不要麵麵俱到。無論是領導者自己，還是他所管理的單位，需要總結的東西很多，不能不分大小主次“眉毛胡子一把抓”。每次總結必須從具體情況出發，抓住要點。它包括三個意思：一是根據實際需要，選取那些最有用的、最基本的東西來總結。二是要重點總結那些符合時代特點、有開拓意義的新經驗，以便使我們在新形勢下更好地解決新矛盾，處理新問題，不要總在老題目上做舊文章。三是在總結經驗時，要把那些具有偶然性的、表麵性的東西舍去，抓住那些帶有必然性的、能夠說明本質問題的東西，加以總結提高。
不要“一點論”、“一分法”。既要看到成績，又要看到缺點，一是一，二是二，好就是好，不好就是不好。對成績不誇大，對缺點不回避，既報喜又報憂。切忌好大喜功，搞虛假浮誇。同時，要注意這些經驗與當時當地主客觀因素的聯係，研究它們所處的曆史環境和具體條件。這樣就可以明確，哪些經驗在什麼條件下可以繼續沿用和推廣，哪些經驗則不能；哪些經驗雖然在其他條件下可以運用，但要做哪些改進等等。這樣，可以少犯主觀主義的錯誤。
不要請人代勞。領導者自己的工作經驗當然要自己總結，別人不能代替。對於單位的工作總結，領導者最好也親自動手，不要讓秘書或助手代勞。因為，這樣可以使領導者對做過的工作進行重新清理，加深自己的感受和認識，使思想得到升華，同時對領導者的分析能力和寫作能力也是一個鍛煉。對於一些大型總結，如領導者因事實在不能親自動手寫，也要做到“三管”：一管總結的開始，明確總結的目的、要求、方法、步驟，指定人員，提出設想。二管總結的過程，隨時掌握進展情況，廣泛聽取各方麵意見，重大調查要親自參加，重要的彙報和座談會要親自聽。三管總結的結束，把自己的認識與大家的意見進行歸納和概括，形成一個高質量的、有指導意義的總結。對於那種為總結而總結、一切由“秀才”關門寫的做法，要堅決防止。因為那樣做對於提高管理能力、改進工作毫無幫助，完全失去了總結工作的意義。
不能一勞永逸。工作在不斷前進，事業在不斷發展，情況也在不斷變化，新的課題需要人們去實踐，新的經驗教訓需要人們去總結。所以，總結經驗不能一勞永逸。一個領導者，既要善於有計劃分階段地總結經驗，又要善於隨時隨地總結經驗，要工作到老，總結到老，不斷向更高的境界邁進。
領導者怎樣作指示
正確清晰的指示是指引下屬有效開展工作的重要前提和保證。
管理工作離不開下命令、作指示。有的人把它看成一件比較簡單的事，認為隻要決定是正確的，怎樣下達命令關係不大。事實並非如此。有些工作上的失誤，有些事情久拖不辦，相互扯皮，其中一個很重要的原因，就是領導者的指示不明確、不完整，或者下達的方法不對，使下級不知道怎樣執行才好，或者挫傷了下級的積極性。那麼，領導者怎樣才能使自己的指示得到很好的貫徹執行呢？在作指示時要注意以下幾點。
1.指示必須完整準確
指示是指揮人們去做事，因此，它必須清楚地告訴人們要幹什麼，誰負責執行，怎樣取得完成任務所需的人、財、物等資源，何時開始，何時完成。必要時，還要說明完成的方法和注意事項。這樣的指示才是完整準確的，下屬才好運作。
2.指示必須用詞準確
領導者作指示的時候，必須注意遣詞用字，如果用詞不當，就可能造成下級執行失誤。有些詞是精確的，有些詞就比較含混。例如，怎樣“快”才算“盡快”呢？什麼程度和數量才算“適當”呢？領導者應該避免用這樣含混不清的詞作指示。
3.指示必須因人因事，采用不同語氣
指示的對象不同，事情的性質不同，當時當地的環境不同，就要區別情況，采用不同的語氣，才能收到良好效果。
（1）商量。“這份報告要得很急，你能抓緊時間，在今天下班前完成嗎？”這種指示，帶有商量的口吻，有一定回旋餘地，對方會覺得領導者親切和藹，如無特殊困難，一般會盡力完成。這也是較為常用的一種方法。
（2）請求。“馬上就要進行財務大檢查了，請你們在今明兩天把各種材料準備好。”這種指示的語氣比較緩和，並扼要解釋了為什麼要這樣做，下屬容易接受。在多數情況下，對多數人，都可采用這種語氣。
（3）教訓。“怎麼這項工作到現在還沒有完成？必須在這周內結束！”這種指示，態度生硬，刺激性強，可以使下屬深感失職，下次再也不敢拖拉了。不過，領導者的這種指責必須有理有據，一般情況下，不要過多地采用這種口吻訓斥下級。
（4）建議。“這份材料要得很急，請你最好在這周內拿出來，如果你一個人幹不完，可請其他人幫助查找資料和謄清，你看怎樣？”這種指示，語氣和緩，征求了對方意見，為對方著想，提出了具體建議，下屬很容易接受。
（5）要求。“馬上把這項工作完成。”這種指示不容商量，必須執行。在緊急情況下，或是下屬工作有拖拉的毛病時，用這種語氣下達指示，效果較好。
4.指示必須和檢查督促相結合
領導者並不是作完指示就沒事了，還要認真檢查、督促指示的貫徹落實。可以通過調查、詢問、聽彙報、測驗等方法，了解指示的貫徹執行情況。
5.指示必須通過正確的途徑下達
指示是領導者履行管理職能的一種方式，必須遵循責權統一的原則，通過正確的途徑下達，不要攪亂管理層次。在一般情況下，領導者不能越級下達指示。否則，就會侵犯下屬權限，影響下屬的積極性，損害下屬的威信，最終還是對管理工作不利。依據同樣的原則，除非迫不得已，上級不應直接取消下屬主管人員的指示。
提高管理機構的效率
一個部門和單位工作的效率如何，關鍵在管理機構。如果有一個能夠和諧、高效地研究和解決問題的管理機構，就沒有克服不了的困難，沒有解決不了的問題，工作上也就一定能夠出成績。
怎樣才能使管理機構和諧、高效地研究和解決問題呢？主要應該注意這樣幾點。
1.意見要盡量表達得清晰明白
為了使管理機構中的每一個成員都能很好地理解你所提出的意見，表達時要力求不用煩瑣的語言，就能把複雜的事物、觀點表達清楚，這既可以避免別人對你的意見產生誤解，又有助於他人了解你整個意見的中心意思。
2.凡是需要管理機構集體討論和解決的問題，在討論前要做好周詳的準備
要責成有關的部門和人員拿出初步的意見和方案。也可以把幾種意見和方案同時拿出來交給管理機構的成員，給他們一段思考和研究的時間。然後，初步了解一下他們對這些方案有什麼意見和看法，在哪些方麵比較一致，在意見分歧比較大的地方進行初步的溝通。
3.要及時作出全麵評價
及時作出全麵評價，對於管理機構中的主要領導者來說是十分重要的。在問題討論中，不管每一位成員發表的意見是否被采納，主要領導者在最後的綜合、歸納中，都應當婉轉地給予評價。這樣做能夠造成一種民主氣氛，否則，以後就會有一些人對問題的討論和研究不感興趣。
4.要注意創造輕鬆、和諧的氣氛
管理班子討論和研究的問題往往是非常規性的，又由於各自所站的角度和所管轄的領域不一樣，認識、看法有分歧是難免的。領導者應當創造一種愉快的氣氛，從而使大家能夠平心靜氣地、輕鬆地討論問題。
5.要善於抓住問題的關鍵
要保證管理機構研究和解決問題的效率，就必須注意抓住問題的關鍵進行研究討論，不要在細枝末節上爭論。隻要在大的方麵、在關鍵環節上取得一致就可以了，不要企求在所有的方麵、每個細節上都一致。
培養管理機構的素質
組建管理機構時領導者要從專業、年齡、智能、知識等方麵來綜合考慮其結構。
組織發展到一定的規模後，便需要有一個由多人組成的管理機構來承擔整個組織的管理任務，即通常所說的管理班子。作為領導者，可能必須由你來進行“組閣”，那麼你首先應當明白管理機構中的成員各有不同的職能分工，就像機器的零部件一樣，各有不同的規格和作用。製造一台機器需要總體上的設計，那麼由你“組閣”的管理機構同樣也需要總體設計。當你為自己選拔助手時，不僅要看每個人的責任和能力，而且應按照群體優化組合的要求，進行合理搭配，使自己周圍形成一個“全才型”的管理群體，重視其整體的功效。