(1)觀察體驗生活的能力
觀察事物的能力是公文寫作必須具備的一種能力，也是獲得第一手感性材料的唯一途徑。沒有這種能力，就無法進行寫作。正確而有效的觀察，要有正確的立場、觀點和方法。隻有站在正確的立場上，運用馬克思主義的觀點和方法觀察事物，才能獲得符合實際的、能夠反映事物本質的第一手材料，並根據這些材料得出正確結論，形成正確的思想和認識，提煉出公文正確、深刻、新穎的主題。
觀察能力是可以通過長期觀察訓練培養的。訓練觀察能力的方法很多，有全麵觀察法、細微觀察法、比較觀察法、多角度觀察法、追蹤觀察法和實驗觀察法等。經常運用多種觀察方法觀察生活，可以逐步培養作者的觀察能力。
有時光憑觀察還不夠，還要親自參與實踐，即親身體驗，才能對事物認識得透徹，公文才能寫得真切。因此說，公文的作者既要是生活的觀察者，又應當是生活的參與者，社會實踐的現實生活也需要公文作者的積極參加和投入。隻有親身體驗各種生活和社會實踐以後，社會才會向你提供大量的第一手材料。正像毛澤東所說的：“無論何人要認識什麼事物，除了同那個事物接觸，即生活於（實踐於）那個事物的環境中，是沒有法子解決的。”“你要知道梨子的滋味，你就得變革梨子。親口吃一吃。”（《實踐論》）
(2)采集材料的能力
在社會實踐中觀察體驗是獲得第一手材料的唯一途徑。“但人不能事事直接經驗，事實上多數的知識都是間接經驗的東西，這就是一切古代的和外域的知識。”（毛澤東《實踐論》）所以還要從文字資料中廣泛地采集材料，這類材料通常稱為“間接材料”。由於這類材料多是前人或他人收集整理而成為理性化的或已被實踐驗證的，因而往往更具有參考價值和指導性。
如何采集材料呢？主要方法有資料摘抄、寫讀書劄記兩種。
資料摘抄有兩種常用的方法。一種方法是定向摘抄，即確定選題以後，根據寫作的需要，有目的地查閱並摘抄資料；另一種方法是隨興采集，即在經常性的閱讀中，發現了有意義的資料時，就隨時摘抄下來，以備日後查考使用。無論是定向摘抄，還是隨興采集，都要注意以下幾點：第一，必須保持原文的本來麵貌，不得改動字句和標點；第二，要注明資料的出處，包括文章的標題、作者姓名、發表時間和地點；第三，整理、歸類。
寫讀書劄記也有兩種方法。一是擷取要點，即在讀書時，記下內容要點；一是記述心得，讀別人的文章，自己受到啟發，就用寫心得的方式把它記述下來。讀書的心得體會，像電光、石火一樣，稍縱即逝，隻有及時記下來，才可避免遺忘。
(3)邏輯思維能力
毛澤東說：“要完全地反映整個的事物，反映事物的本質，反映事物的內部規律性，就必須經過思考作用，將豐富的感覺材料加以去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及裏的改造製作工夫，造成概念和理論的係統，就必須從感性認識躍進到理性認識。”（《實踐論》）無論通過觀察、體驗生活得來的材料，還是通過采集獲得的文字材料，都要經過思考才能變成理性認識。這就需要有較強的思維能力。文學創作主要用的是形象思維，公文類應用寫作主要用的是邏輯思維。公文的作者即各級行政機關的幹部尤其應該具有較強的邏輯思維能力，不但要有運用形式邏輯思維方式進行思維的能力，還要具備運用辯證邏輯思維方式進行思維的能力。而辯證邏輯思維是按照矛盾的法則、對立統一的法則、運動的法則來思考問題的。它的基本特征是：第一，兩麵思維，即從客觀事物對立的兩個方麵的相互聯係中把握事物的本質；第二，動態思維，即從事物的發展曆史過程、從事物的運動變化中認識事物；第三，整體思維，即全麵地、整體地了解和認識事物，把具體的、局部的現象放在總體聯係中把握；第四，應變思維，即以具體問題具體分析的方法來認識特定環境中複雜多變的客觀事物。掌握了辯證邏輯思維的這些基本特征，並在公文寫作實踐中不斷鍛煉和提高，將會運用自如。
2．表達思想的能力
依靠認識能力把握了事物的本質、獲得了正確的思想之後，還要靠表達能力把這種思想用文字表達出來，才能完成寫作的全過程。正如毛澤東指出的：“有了正確的觀點和正確的思想，還要有比較恰當的表達方式告訴別人。”（《工作方法六十條》）在寫作界，有人說寫作能力就是“駕馭語言的能力”或“文字表達能力”，顯然有失偏頗和公允。因為寫作能力的基礎是認識事物的能力，即使說單純的文字表達能力，也不僅僅是單純的文字功夫，而是多種能力的綜合表現。其中主要包括寫作技巧能力、組織結構能力和語言表達能力。
(1)寫作技巧
公文的寫作技巧，主要包括合理確定文章的體裁和正確地選擇文章的表達方式與表現技巧兩方麵。
確定文章的體裁體裁屬於形式的範疇。根據文章的內容、社會功能、閱讀對象等，來確定文章的體裁，是表達能力中的一種重要的能力。這是因為盡管各種類型的文章都是對客觀事物的反映，但是由於所反映的內容不同，則需要不同的文章體裁。例如，有的內容適合寫記敘文，有的內容適合寫議論文，有的內容適合寫說明文等等。
文章的社會功能不同，也要求文章具有不同形式。例如公文是處理公務的文章，要有比較固定的格式；傳授知識的文章，則要求綱目清楚；論是斥非的文章則要邏輯嚴密等等。
另外，確定文章體裁時，還要考慮閱讀對象。在公文寫作中，這方麵尤應注意。
選擇文章的表達方式和表現技巧就是要求公文的作者應當根據擬文的不同內容和體裁，合理選擇不同的表達方式，如敘述、議論、說明等。而在每種表達方式中，又有不同的表現技法。例如“敘述”這種表達方式，就有許多不同的技法，清代劉熙載在《藝概》中曾把敘述歸納為18種技法。現在人們常提到的就有好幾種：順敘、倒敘、插敘、補敘等。這就需要公文作者根據公文的主題，按照公文的特點進行正確選擇。
(2)組織結構能力
當文章的主題確定之後，接著就要考慮如何組織材料來表現主題。把文章結構安排得井井有條、順理成章，也是一件不容易的事情。正如朱光潛在《選擇與安排》一文中所說：“一篇文章中每一個意思或字句就是一個兵，你在調用之前，須加一番檢閱，不能作戰的，須一律淘汰，隻留下精銳，讓他們各站各的崗位，各發揮各的效能。排定崗位就是擺陣勢，在文章上叫做‘布局’。”寫文章的人組織文章結構，應該像久經沙場的將軍那樣，懂得在任何複雜的地形行兵布陣；又應該像經驗豐富的建築師那樣，懂得為任何複雜的建築安排精巧的結構框架。這就不僅要懂得組織文章結構的一般原則和要求，而且要熟悉各種文體的一些常用的結構方式和方法。
(3)語言表達能力
語言是思維的外殼，兩者密不可分。沒有清晰嚴密的思維，就不會有明白、曉暢的語言；反之，沒有準確、鮮明、順暢的語言，就不能表達清晰嚴密的思維。文章是語言的藝術。材料、主題、結構再好，最終還是要用語言表達出來。語言表達能力差，就不可能寫出好文章。古人在談論文章時，總是愛談到“言之有物”、“言之有理”、“言之有序”和“言之有文”這幾點要求。如果說，通過觀察體驗和采集獲得的材料解決了“言之有物”的問題，通過邏輯思維解決了“言之有理”的問題，通過文章結構安排解決了“言之有序”的問題，那麼語言表達解決的則是“言之有文”的問題。而欲做到“語以達意”，則要不斷地加強語言修養，儲備語言材料，掌握語法規律，培養準確敏銳的語感，鍛煉得心應手的筆力，這是公文寫作的基本功。
二、提高公文寫作能力的主要途徑
公文寫作能力的培養與提高並非是一朝一夕、一蹴而就的易事，往往需要一段較長時間才能具備這種能力。
那麼，怎樣才能盡快地提高公文寫作能力呢？其途徑很多，但歸納起來，不外乎要多讀、多寫、多深入生活。
對於國家行政機關幹部來說，其長處是在行政機關或部門工作，因而實踐經驗比較豐富，對社會生活和所依法行政的範疇、職責等比較熟悉，理論水平和政策水平比較高，工作中常用的應用文也經常接觸。而其短處則是絕大多數沒有係統地學過寫作理論，也沒有係統地學過語法修辭知識，即使從前學過的一些語文知識現在也荒疏了，所寫的文章往往缺乏鮮明的文體感，缺乏合理的結構和規範的格式，文字表達也往往不夠準確、鮮明、生動，還有文句不通、標點不準等現象。因此，作為國家行政機關幹部來說，應在行政工作實踐中發揚自己長處的同時，盡量彌補自己的短處，繼續認真學習寫作理論和語法修辭知識，並把這種理論和知識用到自己的寫作實踐中去，使之轉化為公文寫作及其他類型文章寫作的能力。
1．學習寫作理論，掌握寫作規律
公文寫作是一種複雜精細的腦力勞動，是有規律可循的。所以係統學習寫作理論知識，掌握寫作的基本原理和規律，對於把自己的寫作經驗提高到理性認識，對於把自己已有的知識係統化，進一步提高寫作能力，是十分必要的。
2．學習語法修辭知識，提高表達能力
梁朝著名文學理論家劉勰說：“夫人立言，因字而生句，積句而成章，積章而成篇。”（《文心雕龍?章句》）意思是寫文章總是由字組成句，由句組成章節，再由章節組成整篇。寫文章起碼要把字寫對，句子通順，用詞恰當。這就要學習語法修辭知識，否則寫起文章來就容易犯語法或修辭錯誤。因此，國家行政機關幹部在繁忙的公務之餘，抽空學一些常用的語法修辭知識，對於提高表達能力和公文寫作能力大有裨益。
3．多寫多練，把理論知識轉化為能力
古人雲：“非知之難，能之難也。”通過學習，掌握了一定的理論知識並不太困難，難的是將理論知識真正變成自己的實際寫作能力。這就要經過長時間的、持之以恒的寫作練習方能奏效。