1．主題詞
主題詞是對公文主要內容和類型的提煉後所形成的標記引導（簡稱為“標引”），以便於計算機檢索和公文歸檔管理。主題詞的產生與規範，是辦公現代化的發展趨勢。國務院《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。”
為了統一規範公文主題詞的選用，國務院於1994年4月發布並於1997年12月、1998年12月修訂的《國務院公文主題詞表》篩選了15類1049個主題詞。該《詞表》分為三個層次：第一層是對主題詞區域的分類，如“綜合經濟”、“財政”、“金融”等類。第二層是類別類，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業”、“交通”、“能源”、“郵電”等詞目。第三類是類屬詞，即公文內容和種類屬性。第一層僅用於公文主題詞的檢索，不直接用於公文文件的標引；第二層和第三層統稱為主題詞，用於公文文件的標引。國家標準《國家行政機關公文格式》規定：公文主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋字：詞目間空1行，均不加標點符號。其具體標引方法是：
(1)一份公文的標引，最多不超過5個主題詞。主題詞標注在公文的“抄送”欄之上，居左頂格寫。
(2)標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標注類屬詞時，先標注反映公文主要內容的詞，最後標注反映公文形式的詞。例如《國務院關於加強水土保持工作的通知》，應先標注類別詞“農業”，再標注類屬詞“水土保持”，最後標注公文形式“通知”。
(3)在一份公文中如果有兩個以上的主題內容，可以按照其順序進行標引。例如，國家環境保護總局、對外貿易經濟合作部、海關總署、國家質檢總局聯合發布的《對進口以CFC-12為空調製冷工質的汽車及以CFC-12為製冷工質的汽車空調壓縮機的有關事項公告》（環發[2001]207號），可以先標注類別詞“環保”，再標注類屬詞“進口”，進而依次標注“汽車”、“設備”，最後標注公文形式“公告”。
(4)根據需要，可以將不同類的主題詞進行組配標引。例如前例中的第二個主題內容也可標注為“汽車設備”。
(5)當詞表中找不出能夠準確地反映文件主題內容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當的詞標引。將能夠準確反映文件內容的詞標在類屬詞的後麵時，應在該詞的後麵加“△”以便區別。
2．抄送機關
國務院《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文中的“抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。”在標注“抄送機關”時，須注意以下幾點：
(1)向上級機關行文時，隻能主送一個上級機關，其他需要閱知公文內容的上級機關，可以抄送。
(2)因特殊情況需要向上級機關越級行文時，必須同時抄送被越過的上級機關。
(3)受雙重領導的機關向上級機關行文時，要寫明一個主送機關，另一個上級機關為抄送機關。
(4)上級機關向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。
(5)向上級機關的“請示”，不準抄送下級機關。
按照國家標準《國家行政機關公文格式》的規定，公文中的“抄送機關”應位於主題詞下一行，中間用一條反線隔開（寬度同版心）；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標識全角冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號；“抄送機關”欄下麵劃一條反線（寬度同版心）。
3．印發機關和印發時間
在國務院《國家行政機關公文處理辦法》中，對“印發機關和印發時間”沒有具體的規定和要求。一般說來，當成文時間與印發時間一致時，通常可省略該項；若成文時間與印發時間相距較大時，應當標注該項。
公文的“印發機關和印發時間”位於末頁抄送機關之下（若無抄送機關時則在主題詞之下）占1行，用3號仿宋體字。“印發機關”左空1字，“印發時間”右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
版記中的各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
第四節常用公文的行文規則
公文，尤其是國家行政機關的公文具有一定的法定效力和權威性，社會影響較大，因而在行文時應當十分慎重，公文措辭也要謹慎篩選提煉，確保辭可達意，避免造成國家利益和安全的損失。同時，行文過多過濫也會造成“文山”、“積牘”，助長形式主義、官僚主義的不良風氣。為此，國務院在《國家行政機關公文處理辦法》中列出“行文規則”的專章共11條，重點對公文的行文做了詳細規定，概括起來主要有以下幾方麵：
1．行文應確有需要，注重實效，堅持“少而精”。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。
2．堅持按照隸屬關係和職權範圍確定行文關係的原則。
(1)無特殊情況時，不得越級向上級機關行文。
(2)向下級機關發布的重要公文，應同時抄送發文機關的直接上級機關。
(3)部門之間對有關問題未經協商一致時，不得各自向下行文。如各自為政、擅自行文，上級機關應當責令糾正或者行文撤銷。
(4)同級機關、同級機關的各部門、部門和同級人民團體及事業單位可以聯合行文，但行政機關不得與企業單位聯合行文。
(5)機關各部門內設機構（如各級環境保護局的司、處、科、股等）除辦公廳（室）外，不得對外行文。
(6)不相隸屬的機關之間，一般用“函”行文。
3．受雙重領導的機關向上級行文時，應寫明主送機關和抄送機關（主送機關為公文的主要受理機關）。上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應抄送受文機關的另一個上級機關。
4．“請示”類公文應一文一事，不得在報告中夾帶請示事項。“請示”一般隻寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應用抄送形式，但不得抄送給下級機關；“請示”不應直接送領導者個人；所請示的事項涉及其他部門業務時應協商一致，如經協商仍不能取得一致時，主辦部門可在“請示”中列明各方的理由，提出建設性意見，並與有關部門會簽後再報請上級機關。
5．對於不符合行文規則的公文，上級機關可以退回行文機關。
6．經批準在報刊上全文發布的公文，應視為正式公文，可不另行文。行文機關可在報刊發布時注明“不另行文”字樣。
第五節環境保護行政公文的特點與基本要求
一、環境保護行政公文的種類及適用範圍環境保護部門作為各級人民政府的環境保護主管部門，承擔著環境行政管理、監察和環境質量監測、環境宣傳教育等行政工作任務，在行政中所涉及的公文文種如決定、報告、請示、複函等，既與國務院《國家行政機關公文處理辦法》中所規定的公文文種多有相同之處，又由於環境保護工作尤其是環境執法工作的特殊情況，由環境保護主管部門特別是環境監察機構發出的有些公文別具特點，具有特定的格式、內容及法律用語，其發布方式、審批程序也有與一般常用公文不同的特點。
目前，我國環境保護行政專用公文有以下幾類：
1．環境保護行政處罰專用文書
國家環境保護總局於1999年發布了《關於發布環境保護行政處罰常用法律文書格式的通知》（環發[1999]170號），製定發布了12種行政處罰常用法律文書的類別與格式、適用範圍及要點：
(1)環境違法行為立案登記表
《環境違法行為立案登記表》是環境監察部門對於違反環保法律、法規的事件，經初步審查認為應當追究行政責任，而進行登記作為一個案件進行調查處理時所製作的文書。
《環境違法行為立案登記表》應載明的內容包括：當事人的基本情況，主要違法事實和立案理由，受理和承辦人意見及領導審批意見。