第一節 辦公自動化概述
辦公自動化建設的必要性
新的世紀來臨了，隨著中國加入WTO，我國社會麵臨著新的情況，新的挑戰。出現了一些新的情況值得企業和單位注意：一是世界範圍內的網絡經濟現象。二是一些發達國家建設電子政府的現象。目前，世界上各國政府都在積極進行電子政府的建設，這成為國際公共行政管理改革的新動向。如2000年3月，日本政府宣布實施電子政府工程，並計劃2005年全麵進入“辦公電子化階段”；美國在2000年6月6日至6月30日，用了20天的時間完成了建設電子政府的全部立法程序，戈爾將其喻為“第二次美國獨立革命”，並將在2005年前後最終進入電子政府時代；英國也在2000年提出，要建設量適於知識經濟發展的“電子英國”，並把全麵開通電子政府的時間從2008年提前到2005年。此外，新加坡、韓國、印度等國家以及區域政治、經濟共同體也在積極行動之中；歐盟、東盟均提出“電子 歐盟”和“電子東盟”計劃。總之，電子政府建設已成為新千年、新世紀國際公共行政管理改革和衡量國家競爭力水平的顯著標誌之一。三是國際上和我國一些經濟發達地區建設數字城市的現象。四是無線通信和互聯網對接現象2000年7月22日，西方七國及俄羅斯國家元首在日本衝繩召開信息化首腦會議，會議第一天頒布了《全球信息社會衝繩憲章》，憲章中將人類社會正式稱為“全球信息社會”，
並且第一句話就提到信息技術是推進21世紀發展的最強大力量。這四個現象預示著信息技術發展的前沿，它將對社會、經濟發展乃至人們的生活方式產生重大而深遠的影響。這也就是要進行辦公自動化的大的背景之所在。
同時，我國的信息化建設發展迅速。信息化發展的物質基礎條件已經基本具備。以光纜為主體，數字微波和衛星為輔助的全國數字幹線網絡基本形成。多媒體通信網也基本上實現了與電話網相同的覆蓋。廣電網最近幾年覆蓋速度相當快。專門信息係統建設成效顯著。從“九五”開始，我國就開始建設金融、鐵路、科技、經濟、電力、民航、海關、財政、氣象、統計、工商和災害防禦等12個國家級專門信息係統，其中最具有代表性的是我們通常所說的“四金工程”，即金橋、金關、金卡和金稅四大工程。各地區的信息化建設發展也相當快。如上海的信息港，天津的信息灣，海南的智能島，北京、深圳的信息化，盡管提法不同，但發展方向就是建設數字城市。單位和企業作為中國大環境的一分子應當以實際的工作來迎接信息社會的到來。建立辦公自動化是途徑之一。
政府機關企業改革之後，麵臨著轉變管理職能，轉變工作方式，轉變工作作風的要求。這就是說從單位、企業的內部要求而言，要進行辦公自動化。國務院辦公廳為樞紐，聯接各地區、各部門的全國政府係統辦公業務資源網已基本建成，實現了政府係統公文信息的數字化傳輸，大大提高了公文信息運轉效率。各級政府機關，各個部門內部的辦公業務網普遍建立和使用，辦公自動化、管理信息化的水平不斷提高。
辦公自動化的內涵
辦公自動化，英文OfficeAutomation，簡稱OA，辦公自動化的曆史可以追溯到20世紀40年代，當時美國人把一些企業開始用機器處理辦公室業務的工作方式稱之為辦公自動化（OA）。其定義是：把計算機技術、現代通信手段、係統科學和行為科學應用於辦公室，使辦公章內數量龐大而且無規律的業務活動處理電子化、機械化、自動化。其中，計算機技術是處理信息，使所有現代化辦公室設備智能化的主要工具。現代通信技術是在辦公室自動化環境下，辦公室之間相互傳遞信息所依賴的主要技術手段。
定義中提到的“係統科學”的含義有二：其一是指以係統工程的觀念來考慮辦公自動化問題，實現辦公室自動化；其二是指並非零散的、孤立的引進辦公自動化設備，而是想方設法使這些設備有機的配合。定義中提到的“行為科學”是因為辦公室工作不僅有許多的簡單的重複性的有規律的業務，而且還有不少複雜的與人的創造力密切相關的無規律的業務。辦公自動化的最終目標在於充分地發揮人的創造性。
辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息係統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。
辦公自動化由70年代末80年代初在我國提出，到現在已有了二十幾年發展曆史。由於辦公自動化技術的不斷發展，辦公自動化新產品不斷出現，辦公自動化的內涵也不斷地豐富和發展。最早的辦公自動化指的是傳真機、打字機、複印機等辦公設備的使用。現在，辦公自動化指的是用電腦進行文書存貯、排版及輸出工作，用電腦進行人事、財務等管理。