2.邀請來賓。
來賓主要包括本公司的顧問、社會知名人士、合作夥伴等各方麵人士。茶話會的來賓名單一經確定，應立即以請柬的形式向對方提出正式邀請。按慣例，茶話會的請柬應在半個月之前被送達或寄達被邀請者，被邀請者可以不必答複。
3.時間地點的選擇。
這是茶話會要取得成功的重要條件。辭舊迎新、周年慶典、重大決策前後、遭遇危難挫折的時候，都是召開茶話會的良機。根據慣例，舉行茶話會的最佳時間是下午4點鍾左右。有些時候，也可以安排在上午10點鍾左右。
在具體進行操作時，也不用墨守成規，應該以與會者特別是主要與會者的方便與否以及當地人的生活習慣為準。茶話會往往是可長可短的，關鍵是要看現場有多少人發言，發言是否踴躍。如果把時間限製在一個小時到兩個小時之內，它的效果往往會更好一些。
適合舉行茶話會的場地主要有：一是主辦公司的會議廳。二是賓館的多功能廳。三是主辦公司負責人的私家客廳。四是主辦公司負責人的私家庭院或露天花園。五是包場高檔的營業性茶樓或茶室。
4.準備茶點。
茶話會不上主食，不安排品酒，隻提供茶點。茶話會是重“說”不重“吃”的，沒必要在吃的方麵過多下工夫。在茶話會上，為與會者所提供的茶點，應當被定位為配角。
要注意的是：對於用來待客的茶葉、茶具，務必要精心準備。應盡量挑選上品，不要濫竽充數。還要注意照顧與會者的不同口味。比方說是綠茶、花茶還是紅茶。
最好選用陶瓷茶具，並且講究茶杯、茶碗、茶壺成套。
除主要供應茶水外，在茶話會上還可以為與會者略備一些點心、水果或是地方風味小吃。需要注意的是，在茶話會上向與會者所供應的點心、水果或地方風味小吃，品種要適合、數量要充足，並要方便拿，同時還要配上擦手巾。
按慣例，在茶話會舉行後不必再聚餐。
5.安排座次。
茶話會一般不排座次，起碼座次安排不會過於明顯。
6.茶話會的議程。
主持人宣布茶話會開始：宣布開始前，主持人要請與會者各就各位。宣布開始後，主持人可對主要與會者略加介紹。
主辦公司的主要負責人講話：他的講話應以闡明這次茶話會的主題為中心內容，還可以代表主辦公司，對全體與會者表示歡迎和感謝，並且懇請大家一如既往的理解和支持。
與會者發言：這些發言在任何情況下都是茶話會的重心。為了確保與會者在發言中直言不諱，暢所欲言，通常，主辦公司事先不對發言者進行指定和排序，也不限製發言的具體時間，而是提倡與會者自由地進行即興式的發言。一個人還可以多次發言，來不斷補充、完善自己的見解、主張。
主持人總結：主持人略作總結後，可以宣布茶話會結束。
7.發言。
現場發言在茶話會上舉足輕重。茶話會假如沒有人踴躍發言，或者是與會者的發言嚴重脫題，都會導致茶話會的最終失敗。茶話會上，主持人更重要的作用是在現場上審時度勢，因勢利導地引導與會者的發言，並且控製會議的全局。大家爭相發言時，主持人決定先後。沒有人發言時，主持人引出新的話題，或者懇請某位人士發言。會場發生爭執時，主持人要出麵勸阻。在每位與會者發言前，主持人可以對發言者略作介紹。發言的前後，主持人要帶頭鼓掌致意。