在現代社會中，隨著人們時間觀念的增強，很多人意識到如何更快捷有效地達成溝通也很重要，因此，利用各種有效的工具使溝通更便捷開始被人們不懈追求。
工作中，我們經常要處理許許多多的公文材料。如果你希望你寫的建議書或報告書贏得老板的重視和支持，就必須做到言簡意賅。冗長的文章不僅不會給老板留下深刻的印象，還會讓他厭煩。
下列提示不能使你成為散文評論家，可是能使你的公文更加言簡意賅，更有說服力。
一、用簡單的語言闡述要點
要點明確是言簡意賅的前提。商務公文通常有兩個目的：其一，提出你對公司的看法和主張；其二，維護自己的看法和主張，反對別人的看法和主張。動筆以前，你要明確自己的重心所在，究竟你是在提出對公司的看法還是在維護自己的主張，如果你自己都搞不清楚，那麼讀者就更不可能搞清楚了。
要點明確首先體現在標題要清楚。公文標題一定要清楚、醒目，一目了然。
其次是在文章結構中體現出要點明確，要使文章結構能達到以下效果。
（1）有機地組織你的觀點；
（2）使複雜的問題簡單化；
（3）重點說明主要問題；
（4）該分頁，就分頁；
（5）能讓讀者不慌不忙地讀完。
其次，對於許多文章來說，顛倒一下第一段和最後一段文字的位置，會使文章變得更有說服力。
戲劇作家和電影劇作家大衛·馬米特說，一切好的電影劇本都分為緊密聯係的3幕。為了說明這種3幕劇理論，他引用了《華盛頓郵報》的一條標題新聞：“小男孩首先割下了父親的頭顱，接著割下了帕雷克特的頭顱，最後再割下了利澤德的頭顱。”馬米特說，寫優秀劇本的秘密就是：應該讓讀者最後才知道小男孩割下了父親的頭顱。
對於有些作家用文章來記錄他們的思路曆程，情況確實如此。他們的文章像編年史一樣地記錄著他們思考問題的方式和過程，讀起來就像先列出種種症候，最後才得出疾病結論。
如果文章一開始的段落是事情的結論段，文章就會顯得更加精彩，這同樣適用於公文。換句話說，如果你發現了節約成本的新方法，那麼報告的第一句話中就應該表達出來。如果你想要一台新電腦，也應該一開始就提出來。不要到報告結尾的時候才說出你的核心目的，拋出你的核心意見，這樣做不會有好效果，很不理想。
二、盡可能地使公文簡短
大多數公文的主要缺點都是文辭華麗，觀點不鮮明。許多管理人員都錯誤地認為，簡潔的文風反映的是簡單的心靈。實際上，簡潔的文風是努力實踐或思考的結晶，而繁瑣而華麗的文風則表明你可能是個稀裏糊塗的思考者，或者是一個不願對思想進行組織提煉的懶漢。
最好的公文顯然指的不是詳情報告式的分析文章，而是有助於人們組織行動的短小公文。試舉你經常碰到的三個例子。
（1）“如果你認為值得我花時間的話，我願意會見瓊斯。”這句話就簡潔凝練。開頭是“如果你認為值得我花時間的話”，很容易引起別人的注意力。它促使對方考慮用你的時間值不值得。相反，其他任何長篇大論都很難達到這種良好的效果。這是人們最愛聽從、執行的公文。
（2）“我想要占用你5分鍾時間。”這句話的優點是時間具體。成功的管理人員從不浪費時間，與任何人交往，都能很好地計劃時間。如果有人要求占用你“5分鍾時間”，你可能會想：他們的真實意思是5分鍾還是15分鍾。如果這個要求真實可信，不管實際上是花了30秒鍾還是3個小時，你都會抽時間安排，滿足他們的要求。
（3）“11月2日之前，我必須得到明確的答案。”這句話裏的時間期限十分明確。時間越具體明確，別人就越可能照要求去辦。如果你說：“到11月初，我需要這份報告”，人們就會理解成11月的第一個星期要報告，而不是11月2日，也·可能11月6日才完成。更糟的是，他們感覺不到你要求的緊迫性。
一句話公文有一個共同特點：話雖少，意思卻十分明確，不會讓會產生誤解。
三、用修飾詞和委婉說法加強你的觀點
如果你想達到肯定性的結果，就應該在文章中加入一些修飾性詞語和委婉的語言，雖然這可能削弱你的文章風格，但是會加強你的觀點。
如果有人直接拒絕了你的請求，你也不要說：“你怎麼能這樣？”這種方法隻會導致衝突和對抗，隻會使他們充滿防衛心理。你最好說：“我知道你很忙，你個人也可能不想介入這件事情，既然事情發生了，我確實需要你的幫助。”