當初實行辦公自動化的想法很簡單，就是用計算機打字代替文書，現在看來已遠遠不夠了。計算機所帶來的辦公自動化僅僅是提高了個人工作的效率，幫助您文字處理、電子報表，以及進行簡單的人事管理、財務管理等。然而，今天計算機網絡、通訊技術日漸成熟，對辦公自動化產生深遠的影響。我們應該對辦公自動化要重新認識、理解，清楚其新的架構，有利於各單位辦公自動化係統的建設，真正發揮計算機的價值。
現代的辦公自動化係統觀點認為：辦公實際上是人與人、人與部門、部門之間信息的共享、交換、組織、分類、傳遞及處理，活動的協調，從而達到企業整體目標的過程。傳統的辦公自動化多是指文字處理係統、輕印刷係統、文檔管理係統，無法實現信息的共享、交換、傳遞，無法實現單位、企業內部的協調，難以對非文本的如：聲頻、視頻、圖形、掃描圖像等多媒體信息、超文本信息進行有效的處理。同時傳統的電子郵件係統沒有對辦公過程中的工作流提供良好地支持，難以根據不同的情況、不同的工作狀態采取不同的措施，更好地跟蹤事務的處理過程。因此，現代辦公自動化係統更著重於提供辦公信息的共享、交換、組織、傳遞、監控功能，提供協同工作的環境。從這個意義上說，現代的辦公自動化係統的作用相當於動物或人類的神經係統。目前成熟的基於客戶服務器結構的電子郵件係統和協作係統，較先進Intranet/Intemet（WBE）方式的辦公自動化係統，都是企業數字神經係統的重要組成部分。
現代的辦公自動化不再局限於某個部門或工作組，而是大範圍的組織，如商業係統、衛生係統、政府係統等。局限於部門、一個單位的辦公自動化係統是不能滿足現在辦公需求的。從分析公文運轉的過程來看，公文運轉對我們政府來說是不可缺少的，公文運轉要經過多個環節，如文件簽收、登記、分發、辦文、歸檔、會簽、發文等。其中，收文要涉及上、下級部門的來文，如果沒有形成與上、下級部門的廣域網，上、下級部門的來文很難做到是電子文件，而仍然是紙質的。這樣收文單位在登記時，隻能登記“標題、來文單位、來文日期、關鍵詞”等，而不可能把文件的實際內容錄入進去，就是掃描文件也比較困難，這樣收文的辦理也就無法進行下去。辦文中的會簽是需要相關單位參加，這需要計算機係統提供一個良好地環境，允許不同部門的多個人員能同時處理（閱讀、修改等）一個文件。發文與收文類似，也是和上下級單位或部門密切相關的。
因此，我們在實施辦公自動化時，必須注意到辦公自動內涵的發展變化，清楚認識到昨日的辦公自動化不是今天的辦公自動化，明天的辦公自動化也將不同於今天的辦公自動化，要密切注意辦公自動化技術及產品發展的最新進展。用這種觀點來製定辦公自動化的有關規劃，辦公自動化才能用量少的賢金，取得最好地效果。
國務院辦公廳下發的36號文件，已將辦公自動化提升到一定高度，提出通過推進辦公自動化來提高政府的辦公效率、應變能力和指揮能力，從而達到加強宏觀管理和決策。這又進一步強調了辦公自動化的重要性。朱鎔基總理在視察海關時，看到海關信息化對打擊走私發揮了積極的作用，所以下決心推廣。因此，辦公自動化係統是實現高水平電子政務的基礎。
在新的時期，基於多年辦公自動化建設經驗和互連網技術的發展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網絡的性質來看．辦公自動化應定位於內部網（Intemet），從辦公性質來看，辦公自動化應定位於數字化辦公，從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。辦公自動化建設的本質是以提高決策效能為目的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化有的理組織結構，調整管理體製，在提高效率的基礎上增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最後實現提高決策效能的目的。
辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術隻是辦公自動化的手段。隻有對管理和管理業務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，隻有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累，沉澱，辦公自動化才能發揮作用。