在市場競爭日益激烈的今天，為在競爭中立於不敗之地，每個公司、企業都必須強化自身管理。而會議就是一種十分重要，使用頻繁的管理溝通工具。如何開好簡潔便利的會議便變得很重要。
作為有多年閱曆的管理者，如果分析員工在人際關係上所出現的問題，你會發現原因歸結起來無外乎有兩類，要麼是缺乏交流，要麼是缺乏認同。
信不信由你，如果處理得當的話，這兩類問題均可以通過一度被你視為煩惱的員工例會加以解決。會上，你可以同員工即時進行交流，可以當著眾人的麵認可他們的成績。這樣做並不僅僅意味著讓你充當啦啦隊隊長的角色而已，更大的動機來自內部，員工們必須承擔起責任來進行自我推動。而作為管理者所肩負的職責，就是創造一個可促使下屬自我推動的環境，計劃周密的每周員工例會將是一個很好的溝通場所，有助於增強員工認同彼此出色的工作。
一、讓每個人談論自己的近況
成功的員工例會所需做的第一步，就是要與每位下屬談談他們在工作中各自麵臨的現狀。尤其要問到的是“過去的一周裏完成了什麼工作，所遇到的挑戰是什麼？”比如：一個負責人事招聘的員工可能會提到，這一周通過他們的努力填補了公司的哪些職位空缺，又有哪些職位仍空缺，因為某位管理者的決定拖延或中介公司提供的人選不適合，而沒有達到預期填補。
讓每個人談論自己的近況不僅十分重要，而且也非常關鍵，這能讓所有的職員了解其他人在做什麼。很多時候，職員們都是埋頭各幹各的，這樣很容易想當然地認為自己在做所有的工作。而一旦他們聽到其他人也在做工作時，才會更正確評價同事的貢獻。
當然，這種信息共享也能使你始終知曉下級的情況。作為管理者所遇到的最普遍的困惑之一，就是員工將管理者拋到一邊盲目行事。對於這一棘手的麻煩事，你應該從其他管理者那裏學習如何解決這個問題，而不是從員工那尋找答案。
常規員工例會讓每個人有可能最大程度地了解周圍的最新動態。但是，關鍵在於首先要允許員工們分享信息。這種會議不是“從上向下”傳達指示，而是“從下向上”反饋情況，搜集信息，並讓大家彼此尊重各自在工作中所作出的貢獻。
二、向大家征求意見與看法
員工例會的第二部分，是要在做決定的過程中引入建設性的批評意見。尤其要問到：“針對現有狀況，我們需要采取什麼不同的做法，來徹底改造所在部門的工作流程？”最好的想法往往來自那些平時不事聲張的人。
很多另謀高就的職員在與原公司的人力資源部門提及離職的原因時，理由多數是因為沒人在意及理會他們的想法，這令他們感到很失望。如此一來，每天的工作隻是機械地重複著早晨上班，晚上下班，所處的工作氛圍無法帶給他們任何真正意義上的衝擊和影響。其實，我們隻需簡單地征求他們的建議，就能滿足他們最基本的心理需求，並產生截然不同的積極效果。何樂而不為呢？
懇請員工們提出自己的建議及關心的問題，在剛開始時，你可能會感到有些不舒服。畢竟，如果他們抱怨的是些你無能為力的問題，你將如何是好呢？新的計算機係統、緩慢的互聯網接入，以及來自其他部門的問題。這些障礙擺在所有的人的麵前，但是切記，你並不是在主持一個訴苦大會。
你的目的是幫助員工們去關注他們在現有資源下能做些什麼。首先，你應該將建議的所有權賦予提出建議的人，從而真正地鼓勵員工著眼於你現有的做事方法，並重新審視那些造成低效率或整體故障的關鍵點。
接著，你要製定一個很小的、容易執行且適合一周工作量的行動計劃，並征求擔當該項計劃先頭兵的誌願者。如此授權不僅給予了人們提出更好建議的充分自由，也樹立了你自身的威性，使得修正後的方法也包含著你的貢獻。
三、探索可以采取什麼不同的做法
員工例會的第三部分，是你管理的部門在過去的一周裏，有沒有更好的做法使整個公司處於更好的位置。這聽起來像是唱高調，但工作就是這麼回事。招聘員工是為了給公司增加收入、減少費用及節省時間，凡是涉及這三方麵中的任何一個今後有可能影響到公司發展的問題，都應該在員工例會上進行討論、研究甚至一再提及。
“我們可以采取什麼不同的做法？”這一想法與上段段首的問題是自然相對應的，因為它反映出特定的時期整個部門的工作將如何進展。它也同樣令大家有機會進行案例分析，從而使類似的情形在以後得到更有效的解決，並朝前發展。
管理者應該時不時地記著這樣問自己：“我還能采取什麼其他做法，為員工們提供更好的組織架構、指導及反饋，成為大家工作上的良師益友？”以檢驗自己的工作成效，這是一流的、平和的與下屬接觸的方式，當然，開始嚐試時你可能會感受到攻擊和責難。