3．事務管理。能夠輔助安排日常活動與會議日程，製定工作計劃，製作批抄單、備忘錄等，擔負會務、工資、財務、物質等管理工作。
4．圖表處理。能夠將所處理的大量數據繪製成各種圖表（如統計報表）；能夠處理數據、表格和圖形信息，幻燈片等。
5 聲音處理。能夠使電話具有自動撥號、自動錄音、自動轉接等功能，使電話能夠實現人與機器、各機器之間的信息交換，並通過語音識別、聲音合成與存儲，使計算機能夠聽懂一些操作命令並使之能夠用語言提示操作人員。
6．提供簡單印刷手段。有計算機、激光打印機、激光排版機、膠印機、複印機組成的簡單、輕便印刷係統取代傳統鉛印係統。
7．輔助決策。向決策者提供決策所需的各種數據和文字材料，確定決策模型和存儲大量的素材。
8．網絡通信。能夠利用近程或遠程通信網絡，進行各種形式的通信，如召開遠程電視會議，發布電子公告等。從另一個角度說，辦公自動化係統，包括硬件和軟件兩部分。辦公自動化硬件從橫向上分為下列幾類：
（1）辦公信息的輸入、輸出設備。如打印機、掃描儀、麥克風、音箱、手寫筆等；
（2）信息處理設備。指各種個人計算機、工作站或服務器等；
（3）信息複製設備。指複印機、磁盤、磁帶、光盤刻錄機等；
（4）信息傳輸設備。電話、傳真機、計算機局域網、廣域網等；
（5）信息存儲設備。如硬盤、ZIP、光盤存貯係統等；
（6）其他輔助設備。交通工作、空調、UPS、碎紙機、傳呼設備等。
從縱向的發展來看．現在辦公自動化軟硬件的品種越來越多，功能越來越強，性能越來越先進。為實現最終的無紙辦公，創造了必要的條件。另外，實施辦公自動化，不能脫離辦公自動化係統所依賴的環境：INTERNET、CHI-NANET、郵電通信網如DDN等的建設，都已為辦公自動化的發展創造了一個前所未有的條件，使網絡的、真正的辦公自動化成為可能。
另外需要小心的是許多廠商把自己生產的某種辦公自動化的硬件，稱為辦公自動化係統，常使人誤以為，整個辦公自動化就是這麼多東西了。辦公自動化決不是各種辦公自動化設備的購置和使用，先進的設備隻是辦公自動化的物質基礎，沒有功能全麵的辦公自動化軟件，最終也還是不能實施辦公自動化的。
隨著新技術、新產品的出現，辦公自動化的軟件也隨之發展。我們可以將辦公自動化軟件分為工具及平台軟件及係統級應用軟件兩大類，其中辦公自動化工具及平台軟件包括：WPS文字處理軟件、現在的Office套裝軟件（含WORD、EXCEL、Powerpoing、AcceSS、Outlook）、Lotus係統、wps97BM的中文語音識別錄入軟件、OCR漢字識別軟件、手寫輸入係統、及MSExchange的消息係統等。
辦公自動化建立的原則
1．規範化原則
係統的計算機流程，嚴格遵循有關管理的要求，數據的分類編碼嚴格遵循現有的國家標準、行業標準，並根據地方部門特色，製訂適合於本係統的分類編碼方案。
2．先進性原則
係統的功能設計立足於較高的起點，在考慮性能價格比的同時，著重考慮係統的先進性。在軟硬件平台的選用上瞄準國內外最新技術，避免因隻考慮節省投資而導致係統過早被淘汰，反而浪費投資的結果。
3．完備性原則
係統的數據結構和功能體係充分滿足業務要求。
4．適用性原則
係統具有良好地人機交互界麵而易於使用。
5．可擴充性原則
係統的要素、編碼、功能和數據庫易於擴充，以滿足將來發展需要。
辦公自動化的分類
專家將辦公自動化分成了以下幾種類型：
1．事務型的辦公自動化係統
支持一個機構內各辦公室的基本事務活動，主要功能包括信息的產生、收集、加工、存儲和查詢，如文字處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、電子日程管理、文檔的整理、分類歸檔、檢索等。
2，管理型的辦公係統
包含業務管理的那部分功能，是事務型辦公係統和支持職能管理活動的管理信息係統的結合。
3．決策型辦公係統
包括決策支持功能，是在管理型辦公係統的基礎上再加上決策支持係統而構成，除具備前述的功能外，還具備對業務數據進行分析、評測等決策支持的功能。
第三節 辦公自動化的功能
個人辦公
1．電子郵件
可製作、發送、接收、閱讀、回複、廣播、查詢、打印和保存電子郵件等功能。在建立管理信息係統的同時，一步到位，借助係統的網絡平台，建立電子郵件係統，可以達到事半功倍的效果，並且使本網絡內部的信息通迅水平達到一個新的高度。