展，出現了多台終端的聯機係統，通過終端與計算機聯係，進行各類數據處理的作業，這就是集中式數據處理結構。聯機集中式處理結構采用一台或二台小型計算機或超級微型機作為主機，管理人員可以在任何時間通過各終端與主機聯係，進行各類數據處理作業。由於各終端隻能作為數據的輸入輸出，不能直接進行數據處理，所以稱集中式處理結構。集中式處理也叫聯機處理，是一種實時處理方式。
集中式處理結構的優點是數據處理能力強，數據安全，可靠性高。缺點是終端本身沒有處理能力，係統處理速度將隨終端數量的增加而明顯減慢，而且一般終端隻有字符界麵，用戶界麵不美觀。在PC機及Windows流行之前的20世紀70年代到80年代末，集中式處理結構是飯店最理想的HMIS結構。聯機集中式處理結構雖然有許多優點，在計算機應用領域占據一定的市場，但隨著計算機應用的深入和計算機技術的發展，這種結構已暴露出一些致命的弱點：第一，一次性投資較大，小型機比一般微型計算機要昂貴得多，而且要使係統可靠性高，一般要配兩台主機並網運行，這樣投資更大。第二，集中式處理結構由於數據集中在主機內處理，一旦主機出現故障，整個係統就會癱瘓，無法運轉。因而聯機集中式處理結構並非十全十美。
3.分布式處理結構
到20世紀80年代中後期隨著微型計算機功能的不斷加強，出現了分布式計算機係統和分布式數據庫係統，管理信息係統朝分布式方向發展。局域網係統就是這種結構的典型例子。這種係統以一台或幾台高檔微機作為網絡服務器，通過網絡連接工作站，而每個工作站都是一台獨立的本身具有數據處理能力的微型計算機，需要時可以聯機入網在服務器內處理數據，所以稱為分布式處理結構。
近年來流行的C/S結構（即客戶機/服務器結構）是最新的一種分布式結構。客戶機支持用戶應用的前端處理，服務器用於支持應用的係統環境，包括數據庫的管理及查詢服務。數據查詢方式為數據庫查詢，網上傳送的隻是查詢的結果，這就大大減少了數據的傳送量，而且客戶機一般基於Windows圖形界麵。C／S結構集中了局域網絡係統和小型機多用戶係統的優點，由服務器和客戶機協同處理，充分發揮係統的各種優越性，是目前飯店中最為先進的體係結構。
C/S結構不但采用了分布處理方式，而且減輕了網絡數據傳輸的壓力，是一種較為理想的實時處理方式。
隨著通訊技術的發展，分布式結構實現了遠程數據處理，或者遠程數據采訪，可以通過電話線、激光、微波和人造衛星等介質實現異地數據處理，或實現兩個或兩個以上局域網絡的數據互訪，這就是廣域網係統。廣域網分布結構最適合飯店集團的信息管理，飯店集團總部可以通過廣域網絡係統有效地管理各地的飯店，各地飯店也可通過廣域網實現互傳信息數據，及時了解各飯店的經營情況。從目前計算機應用的發展趨勢看，廣域網分布結構是今後發展的方向，是建立集團式管理所采用的必要手段，也是目前各連鎖飯店公司進行信息管理的理想模式。廣域網有兩個特殊的類：企業網與全球網(WWW)。全球網中，第一個真正的、可供公共商用的就是Internet網絡。目前，基於企業內部網絡Intranet及Internet瀏覽器/服務器模式的飯店管理係統，國內外正在研製過程之中。
（二）飯店管理信息係統的軟件結構
軟件結構是指HMIS的功能結構，HMIS具有多種功能,各種功能之間相互聯係,構成了一個有機結合的整體,即完整的軟件功能結構。軟件功能結構是根據管理層次和所需功能導出並劃分的。對於飯店來說,是根據飯店的管理層次以及為了完成飯店業務數據處理需要而定義的功能模塊(或子係統)來設計的。在飯店業務管理中，係統功能一般可分為前台和後台兩大部分，此外還可包括前台係統和後台係統功能擴充的擴充係統（有的係統中把擴充係統直接包含在前後台係統中），以及各種各樣的係統接口。
飯店管理信息係統的常用子係統一般具有以下功能。
1.預訂接待係統
預訂接待係統是前台係統的主要功能模塊，主要完成對散客、團體的預訂和接待登記任務，以及對散客、團體的客房分配、加床、退房、拚房、續住等日常管理工作。利用計算機處理上述業務，使總台的工作效率成倍增長，提高了對客服務質量，特別飯店客房的使用情況、預計離店客人情況等可做到一目了然，這是手工管理無法比擬的。
2.賬務審核係統
該功能模塊主要功能是記錄每個客戶在飯店的消費情況，處理散客、團體賬務，負責總台的收銀工作以及夜間的審計工作，所有住店賓客的賬務從交預訂金開始就和該係統發生關係。該係統具體管理總台的收銀日記賬和應收賬款,處理和打印每日報表以及有關的分析報表。所有前台客人從登記入住到結賬離店所發生的一切賬務均由該係統負責處理。
3.程控電話管理係統
程控電話管理是通過程控交換機和計算機聯接的一個電話計費控製係統，實現對飯店內各分機電話的準確計費並可進行各種統計、查詢報表等管理。計算機通過接收到的程控交換機輸出的每條話單內容，並對每條話單進行分解、計算、存儲，完成每個分機的國際、國內直撥電話計費。該係統一部分完成客房分機的電話計費，把電話費用記入到住店賓客的賬戶中，實現客人離店的一次性結賬；另一部分記錄內部管理部門的每一條電話費用的詳細情況，以利於飯店對費用的控製。
4.客房中心管理係統
客房中心管理的主要工作是控製客房狀態、客房設備以及客房用品。通過該係統的計算機處理，總台或總經理隨時可了解客房狀態及有關數據，如可用房數、維修房數、自用房數、不可用房數等。通過計算機的管理，使客房設備和客房用品得到合理使用、減少浪費。
5.餐飲娛樂管理係統
餐飲娛樂管理係統主要完成散客點菜和收銀等日常管理以及餐飲預訂等管理，如餐廳及各娛樂營業點的收銀管理、餐飲成本的動態控製以及吧台商品的銷存管理等，對住店賓客或特殊客人收費自動過賬，實現一次性結賬，並可打印各類營業報表及餐飲稽核報表。
6.總經理查詢係統
總經理查詢係統的主要功能是提供快速查詢，讓總經理等決策者快速、全麵、準確地了解飯店經營管理有關信息數據，以便作出正確的決策。總經理查詢係統提供的信息數據包括前、後台各種營業數據，如前廳接待、預訂數據、房務數據、餐飲數據、收入成本數據、人事數據、工資數據，以及庫存數據等等。
7.財務管理係統
財務管理屬後台係統，財務管理是飯店管理的核心內容。財務管理係統的功能是管理總賬、明細賬、分類賬等，包括賬務處理、原始憑證處理、科目設置處理、賬戶管理、憑證彙總處理、賬目查詢和打印處理、銀行對賬處理、月終年終報表處理、各類報表打印處理等。
該係統存貯的財務數據是飯店最重要的數據，必須有一套安全數據管理機製，並且一定要有災難恢複功能，以保證整個賬務係統的數據安全。
8.人事工資管理係統
人事工資管理係統的主要功能是管理飯店的人事關係及工資，包括檔案管理、勞動組織管理、招工用人管理、員工培訓管理、人事變動管理、考勤輸入管理、工資發放管理、工資彙總管理。在該係統中，通過有效管理可充分利用飯店的人力資源，為員工創造良好的工作環境，激勵員工，提高凝聚力，提高人事工資管理的精確度，減輕人事部門的勞動強度，提高工作效率。
9.工程設備管理
工程設備管理係統主要管理飯店的固定資產設備。飯店固定資產價值比較大，工程設備管理係統對固定資產的分類、用途、維護、統計等進行有效管理，完成設備的購入登記管理、調撥管理、折舊管理、設備報廢管理以及設備查詢打印等管理工作。
10.倉庫管理
飯店庫存原料品種繁多，管理、領用比較複雜，倉庫管理係統能詳細記錄每一筆原料物資出入庫情況。該係統功能包括入庫管理、領料管理、調撥管理、倉庫明細賬管理、預計進料管理、賬務查詢管理以及物品統計報表打印管理等，通過計算機管理，可以提高飯店資金的利用率，使倉庫“賬實相符”，減少庫存積壓。
第三節 飯店管理信息係統的發展
目前，計算機在飯店管理中的應用日漸普及，方興未艾。信息管理已成為現代飯店經營管理中的重要內容，特別是在信息化浪潮的影響下，從信息的角度去管理飯店已逐漸成為飯店管理人的共識。進入21世紀，現代信息技術對飯店經營和管理已產生著越來越廣泛的影響，改變著飯店的組織和經營管理模式。飯店業的發展對飯店信息管理的要求也越來越高，因而對信息管理軟件的要求也越來越高，對飯店管理人如何選用飯店信息管理軟件就顯得十分重要。為了適應社會信息環境的變化和飯店組織經營管理的需要，飯店管理信息係統的模式也正在不斷地加以調整和升級。本節對我國飯店業信息管理軟件的發展趨勢進行簡要分析，目的在於幫助我們了解飯店信息管理軟件的發展方向，對確定飯店管理信息化的戰略目標有所裨益。從近幾年的發展情況來看，飯店信息管理的軟件將朝以下幾個方向發展。
一、單項軟件向集成軟件發展
計算機在飯店中的應用是逐漸發展起來的，開始都是利用計算機處理一些簡單的事務，因而相應的程序軟件都是專門針對某一管理部門的具體事務而編寫的，我們稱之為單項軟件。隨著計算機應用的逐步深入，信息化管理要求越來越高，這種單項軟件就越來越不能適應飯店管理的要求。例如，現代飯店管理要求向“管理一體化”和“信息化”方向發展，即要從整個飯店經營的角度發揮計算機在管理中的作用，讓計算機在各個部門既有數據管理，又有文本管理，也有控製作用。也就是說要把各種單項軟件集成起來，組成一個綜合應用的集成軟件，達到信息綜合處理的效果，為管理一體化提供技術手段。集成化軟件使飯店計算機應用構成了一個信息網，飯店中所有的數據處理、文件管理、安全保衛管理等都集中由計算機統一控製，這是今後飯店管理信息化的一個重要標誌。