新聞發布會的禮儀
新聞發布會,簡言之,就是以發布新聞為主要內容的會議。它是一種主動傳播各類有關的信息,謀求新聞界對某一社會組織或某一活動、事件進行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。對企業而言,它是聯絡、協調與新聞媒介之間的相互關係的一種最重要的手段。
新聞發布會的常規形式是,由某個企業或幾個有關的企業出麵,將有關的新聞界人士邀請到一起,在特定的時間裏和特定的地點內舉行一次會議,宣布某一消息,說明某一活動,或者解釋某一事件。按照慣例,在新聞發布會上,允許與會的新聞界人士在既定的時間裏圍繞發布會的主題進行提問,主辦公司必須安排專人回答這類提問。
發布會禮儀,一般指的就是有關舉行新聞發布會的禮儀規範。發布會禮儀一般包括會議的籌備、媒體的邀請、現場的應酬、善後的事宜等方麵的內容。
1.籌備。籌備新聞發布會,要做的準備工作甚多。其中最重要的,是要做好時機的選擇、人員的安排、材料的準備等項具體工作。時機要避開節日或假日,避開本地的重大活動,避開其他公司的發布會。在人員安排上,關鍵是選好主持人和發言人。至於材料,以下是必須準備好的:一是發言提綱,二是問答提綱,三是報道提綱,四是形象化視聽資料。
2.邀請媒體。在新聞發布會上,主辦公司的交往對象自然以新聞界人士為主。在事先考慮邀請新聞界人士時,必須有所選擇、有所側重。不然的話,就難以確保新聞發布會真正取得成功。一般情況下,與會者應是與特定事件相關的新聞人士和相關公眾代表。
3.開會時的禮儀規範。開會時,應先由主持人介紹新聞發布會的基本情況,並向記者介紹發布新聞的有關人士,接著由主要發言人發布有關新聞。新聞發布完畢後,記者開始提問,由主要發言人及有關人士答問。回答記者提問時,應充分地、準確地向記者提供有關信息,但對涉及保密和不宜發表透露的內容時,應婉轉地向記者解釋。同時,對記者提出的一些敏感又回答不了的提問,通常可采取刪繁就簡的方式回答。
4.會議中的禮儀規範。會議中,尊重記者,以禮相待,建立相互的合作關係,不得隨意打斷記者的提問。記者提問結束時,發言人應向到會的記者表示感謝。同時,在新聞發布會中,應為記者的采訪提供各種便利條件,包括選擇交通便利、環境清靜整潔的地點,提供齊全的設備如電話、傳真機、打印機、擴音設備等,桌椅設置應便於記者作記錄,準備好有關的材料供記者作參考如宣傳材料、照片、實物、模型等,以及可配合新聞發布會,組織記者進行現場參觀,給記者創造實地采訪、攝影、錄音、錄像的機會。
5.會議後的禮儀規範。會議結束後,根據記者到會的情況,查對該新聞公司報道情況,如果發現所發的消息有誤,應及時通知該新聞公司予以更正。對正確地報道了公司有關信息的記者和新聞公司,應通過電話或書信表示謝意。
商務茶話會的禮儀
與其他類型的商務會議相比,茶話會相對簡單,但禮儀卻不可忽視。茶話會禮儀,主要涉及會議的主題、來賓邀請、時間地點的選擇、茶點的準備、座次的安排、會議的議程、發言等幾個方麵。
1.確定主題。
茶話會的主題,可以分為三類,即聯誼、娛樂、專題。以聯誼為主題的茶話會最多;以娛樂為主題的茶話會,通常會安排一些文娛節目,並以此作為茶話會的主要內容,以現場的自由參加與即興表演為主;專題茶話會,即為某些專門問題而召開的茶話會,以聽取某些專業人士的見解,或是和某些與本公司有特定關係的人士進行對話。