很多人經常拿著別人撰寫的講稿，幾乎不做任何準備，就在發言時讀起來。但是，照本宣科會嚴重損傷演講人的信譽，原因有三：
1.念講稿，就不能隨心所欲
事先擬好的講稿與即席演講確有不同。後者當然更可信、更有趣味、更顯真誠。念講稿很難做到像平常說話一樣。念講稿時，演講者與聽眾之間幾無目光交流，少見手勢，也缺乏麵部表情，聲音單調。最終，演講者與聽眾建立不起密切關係。他們可能會怨聲載道，抱怨浪費了時間，心中對演講者的可信度和誠意會產生懷疑。
2.依賴講稿，無法帶來真正的安全感
憑借講稿或細致有加的提綱，常常限製你的靈活變通能力。如果遇到突發意外，就會受害不淺。例如，如果你正參加小組討論，輪到你發言，時間已所剩無幾。這最後一刻再做變通實屬不易。一旦現場提問打斷你的發言或將話題岔開，念稿者通常很難再整回思路，接著原來的話題講下去。
3.你的信譽可能會受到損害
不管演講的本意如何，聽眾總是眼見為實。對著聽眾念講稿，很可能令他們感到失望。他們會意識到，你沒有下工夫準備。如此一來，你的信譽可能會受到損害，你所傳達的信息就會變得不可信，你的演講也就毫無效果可言。
成功交流的基石是對演講內容進行組織。如果你的演講組織得井然有序，就能暢所欲言，盡情發揮，其他方麵也會水到渠成。但記住，花大量時間準備並不意味著你已胸有成竹。隻要你掌握技巧，短短20分鍾的準備即已足夠。
無論是壓軸演說、小組討論，還是媒體采訪或向上級做報告，采用如下五個係統步驟，就能做到萬無一失：
1.分析你的演講
先自問以下幾個主要問題：我的聽眾是誰？要講多長時間？演講的目的是什麼？最後一個問題可能是最重要的，因為它促使你找出你演講的本意。借助這些信息，你所講的話便能針對聽眾的需要並有助你達到目的。
具體說來，分析演講要達到這樣的目的：刪除不必要或不適當的信息，縮短準備時間；確保使用聽眾能聽懂的詞彙；有助你預測聽眾提出的問題或反對意見；觀眾不同但演講主題相同時，可將內容迅速加以調適。
2.精選主題
人們通常試圖傳達很多信息，希望能在聽眾心中留下點什麼。隻是這如山的信息令聽眾招架無力，不知所措。
所以，要收到最好的效果，你應該幫助他們理解你所表達的內容，隻給他們易於分析和好記的信息。應找一個重點突出、直接明了的主題。
3，確定主線句
演講中的主線句可以時時提醒你如何取舍信息和展開你的演講主題。主線句一般包含三個因素。
（1）目的：想要聽眾了解什麼、感受什麼或做什麼？對此的回答就是你的目的。
（2）主題：演講是為了提供信息或說服聽眾。你的演講意圖確定下來後，就能更好地尋找演講的內容。
（3）分類：一般而言，演講要表現的主題將決定你的分類。信息的分類包括步驟、方法、種類或益處。先決定你的分類，再確定演講的要點，有助你在展開整個演講時不偏離主題。
4.確定要點
先將你要表述的內容分列在三大主線句之下。這種做法不無裨益，有助你保證聽眾聽得輕鬆並明白你傳遞的信息。
使用視圖工具使要點清晰、輕重有序並增添變化。但不要隻是簡單地讀一下屏幕或圖表上的文字。要增強你的感染力，使你的演講更加自然流暢，一定要讓視圖工具為你的演講增姿添色。
5.設想你的演講
“演講者的設想圖”是你充滿自信、自然流暢發揮的關鍵。它是你演講的藍本，讓你把演講的所有環節都在一張紙上設想出來。你甚至可以借此標明使用視圖工具的時機。
跟著你的設想圖走，對你和聽眾都會顯得輕鬆自然。關鍵的詞句會啟開你的記憶，使你不偏離主題。即使被打斷，掃一眼設想圖便能回到正題。
將你的思想放入一個精心組織的設想圖中，就不用照著稿子讀，在演講中你自然就能娓娓道來。隨心所欲的演講將帶來更多的目光交流、更貼切自然的手勢，使聽眾的注意力更加集中。
演講要做準備，這是常識，但身體力行的人並不常見。管理人員常常忙於應付繁忙的日程，因此在他們看來，為演講做準備就顯得浪費時間。事實未必如此，按照上述五步驟進行，有利於做好準備工作，可以確保你培養出行雲流水般的演講風格。