（四）會議接待禮儀
在公務談判活動中，為了協商、研討某一事項，經常需要召開各種各樣的會議。因此，如何將會議接待禮儀工作組織得既有條理又有效率也是擺在每一位會議組織者麵前的問題。組織者根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法、禮儀要求也不同。
首先，會議的籌備工作要根據會議規模確定接待規格。
其次，及時發放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱和會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯係方式等內容。通知後麵要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對於外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地參會者問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是參會者了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。
再次，選擇會場。選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到以下幾個標準。
1．大小要適中
會場太大，人數太少，空下的座位太多，鬆鬆散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而隻要一個大小正好的房間。”
2．地點要合理
召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定得離與會者住所較近一些，以免與會者來回奔波。
3．附屬設施要齊全
會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是在這裏開的，沒出什麼問題”，就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
4．要有停車場
現代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
5．會場的布置對於會議接待也是尤為重要的
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議，根據會議內容，在會場內懸掛橫幅，門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席台上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌麵上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗幹淨，擺放美觀、統一。
6．坐席的配置要適合會議的風格和氣氛，講究禮賓次序
坐席主要有以下幾種配置方法：
（1）圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子，這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的麵容，因而有利於互相交換意見。這種形式適於10~20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同麵對麵坐，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
（2）口字型。如果使用長形方桌，這種形式比圓桌型更適用於較多人數的會議。
（3）教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用於以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多，而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席台與聽眾席相對而坐。主席台的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其餘按左為下右為上的原則依次排列。
7．會議資料的準備
會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理後放在文件夾中發放給與會者，方便與會者的閱讀和做好發言準備。
會議準備工作完畢後，客戶應邀前來參加會議，會前的接待禮儀也必須做到以下兩點：
（1）會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
(2)提前進入接待崗位。接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位，並進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位:
①簽到。設一張簽字台，配上1~2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字台北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。
②引座。簽到後，會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鍾再到主席台就座。
③接待。與會者坐下後，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情地向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
與此同時，會議中的接待禮儀其中一項，是服務禮儀。會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。
倒茶服務人員應注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。倒水時動作輕盈、快捷、規範。杯蓋的內口不能接觸桌麵，手指不能握在杯口上，不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開杯蓋，右手持水壺，將熱開水準確倒入杯裏，不能讓茶水濺到桌麵上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上麵。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張、來回奔跑，將與會者的注意力吸引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
其他服務按擬訂的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局麵。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這時音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布頒發榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席台上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在台上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。
會議結束後也應做好會後服務的準備，做到有始有終。會議進行之中，就應為會後服務做好準備。例如，會後要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會後的用車也應在會議結束前妥善安排。會議結束後，全部接待人員應分工明確地做好會後處理工作。
會議結束後，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。