辦公自動化的靈魂是軟件，硬件隻是實現辦公自動化的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數字化辦公係統有可以啟用的前提，通過開放。使得信息共享成為現實。
辦公自動化的發展與變遷
根據有關學者的觀點，辦公自動化已經經曆三代變遷。第一代辦公自動化是以數據為處理中心的傳統MIS係統。它的最大特點是，應用基於文件係統和關係型數據庫係統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力。其貢獻在於把IT技術引入辦公領域，提高了文件管理水乎。但是，這種方式缺乏如收發文等群組協作工作過程的處理能力，因而其“自動化”程度是有限的。
第二代是以工作流為中心的辦公自動化係統。伴隨網絡技術的發展，軟件技術也發生了巨大的變化。辦公自動化已實現了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動化的不足之處，以E—mail、文檔數據庫管理、複製、目錄服務、群組協同工作等技術作支撐。以工作流為中心的第二代辦公自動化係統包含眾多實用功能和模塊，實現了對人、事、文檔、會議的自動化管理。
與第一代辦公自動化相比，第二代係統有三個顯著特點：以網絡為基礎，以工作流自動化為主要的技術手段，缺少對知識管理的能力。第三代辦公自動化係統建立在企業Intemet平台之上，旨在幫助企業實現動態的內容和知識管理，使企業每一位職工能夠在協作中不斷獲得學習的機會。
事實上，現在的辦公已不再是簡單的文件處理，也不再是單純的行政事務了，其任務是要提高整個企業的運作效率，進而提高企業的核心競爭力。知識管理可以幫助企業解決知識共享和再利用的問題。知識管理是一個係統工程，目標是幫助企業發現潛在知識，定位擁有專門知識的人，從而傳遞知識，有效利用知識。知識管理意味著在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最合適的行動，避免重複錯誤和重複工作。知識管理關注“如何獲取、組織、利用和傳播散布在企業信息係統和人們頭腦中的知識”。第三代辦公自動化的核心是知識。第三代辦公自動化係統的突出特點是：實時通信、實時交流。與第二代相比，第三代辦公自動化不僅模擬和實現了工作流的自動化，更模擬和實現了工作流中每一個單元和每一個工作人員運用知識的過程。第三代辦公自動化係統具有幾個突出的特點：實時通信，職工與專家可以網上實時交流，信息廣泛集成的內容編目，知識門戶的構造。實際上，無論實時交流、信息集成還是門戶建設都是知識管理的要求。因此，第三代辦公自動化係統的核心是知識，實現的基礎是知識管理技術。
第三代辦公自動化的特點：功能豐富、來源豐富的數據信息處理功能麵向知識管理的辦公自動化係統應充分集成各種信息數據，這些數據不僅包括電子郵件信息，而還包括文件係統中的文件、傳統的關係型數據庫數據、數據倉庫中的數據，甚至是Intemet上的數據。充分利用各種協同工作手段包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具提供在線及時共享應用等，除此之外，還應該提供不同層麵的信息共享方式，包括移動通訊設備的支持、手機的WAP接入訪問、PDA的支持、統一信息為基礎的提醒功能以及信息的傳真功能。
辦公自動化係統的發展經過三個階段，兩個飛躍過程。從以數據為核心發展到以信息交流為核心，進而提升為以係統地運用知識為核心。
辦公自動化的目標
辦公自動化的目標在於提高辦公室的辦公效率和辦公質量，盡量減少差錯，縮短辦公周期，減少行政開支。據有關資料統計，在傳統的辦公室內，工作人員通常花百分之九十的時間處理日常事務（如打字、抄寫、接撥電話等），從事創造性勞動的時間隻占很少一部分。辦公自動化將秘書從處理日常事務的費時費力中解放出來，給秘書更多的時間來發揮其創造性工作，使秘書能夠更有效率的收集信息，協調關係，做好對領導的參謀決策工作。
第二節 辦公自動化的主要內容
一個比較完善的辦公自動化係統一般具有的功能包括：
1．文字處理。能夠用來進行文稿的起草、修改、編輯、存儲、複製和打印。
2．文件處理。能夠承擔文件的收發登記，文件、批示、講話紀錄、檔案資料的信息存儲、分類、編目、檢索等項目的處理工作。