第三節公文應用寫作的程序和要求
公文寫作也稱為“擬文”、“製文”、“擬製公文”、“起草公文”等，是公文處理全過程（包括起草、發文、收文、歸檔、管理）中最關鍵、最重要、最繁重的一項工作。尤其是起草重要的公文，更是一項極其繁重的工作。
公文寫作首先要進行大量的深入細致的調查研究，掌握大量的現實材料和書麵材料，有時還需要查閱、掌握相關的曆史文獻資料或背景材料，並對材料進行整理、鑒別、選擇、分析、研究，才能提煉出正確、深刻、集中、符合時代精神的公文主題。然後，需要圍繞公文主題對公文的結構、表達方式、材料使用、語言風格等進行周密的、深思熟慮的構思，這樣才能夠動筆。動筆寫作時，須全神貫注，做到條條認真，段段謹慎，句斟字酌，不可有一絲馬虎。最後，還要對所起草的公文中的每個觀點、每項政策、每條材料逐字逐句地反複推敲，認真修改，才能臻於完善。由此可見，公文寫作並非一蹴而就的簡單易行的事情，而是一個複雜的政策性極強的腦力勞動過程。
公文寫作過程通常可以劃分為四個階段：準備階段、起草階段、修改階段、審核定稿階段。
一、公文寫作的準備階段
在公文寫作的準備階段，要求重點抓好以下四個環節：
1．明確寫作意圖
公文寫作與其他文章的寫作不同。一般文章、文學作品的寫作，通常起始於作者自身的創作衝動或需要，是主動寫作。公文寫作則是起始於製文機關領導交授寫作任務和起草人員接受寫作任務，要按照領導的意圖進行寫作。因此，明確領導的寫作意圖在整個公文起草過程中非常重要。
(1)領導交授任務
領導交授公文寫作意圖和寫作任務，是給公文定基調、決定公文水平高低的首要環節，也是中央規定的領導幹部的重要職責。《中共中央關於各級領導幹部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》指出：“領導幹部必須親自動手準備自己的重要講話、報告，親自指導、主持自己領導範圍內的重要文件起草，否則他對自己所領導的主要工作就不能擔負政治責任。”“所謂親自動手，主要是指領導者開動腦筋，提出文件的基本思想，包括主要的觀點、意見、辦法。”因此，要求領導在交授任務之前，自己必須先把公文的寫作目的、政策依據、基本思想、主要觀點和意見、辦法等思考清楚，然後向公文起草人員一一交代清楚。不能自己什麼都沒有想好，就簡單地向起草人員交授寫作任務。
(2)公文起草人員接受任務
公文起草人員在接受公文寫作任務時，必須認真、全麵地傾聽領導關於公文寫作意圖、寫作任務的交代。而後，認真思考、領會領導的寫作意圖，把領導交代的一切都想清楚。不明白的地方應當及時向領導提出，請領導再作說明；如果覺得有不妥或遺漏的地方，也應當向領導指出來，以便領導再補充、修正，即使自己領會錯了，也可以得到領導的指正；如果自己有什麼新見解、新想法、新建議，也要及時提出來，使領導能及時完善其製文意圖。總之，深刻領會、準確把握領導的製文意圖，是公文起草人員擬好一篇公文的關鍵。
2．充分占有材料
公文寫作人員在接受了起草公文的任務之後，除了簡單的公文之外，一般都要收集、占有公文起草所需的大量材料，包括通過調查了解獲得的實際材料和有關文件、資料、理論文章等書麵材料，有時甚至需要查閱相關的曆史文獻資料等背景材料。隻有充分掌握大量的材料，才會使公文“言之有物”。
3．提煉公文主題
在充分占有材料之後，然後就是閱讀材料。閱讀完材料之後，對與擬公文關係密切的材料——有關中央文件、上級機關的有關文件和能夠反映本單位、本部門、本地區實際情況的材料，進行認真分析、研究、歸納、綜合，提煉出正確而深刻的公文主題。有了公文主題，公文便有靈魂，便有了統領材料、結構、語言的“統帥”，便有了貫穿全文的紅線。4．通盤構思所謂通盤構思，就是緊緊圍繞著製文意圖和公文主題，對公文進行整體思考。包括整篇公文分為幾個問題或是幾部分來寫，每個問題或部分使用什麼材料，各個問題或部分之間如何過渡照應，如何開頭和結尾，主要選用什麼表達方式和什麼風格的語言來表述，這篇公文大概要寫多少字等。
為了把構思的結果視覺化，以避免遺忘，對於行文篇幅較長的公文來說，在準備階段先擬一個寫作提綱是很有必要的。擬寫作提綱不僅可以備忘，而且擬寫作提綱的過程本身，就是認識明朗化、思想條理化的過程，就是對構思成果進一步完善、補充和修正的過程。二、公文起草階段起草公文時，要根據擬好的寫作提綱全神貫注、排除幹擾，一口氣地寫下去。這樣寫出來的公文，就會顯得語句暢通、上下連貫、首尾圓合。
根據國務院《國家行政機關公文處理辦法》的規定，起草公文應當做到以下幾點：
(1)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規、規定及上級機關的指示，完整、準確地體現發文機關的意圖，並同現行有關公文相銜接。
(2)全麵、準確地反映客觀實際情況。
(3)觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確。
(4)開門見山，文字精練，用語準確，文風端正。
(5)人名、地名、時間、數字、引文準確。
(6)注意結構層次序號。
(7)公文內所使用的簡稱，一般應先用全稱，並注明簡稱。
(8)文種、格式使用正確。
三、公文修改階段
公文的草稿完成之後，還要進行修改，尤其是重要的、篇幅較長的公文，要經過反複修改方能定稿。
公文修改的內容主要是：推敲觀點、增刪材料、調整結構、錘煉語言等。
推敲觀點既包括公文的中心論點，即公文的主題是否正確、深刻、新穎、集中；也包括公文中的每個觀點、政策、意見、辦法等，是否符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規、規定、製度等。
增刪材料主要是看材料用得多了還是少了。材料用得過多不僅沒有必要，反而使公文顯得臃腫，甚至淹沒觀點；少了則不能充分表現觀點，使觀點沒有足夠的材料來支持，缺乏說服力和可信性。因此，在公文修改過程中，公文的材料太多就得刪減，材料太少就得補充。此外，要檢查材料和觀點有沒有內在聯係，觀點和材料有沒有高度的一致性。對於不能說明觀點的材料，再好也要刪去。
調整結構除了調整公文的層次、段落、過渡、照應、開頭、結尾之外，還要檢查文種用得對不對，格式是否符合規定。
錘煉語言就是檢查公文的整體語言風格是否符合公文的特點和內容需要。公文的語言應該明白、準確、平實、簡潔、莊重。因此，公文中凡是口語、方言、土語、俚語、俗語、粗話、歇後語、半文半白的夾生語、生造詞、晦澀詞、冷僻詞等等，以及不合語法、不合邏輯、不合修辭規範的詞句等等，均應刪除或修改。如果標點符號用得不恰當，也要進行改正。
四、公文審核定稿階段
公文經起草人員起草、修改抄正後，再送交辦公廳（室）審核、定稿。審核可以由辦公廳（室）主任親自辦理，也可以由主任交給其本廳（室）的其他人辦理。
公文審核的重點是：
(1)是否需要行文。
(2)是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及有關規定。
(3)是否需要與有關部門、單位、地區協商、會簽。
(4)文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規範。
公文經辦公廳（室）審核後，應及時送交領導簽發或會簽，再由辦公廳（室）根據簽發領導意圖和公文內容，進行眉首標識（如公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文字號等）和版記標識（如主題詞、抄送機關等），打印校對，印發行文。這樣，就完成了公文寫作（從起草到校核、行文）的全過程。
第四節公文應用寫作的能力培養
公文寫作是一門學問，也是一種行為過程。公文寫作的能力屬於應用文體寫作的範疇，它既包括對客觀事物的理解和認識的能力，又包括運用文字、語言表達這種理解和認識的能力。在我國古代範文中，有不少文采流溢的膾炙人口的公文作品，如三國時代諸葛亮的《前出師表》《後出師表》，漢代《文帝議佐百姓詔》，賈誼《過秦論》，明代王鏊《親政篇》等等，不僅主題鮮明、論點確切，而且其文采堪稱絕世的文學作品而流芳百世。這與作者卓越的寫作能力休戚相關。而公文寫作作為現代寫作學的重要分支之一，更要求作者應在實踐中不斷加強寫作能力的培養。
一、公文寫作能力的涵義
寫作是認識事物、反映事物的活動。認識是思維的結晶，反映是表達思維的方式。認識主要解決文章的內容問題，反映與表達主要解決文章的形式的問題。關於寫作能力的涵義，現代寫作學學術界眾說紛紜，長期以來對這個概念的解釋也很不統一。目前，較為概括的說法是，公文類應用文體的寫作能力是多種能力的綜合體現，主要包括以下兩項六種能力：
認識事物的能力包括：①觀察體驗生活的能力；②采集材料的能力；③邏輯思維能力。
表達思想的能力包括：①寫作技巧能力；②組織結構的能力；③語言表達的能力。
下麵，分別具體地談談這些能力。
1．認識事物的能力
“文章”在我國古代被列為與“綱紀”相提並論的文字作品，早見於《詩?大雅?蕩序》：“厲王無道，天下蕩蕩，無綱紀文章。”（《辭海》1979年版）這裏所言“文章”，多屬於公文的範疇。而文章的實質又是什麼？毛澤東曾指出：“文章是客觀事物的反映。”他從馬克思主義認識論的高度講清了文章與客觀事物的關係問題。即作者在社會實踐中通過對外界事物的接觸，獲得了感性認識，這些感性認識經過大腦的思考，即通過去粗存精、去偽存真、由此及彼、由表及裏的改造工夫，上升為理性認識，形成了思想，把這種思想用文字表達出來，就是文章。
由此可見，認識是文章寫作的基礎。沒有正確、深刻的認識，就不可能寫出觀點正確、內容深刻的文章。而實踐是認識的基礎。毛澤東在《實踐論》的開頭便說：“馬克思以前的唯物論，離開人的社會性，離開人的曆史發展，去觀察認識問題，因此不能了解認識對社會實踐的依賴關係……”認識依賴社會實踐，實踐是認識的基礎，這是辯證唯物主義認識論的基本觀點。但是這不等於說，凡是參加了社會實踐的人都可以自然獲得對事物的正確認識。隻有那些具有較強的觀察力和思維能力、在實踐中善於觀察事物並進行理論思維的人，才可能獲得對客觀事物的正確認識。因此，公文的作者必須從以下幾方麵來培養自己的公文寫作認識能力：