一、短小精悍，言簡意賅
適用於公文的基本要求——短小精悍，也適用於建議書，在你交出你精心炮製的長達24頁的傑作之前，先問一問你自己：你什麼時候收到過別人寫給你的24頁建議書？
二、循序漸進，不可莽撞
人們總是拿建議書中最失敗的部分來衡量你的整個建議，從雞蛋裏挑骨頭。建議書一經發出，就收不回來了。因此你應該首先拿出大概的建議，待別人了解了，認為這確實很好，你再說出自己的建議細節。
三、分清建議接受者的等級
在交往中，人們常常忽略對方的地位身份的重要性。這直接決定著和他進行交往的方式。
即使談論的是同一個主題，對不同的交談對象也需要選擇不同的交談方式。比如，老板需要聽你彙報，同級經理人員需要參與討論，下級需要聽你指示等。
和老板交流大多數問題時，他隻需要聽取幾句要點，而不需要清楚了解做成這筆交易的來龍去脈。他隻想知道有關訂單的簡要情況：賣了什麼東西？誰賣的？價格是多少？
當然這種簡練的方式對於同級經理人員或下級不適合。
同級經理人員需要知道更多的細節，他們不僅想表示對你的關心，而且可能；還會提出改進的建議。
然而，下級常常不了解你的事情，因此，你必須花大量的時間向他們進行詳細的情況說明。
四、征求同事的意見
當你製訂建議書時，不要獨自一人閉門造車，應該先征求一些同事和下級的意見，然後把大家的好點子集中在一起，寫進你的建議書。