毫無疑問溝通首先是信息上的傳遞。如果信息沒有被傳遞到，則意味著溝通沒有發生。也就是說，說話者沒有聽眾或寫作者沒有讀者都不能構成溝通。
其次，要使溝通成功，信息不僅需要被傳遞，還需要被理解。如果用西班牙語給一個對西班牙語一竅不通的人寫信，那麼這封信不經翻譯就無法達成雙方的溝通。溝通是信息上的傳遞與理解。完美的溝通，如果其存在的話，應是經過傳遞後被接受者感知到的信息與發送者發出的信息完全一致。
可是，一個觀念或一項信息並不能像有形物品一樣由發送者傳送給接受者。在溝通過程中，所有傳遞於溝通者之間的，隻是一些符號，而不是信息本身。語言、身體動作、表情等都是一種符號。傳送者首先把要傳送的信息“翻譯”成符號，而接受者則進行相反的“翻譯”。由於每個人的“信息一符號儲存係統”各不相同，對同一符號（例如身體語言）常存在著不同的理解。例如，拇指和食指捏成圈、其餘三指自然伸直的手勢，在美國，象征“OK"這個詞；在日本，表示錢；而阿拉伯人做這種動作時常常咬緊牙關，表示深惡痛絕。問題在於，許多管理人員並沒有意識到這一點，忽視了不同成員“信息一符號儲存係統”的差異，認為自己的詞彙、動作等符號能被對方還原成自己欲表達的信息，從而導致了不少溝通問題。
另外，良好的溝通常被錯誤地理解為溝通雙方達成協議，而不是準確理解信息的意義。例如，當意見發生分歧時，不少人常常將分歧歸因於對方未能完全領會自己的看法，他們認為良好的溝通是使別人接受自己的觀點。事實上，溝通雙方能否達成一致協議，別人是否接受自己的觀點，往往並不是由溝通良好與否這個因素決定的，它還涉及雙方根本利益是否一致、價值觀念是否相同等其他關鍵因素。例如，在談判過程中如果雙方存在著根本利益的衝突，即使溝通過程中不存在任何幹擾，談判雙方的溝通技巧十分嫻熟，往往也不能達成一致協議，但溝通雙方都已充分明白了對方的觀點和意見。困難重重的巴以和談即是典型的例子。
溝通的內容是包羅萬象的。在溝通中，我們傳遞消息、表達感情或提出自己的意見。因此溝通信息一般可分為事實、情感、價值觀、意見等幾種類型。如果信息接受者對信息類型的理解與發送者不一致，就有可能導致信息失真和溝通障礙。在許多發生誤解的問題中，其核心都在於信息接受人對信息到底是個人意見觀點還是客觀事實混淆不清。比如，“小王常常在單位的組織生活會上發言”和“小王愛出風頭”是兩人對同一現象作出的描述，一個良好的信息接受者必須謹慎區別基於主觀推論的信息和基於客觀事實的信息。也許小王真的是愛出風頭，也有可能是他關心集體事業，踴躍給領導提出合理化建議。所以，信息笨受者要完整理解傳遞來的信息，既獲取事實，又分析發送者的價值觀和個人態度，這樣才能達到有效的溝通。
除了要了解上述達成溝通要注意的因素外，我們還要知道溝通的重要性。著名管理學家巴納德認為；“溝通是一個把組織的成員聯係在一起，以實現共同目標的手段”，現實中大量的資料表明：生活中絕大部分的錯誤都是由於溝通不暢造成的。由此可見溝通是很重要的。