③是否重要，是否有接待的價值和必要？
搞清了上述問題，就很容易決定，是否有必要和下屬談談，什麼時候談，談多長時間等等。
你也可以采用下麵提供的一些技巧，減少來自下屬和同事的幹擾：
④明確單位的政策、目標、程序，明確每個人的職責、權限，以減少因權限不明帶來的問題。
⑤每天保留一段固定的時間解決下屬的問題，或者訓練你的助理將他人的打擾集中起來，每天一次地向你彙報。
⑥鼓勵你的下屬以簡短的方式提出問題，如寫報告提要，或用便條代替親自上門。
⑦對下屬的問題，立即給予回答，而不需要他們再次甚至多次地提醒你。
⑧如果要和同事協作，雙方事前要達成共識，定好計劃，尊重對方的工作日程表，不要隨心所欲地打擾對方。
⑨讓別人知道你多忙。美國的許多公司給自己的職員掛一麵小國旗，這麵旗子可以用一根繩子操縱沿旗杆上下移動，如果需要持續地做一項重要工作，他就降半旗。所有的人都懂得這個信號，並且不會來打擾他。你也可以借鑒這種做法，劃出一段不受打擾的時間區，以便高效率地工作，並形成製度。
使下屬在工作中“繃”著勁兒
作為上司的你，隻知道埋怨下屬能力不強，根本就不配做上司。上司的責任之一，就是要領導、督促下屬發揮最佳潛能，成功地完成一個又一個的任務。所以，正確的做法是督促下屬為你效勞，逼使他盡量在工作中“繃”著勁兒，更勤奮，更主動。
例如，交付一份文件，請講清楚你的需要：“請替我打三份，要在下班前交回給我。還有，請核對清楚沒有錯字，因我要立刻寄出去。”
如果下屬沒有做好，你就要“繃”著臉，嚴肅一點告訴他：“這個錯誤不能再犯。”
一個任務接一個任務交付下去，不要一次又一次地吩咐，以免他不知所以，也不要讓他有太多的空檔時間，可以這樣對他說：“今天會有四件重要任務，上午先給我準備下午開會用的文件資料，11點前交給我，然後替我草擬兩封信給發達公司。吃過午飯後，我再告訴你其他的任務。”這就是說，你早已為他安排好整天的工作，不讓對方一刻清閑。
也許，有一件事曾困擾過許多管理者，那就是下屬們竟然都是“按章工作”的信徒，不發揮自己的能力，不多幹一分鍾。這問題教你頭痛不已，眼見工作堆積，你自然無名火起。可是，與此同時，你又僅憑自己勞心勞力於事無補。
你要抽多一點時間與下屬相處，讓他們知曉你負責的任務有多少和其重要住，並告訴他們：“老板和我都重視員工的投人程度，而且獎罰分明。”這不難刺激他們主動自覺超時工作。
不過治本之法乃是解決人手不足的問題，若情況隻屬暫時，不妨多請一些兼職人員，以解一時之困，也給下屬一種“公平”之感。
不知所措是最常見，也是最要不得的，請立刻將你所負的任務列成一張清單，然後將它們逐一分配給下屬去進行。同時，請計算一下，這些新加諸下屬身上的任務，要多花他們多少時間？你必須確保部門的工作不會中斷或受到妨礙，而不會出現有人承受過大的工作量，此輕彼重，即表示你安排不恰當。
還有，重新分配工作時，最好令每一位下屬都能接受新穎或更具挑戰性的任務和職責。雖然你獲器重，也最好讓他們也感覺到有用武之地。在與老板第一次會麵之前，請先做好你的計劃書——如何調動人手、分配工作、發展業績等等，待聽取了老板的意向後，你才可以虛心地表示己見。
下屬呈上一個難題來，老好人的你，是否告訴對方：“放下，讓我看看怎樣解決吧！由我想想看！”但這樣做，一則不能給下屬考驗，二則令你剩下更少的時間和精力去處理行政方麵的任務。主管的任務是分配工作和指導下屬去有效工作，但並非要事事親力親為，所以將難題交回下屬吧。你可以這樣說：“好了，讓我們現在一起來看看問題在哪裏，一人計短，二人計長。不過，我還是希望最後由你去解決它。”
如果問題確是棘手，就吩咐下屬：“噢，我們已研究過所有問題，卻似乎仍找不出答案，但應該頗接近了，你可以在一個星期後讓我知道答案嗎？”
這樣一來，就強調了你已伸出援手，但責任仍是對方的，對方豈敢不“繃”足了勁兒千方百計地去完成！
坦然麵對兩麵三刀的“笑麵虎”