如果是你，你更喜歡哪種方式的表達呢？
四、保持個性
對於最好的商務公文，你不需要看作者簽名就知道作者是誰。作者的身份特征就在公文的字裏行間。可惜的是，大多數作者很容易失去自己的個性特征。他們不相信自己表達觀點的獨特方式，反而模仿別人安全、熟悉、四平八穩的寫作方法。例如：“為了實現提高生產效率的目的，有關方麵已經決定……”
在文中注入作者的個性並不容易，可是你能從使用人稱代詞開始，比如“我”、“你”、“我們”和“我們的”。這些代詞很短，而且非常具體，較易形成你自己的個性。
在文章中發揮自己的個性特征時唯一忌諱的東西是幽默。盡管我們相信幽默是最有價值的商業交談工具，但是應該注意，玩笑應該麵對麵地表達。書麵文件中出現幽默是很危險的，因為你不能預計讀者會對它采取什麼態度。
五、刪去尖刻的語言，征求旁人的意見
在工作中，我們不難發現，各辦事處之間往來的許多公文和書信，起著副作用。本來內容是要鼓勵合作或者糾正錯誤，結果造成了更不協調統一和更多的錯誤，最主要的原因在於用詞不當。為什麼會出現這種情況？因為很少有人能夠充分認識書麵語言的巨大力量。
人們隨意地把口頭談話中沒有危害性的語句直接用於書麵材料，結果使書麵文章變得尖酸刻薄，讓人難以忍受。
比如說，如果你當麵笑著對一位同事說“你把事情搞得一團糟”，同事不會生氣，如果他是你的朋友，他還會笑著對你的話表示讚成。但是當你把這句話寫進電文或者書信的時候，你就有麻煩了。因為你以“寫”的方式發表批評觀點，同事看不到你臉上的笑容也聽不出聲音中的友好語氣。他所看到的一切隻是指責他無能的白紙黑字。如果對方對你的批評表示惱怒，也就不足為奇了。
大多數人將心思集中在他們努力發出的信息上，從來不會跳出個人的狹小視野，主動為信息接收者考慮。真正聰明的公文寫作者就會努力設想公文接收者閱讀的情形及其反應。如果公文寫作者對內容引起的後果沒有絕對的把握，應在發出公文前主動征求旁人的意見。
一次，某公司紐約辦事處的經理請秘書檢查一下他發給香港辦事處經理的一份傳真。香港辦事處經理問他如何處理一項合同的續簽事宜。盡管這份傳真隻有簡短的一段話，但是他仍然想確保其中沒有一絲傲慢的語氣，適合向香港辦事處發布指示。
秘書問：“這點小事還會得罪人嗎？”-
經理向她指出，向國外或經常不見的人發傳真或者寫信，一定要慎之又慎，即使最簡單的話也可能引起別人的誤解。他解釋說：“這就好比幽默，當麵開個玩笑可能顯得十分輕鬆有趣。可是玩笑一旦寫在紙上，就成了挑釁和侮辱。”
秘書認為她的頂頭上司過於謹小慎微了。
第二天，秘書收到倫敦辦事處一位秘書發來的傳真，隻有一段話：“我認為，現在你是負責傳遞某某項目報告最合適的人。請務必於月初做好這項工作，如果有困難，不能完成這項任務，請及時告訴我。”
這份傳真並沒有明顯的冒犯語言和老板腔調，然而這位紐約辦事處的秘書卻被觸怒了。她甚至把這件事告訴了經理，她說：“她想過沒有，她憑什麼可以這麼布置任務？”
經理溫和地告訴她，這就是為什麼要反複檢查他即將發出的公文的原因。
六、排除激動的個人情緒
每當哈裏·杜魯門總統寫完一封生氣發怒的信時，他總會把信放到桌子上，擱置到第二天，再看自己是否還在生氣。
這是一條最重要的規則。在一時激動之下發出的書信公文可能導致的誤解，比其他任何時候都多。除非你是有心激怒某人或者在政治衝突中表明立場，否則，千萬不要輕易發出你一時生氣而寫的書信公文。如果24小時過後，你的感覺仍舊相同，你至少會知道自己書信或者公文中的尖刻不是毫無原因的。
七、語法要完整
隻有粗心的經理人員才會發出滿篇語法錯誤的公文。完美的語法和論據體現了寫作者的職業作風和對閱讀者的禮貌。即使你的建議被別人拒絕，你仍會贏得別人的信任。