公文作為一種文字工具和語言表達形式，有其形成和發展的規律，也有一定的寫作要求。這種規律和要求，是在實踐過程中不斷被人們認識、掌握和完善的。起草公文總的要求是：要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示，完整、準確地體現發文機關的意圖，並同現行有關公文相銜接；全麵、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行；觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確；開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，文風端正；人名、地點、時間、數字、引文準確。公文中漢字和標點符號的用法符合國家發布的標準方案，計量單位和數字用法符合國家主管部門的規定；文種、格式使用正確；杜絕形式主義和繁瑣哲學。具體應該把握以下幾點：
1．主題鮮明單一
公文的主題是指通過事實材料和說明所表現出來。公文內容和核心，是公文所闡發和說明的中心論點。公文寫作不同於文學創作，它不允許摻雜個人感情，也不允許虛構、誇張，也不能在一篇公文中出現幾個不同的主題和中心。它要求以黨的政策、黨性原則來評論是非曲直，強調一切立論必須建立在真實的基礎之上，主張正麵直陳和一針見血地點明主旨。有時可以根據表現主題的需要在一篇公文中涉及幾件事，但從總體看，必須是一事一文。當然，主題單一並不是簡單化，而是要材料相對集中統一，主題相對單純和明確，全文圍繞著一個主題組織材料，開展論證，使之鮮明而又深刻。
2．材料準確翔實
材料是指寫公文時所依據的一係列提煉成文的事實情由，包括有關情況、人員、時間、地點、數據、過程以及有關的政策、規定和法律依據，它是確確實實的客觀存在，局限於反映對象本身，強調生活真實，這不像文學創作中的材料強調藝術再現生活真實。公文寫作的材料不僅要求準確，而且要求翔實。隻有全麵地占有材料，才能避免片麵性，保證立論的準確。
3．結構嚴謹規範
圍繞主題，把一係列材料分主次輕重進行恰當合理的安排與組織，使之成為整體，這就是結構安排，它一方麵指材料的安排與組織，另一方麵又反映著事物發展過程的客觀邏輯，故有規範和嚴謹之要求。應注意以下幾點：一是注意條理清楚，段落安排妥帖，內在邏輯線索清晰；二是注意材料一致，論點論據統一，不能自相矛盾；三是注意布局合理，服從主題，適應文種，結構完善。
4．文風質樸莊重
文風既是人們駕馭語言文字的作風，又是人們使用語言文字所形成的特定風格。公文的文風應該反映公文的特性，不追求“千人千麵”的作家風範。嚴謹、準確、樸素、精煉、規範是公文語言文字方麵的主要特點。