(5)可實現“傻子工程”,因為有了很詳細的流程,所以新員工在入職以後,隻要認識漢字,按照流程操作就沒有問題了。
成熟的企業需要穩健,而嚴格科學的運行程序是穩健的基礎條件。這幾年常有外企換帥的消息,中國惠普的程天縱,微軟中國公司的杜家濱、吳士宏都是這幾年離去的,公司照常運轉。國內公司如果有高層人員跳槽,就多半會出現“地震”了。葉龍說他們那兒誰走了都不怕,敢說這個話,底氣也在於實達公司現在是靠製度立業。愛德曼國際公關集團中國執行總監何鑫認為,在中國,多數企業都認為成功的關鍵在於高質量人才的培養。但長期的經驗卻告訴他,有效的管理程序才是取勝的根本保證。如果光靠人,那麼有一天他走了,他腦中積累的知識、經驗,像風一樣呼地一下就全沒了。而靠程序管理就不會有那麼大損失。“一個人走了,另一個人馬上可以接著幹。”
因此,任何人都不能輕視流程,不按照流程辦事。隻有遵守流程,才能把工作更好地執行到位。
學會對各項工作進行檢查
檢查工作是領導者的一項日常工作,通過檢查可以發現問題,進而解決問題,推向事業的前進。
有布置而無檢查,是領導者失職的表現;雖有檢查,但不得其法,缺乏這方麵的管理藝術,也收不到良好的效果。根據許多領導者的經驗,要做好檢查工作,必須從以下幾個方麵去努力。
首先,事先要有準備。檢查工作是一件嚴肅而細致的事情,如果毫無準備,心中無數,就不要進行。對於檢查項目,事先要有一個較詳盡的計劃,人力如何配備、時間如何安排、達到什麼要求、采取哪些方法步驟等,都應事先討論明確,然後按照要求分工,各負其責。對檢查的重點在哪裏,哪個是關鍵部位,何處是薄弱環節,也要基本掌握,不然就會收效甚微。
其次,不要為檢查而檢查。檢查下屬的工作,主要是檢查對路線、方針、政策的執行和落實情況,看下屬是否準確迅速、積極主動、卓有成效地完成應該完成的各項任務,這是檢查工作的主要目的和內容。但檢查工作不是一件單一的、孤立的事情,如前所述,它也是搜集信息、考察培養幹部、推進工作、提高自身管理素質的重要渠道。既然檢查工作有著如此豐富的內涵和重要的意義,它也就理所當然地成為領導者的一個重要職能,就應當把它放到應有的、重要的位置上,下大力氣抓好。如果能意識到這一點,就不會為檢查而檢查,或把檢查工作看得過於簡單,在行動上,就不會粗枝大葉,草率從事,而是自覺地把上述要求作為努力實現的目標,堅持標準,達到高質量、高效益。
再次,檢查要有標準。檢查工作沒有標準,大家就會無所遵循。一般地說,要以原來製訂的目標和計劃為標準,但是又不能把這個標準看死了。它既是確定的,又是不確定的。所謂確定的,即必須拿目標、計劃作為尺度來衡量實際工作情況。所謂不確定的,就是不能削足適履,硬要客觀事實符合主觀認識。
在現代化大生產條件下,沒有一個領導者可以對錯綜複雜的情況洞察一切,即使是有才幹的領導者,也無法靠自己來檢查一切工作、掌握一切信息。所以,在檢查工作中,應當充分發揮反饋係統、監督係統等職能機構的作用,或者組成臨時性的專門班子,吸收各種職能機構的專家參與工作。
最後,要防止主觀性、片麵性和表麵性。凡是不從實際出發,戴著有色眼鏡看問題,先入為主,自以為是,就是主觀性。片麵性就是不能全麵地、客觀地看問題,隻知其一,不知其二,隻見樹木,不見森林。所謂表麵性,就是走馬觀花,蜻蜓點水,知其然不知其所以然。這些都是檢查工作的大忌,一定要注意防止和克服。檢查工作不要帶框子、抱成見,而要一切尊重客觀事實,具體問題具體分析;好話壞話都要聽,缺點成績都要看;要紮紮實實,了解真情況,獲取真知識,不要作風飄浮,淺嚐輒止。
抓好各項工作的落實
把工作落到實處,需要領導者破除一切陋習和阻礙,身體力行,樹立雷厲風行的工作作風。領導者腳踏實地地工作,是抓好落實工作的關鍵。因此,必須明確堅持“八反對、八提倡”。
反對表麵應付,提倡認真工作。完成任何一項工作任務,都需要認真負責的態度和作風。有一些領導者缺乏事業心,沒有責任感,工作起來或者浮躁潦草、馬虎從事,或者敷衍塞責、表麵應付,或者遇事推諉、不負責任。有的甚至把“難得糊塗”奉為信條,在原則問題上模棱兩可,含糊其辭。像這樣,是很難抓好落實的。
反對浮在表麵,提倡深入實際。各級領導者隻有率先垂範,身體力行,在狠抓落實上做出表率,做出榜樣,才能取信於民。
反對弄虛作假,提倡實事求是。弄虛作假不但會給工作造成嚴重的損害,也會嚴重損害個人的形象。領導者要“說老實話,做老實事,當老實人”,在企業內樹立起不說假話說真話,不搞浮誇幹實事的好風氣。
反對職責不清,提倡分工負責。人浮於事、職責不清、遇事推諉、互相扯皮的現象,在一些機關和職能部門中普遍存在,嚴重影響了工作的落實。因此,必須進一步實行嚴格的崗位責任製、管理責任製。凡上級部署了的工作,要層層有人抓,件件有著落。
反對隻發號召,提倡具體指導。要把各項工作落到實處,各級領導者一定要注意不能使管理工作停留在一般號召上,而要將一般號召與個別指導相結合,解剖“麻雀”,以點帶麵。要重視解決落實過程中出現的各種矛盾和問題,按輕重、難易、緩急,抓住重點,攻克難點,統籌安排,逐一去辦。
反對空作安排,提倡督促檢查。一些領導者抓工作僅僅停留於召開會議,做出決議,製發文件上,卻很少監督檢查,甚至隻布置工作任務,不檢查落實情況。這是一些工作不能很好落實的一個重要原因。各級領導者在提出任務之後,都要及時督促檢查,及時通報和交流各單位貫徹的情況。對落實工作搞得好的,要表揚;對落實工作搞得不好的,要批評;對不抓落實的,要處理。
反對辦事拖拉,提倡雷厲風行。現在,有一些管理機關和職能部門,工作總是緊張不起來。在這些機關和部門中,辦事節奏不快,工作效率不高,再急再大的事也是你推來、我推去,久拖不決。有些領導者,工作時精神不振、鬆鬆垮垮,幹起工作來慢慢騰騰、拖拖拉拉,沒有一點利索勁。這樣的工作作風,我們要堅決反對。
反對言行不一,提倡身體力行。各級領導者必須說到做到,言行一致,表裏如一。不能說一套做一套,說大話空話,不履行諾言。領導者必須以身作則,成為全體員工的榜樣。
掌握現場辦公的藝術
領導者現場辦公既要保證各工作環節高度統一,又要促進下屬盡職盡責,調動各方麵的積極性。領導者要使現場辦公卓有成效,就應掌握現場辦公的藝術和技巧。
現場辦公是指領導者親自深入現場,對某個事件、問題、方案當場做出決定,以推進管理工作進程的方法。現場辦公具有以下幾個特征:一是經驗性,二是靈活性,三是時效性,四是複雜性。
這種管理方式一般適用於以下六種情況:一是各種突發性的意外事件發生時;二是某一項工作進入關鍵時期;三是工作進程中遇到了重大困難;四是需要運用現場辦公協調和解決工作進程中的各種矛盾時;五是領導者職責範圍內的工作失誤,引起了不良後果,仍需領導者出麵挽回影響;六是對所要解決的問題,情況不太明了,條件不太成熟,需要到現場邊觀察邊研究邊解決。在現實生活中,不是所有問題都適合領導者現場辦公的,隻有當領導者對遇到的問題真正了如指掌,而且在下屬無法解決或不去解決時,這種管理方式才是有效和必要的。
把現場辦公與培養下屬結合起來。領導者在現場辦公時,不要忙於做出指示,給出答案,要善於引導、啟發下屬分析、思考和解決問題,使他們在下一次遇到同類問題時知道該怎麼做。還要注意不為諸多矛盾所纏繞,抓住工作中的重要環節,實施有重點的指揮,切忌“眉毛胡子一起抓”。現場辦公不可能一次性解決一切矛盾和問題,隻有抓住主要矛盾,其他的矛盾才會迎刃而解。
嚴格按分工、按時限工作。對於下一級職權範圍的事,在不違背原則的前提下,無論其如何處置,都不能橫加幹涉。在其遇到困難時應主動為其撐腰。
力戒戴有色眼鏡看問題,避免感情用事。領導者現場辦公有不少即興因素,情緒的影響是很大的。在精神愉快時,遇到感興趣的問題,就有可能信口開河,隨意決斷;在心情不快時,遇到了討厭的問題,就可能聽不進逆耳忠言。因此,在現場辦公時,領導者應戒戴有色眼鏡,盡量不要把個人的感情帶到現場辦公中來。
尊重事實,不怕丟麵子。緊急情況下的現場辦公,由於上陣倉促,準備不足,對現場中的問題不一定都有能力拍板解決,對那些不宜現場拍板解決的複雜的重大問題,不要硬行現場解決,以免留下後患。
實施現場辦公,由於直觀指揮現場,各類矛盾盡收眼底,因此,領導者最容易犯的毛病是:擅自打亂工作程序,眉毛胡子一把抓,既想抓西瓜,又舍不得扔芝麻,本級工作想管,下一級的也想管。這是現場辦公的一大忌,弄得不好,將可能適得其反,不但貽誤時機,也將影響工作效率。要正確運用獎懲製度,注意保護下屬的積極性。對於一般性的問題不必指責,以防幹擾下級領導者。即使是批評,也應當注意場合以暗示為主,勸導其自行改正,不能什麼事都直接端出來一捅到底,那樣隻會使人難堪,其效果不佳。無論是表揚或批評都一定要弄清事實,並要掌握好“度”,留有餘地。
認真執行就能夠到位
要想執行到位,由“做事”轉變為“做成事”,需要用認真的態度去做每一件事情,去執行每一項任務。認真負責是能夠執行到位的另一條準則。也隻有認真負責,才能把工作真正執行到位,因為在執行的過程中,容不得我們半點馬虎和不負責任。
首先,工作要認真執行到位。認真,是一種做事態度。先哲講:凡事要認真。古今中外,無論大事小事,要成就一番事業,必須要有一種特別認真的態度。
國家如此,企業也是一樣。海爾集團能夠發展壯大,是因為它對產品認真負責的態度幾近極致。新世紀勞模許振超,用幾年的時間弄清了極其複雜的線路板結構,成功地為國家節約了大量的資金。
在當今經濟高速發展的社會,急功近利者比比皆是,假冒偽劣充斥市場,自己辛苦創造出來的名牌,又在自己以後的投機心理支配下毀掉了。我們有名牌產品,但太少了。現在不少的企業擁有一流的設備,卻出不了一流的產品,關鍵是沒有認真負責的態度。
一位名人曾說過:“世界上就怕‘認真’兩字。”認真成就我們的事業,認真是世界上所有成功企業必不可少的基本素質。不認真,投機鑽營,隻會帶來企業的倒閉。我們要實現成功,就一定要有認真的態度,認真做事,認真對待一切事業,徹底拋棄投機敷衍的心理,認真、認真、再認真。
其次,要樹立認真、負責的態度。“負責任”這個原本應該是每個員工基本道德範疇的問題,卻常常被蒙上了“有麻煩”的蓋頭。於是,該負的責任不負,該執行的工作不執行到位,有的人忘記了自己的職責,丟掉了本色,成為日常看不出來、關鍵時刻站不出來的與其工作崗位不符的人,導致工作執行不到位。
2006年2月2日晚7時30分(當地時間),一艘名為“薩拉姆98號”的埃及渡輪從沙特西海岸杜巴港起航,原定3日淩晨3時可抵達目的地埃及塞法傑港,航程120海裏。當時船上載有1300多名乘客和近100名船員。“薩拉姆98”號離開杜巴港後失蹤,它最後一次出現在雷達屏幕上的位置是杜巴港62海裏外。很不幸,一場重大海難在紅海發生——“薩拉姆98號”沉沒了。事發時紅海海域風急浪大,並伴有降雨,氣候惡劣。據最新統計,事故中遇難或失蹤者達1022人(失蹤611人,找到411具遇難者遺體),隻有387人獲救。
“薩拉姆98號”沉船事件成了埃及人心中抹不去的痛。讓人痛心的是,造成這次災難的很大一部分原因就是船長不認真的執行態度。
讓人無法想象的是,船艙起火,這位船長竟然決定讓渡輪繼續向前航行。而在危險來臨的時候,船長居然第一個逃跑。
盡管各國海商法有關船長義務的具體規定不完全相同,但基本內容是一致的,主要有:
(1)保障船上人員的人身、財產安全。船長必須采取一切合理措施,保證航行安全,維持船上秩序,防止對船舶、船上貨物或人員的任何損害。該義務與船長的指揮命令權是相應的。
(2)救助人命。船長接到呼救信號或者發現海上有人遭遇生命危險,隻要對船舶、船員和旅客沒有嚴重危險,就應盡力救助遇難人員。船長違反該義務將負法律責任。
(3)最後離船。船長在決定棄船時,必須采取一切措施,首先讓旅客安全離船,然後允許船員離船,船長本人應當最後離船,並應設法搶救航海日誌、輪機日誌、無線電日誌,以及該航次的海圖、文件和貴重物品等。
(4)完成並送交海事報告的義務。船舶發生海損事故時,船長應采取一切可能的措施,並完成海損事故報告書,說明事故詳細經過,報送發生事故後最初到達港的有關航政主管機關。