4．簽發
審核合格或討論通過的公文要按規定分送主要領導或有關領導核定、簽發。
簽發文件，要執行哪一級文件由哪一級的領導人簽發的原則；不經授權，任何人不得超越職權簽發文件。一般事務性的文件由主持日常工作或分管該項工作的負責人簽發。有的公文，可由被授權人簽發。聯合行文，要由所有聯合發文單位的領導人簽發，每人都要在簽字之下注明簽發日期。意見不一致要如實反映各自的意見，否則可以不簽。
簽發文件態度要明朗，如果同意可簽“可發”、“同意發”、“速發”等意見，如果覺得有不妥之處，或者認為還需要送請有關領導審閱，可簽“x x同誌閱後發”、“請x同誌對x x問題修改後發”等意見。
5．繕印
繕印就是印製公文。經領導簽發的公文，主管部門負責人簽署印刷格式、份數和文書人員登記、編號之後，送交印刷部門印製。印製文件字跡要清楚，字號要適中，字距行距規整，標點符號正確，杜絕錯別字。
核對是繕印中的一項重要工作。必須認真地反複地進
行核對。如果有疑誤，要找撰稿人研究，不得擅自改動。繕印時要保護原稿，不得塗抹損壞，更不能丟失或缺頁，繕印之後退給撰擬人或部門。繕印完畢要填寫（公文撰製單）的“打印人”、“校對人”、“印刷日期”、“印刷份數”各欄。
6．用印
公文繕印後麵由監印人加蓋機關公章或領導人印章。機關印章是機關職權方麵的合法代表，公文蓋章後就產生法定效力，不蓋章不生效。
印章要按實際發出的文件數量加蓋，多餘不發的文件一律不加蓋。印章應該端正在蓋在機關落款和發文日期中間。用印要有完備的登記手續。用印登記的項目有：用印日期、用印單位、用印文件標題、用印件數、批準用印人、用印人、經手人等。
7．封發
封發公文是公文製發的最後環節，一定要按規定的程序進行。其規程是：
①由內收發人員核對文件的印數和封發份數是否相符。
②根據主送、抄送的要求分別裝封。
③準確地填寫封套封麵，有的需加蓋密級、急件印戳。
④核對封麵與裝入的文件及份數是否一致。
⑤密件要加蓋騎縫印章。
⑥填寫發文登記簿。
⑦登記完畢送交發送部門，雙方要當麵按《發文登記簿》各欄點清、簽名。
（三）命令
本部分就最常見的公務文書——命令，作一簡單介紹：
1．命令的性質與特點
命令是國家行政機關用以發布重要行政法規和規章，采取重大強製性措施，任免、獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當的決定等情況的具有權威性和強製性的公文。根據我國憲法規定：國家主席，全國人民代表大會常務委員會委員長、國務院總理、各部部長、各委員會主任，以及地方縣以上各級人民政府，可以發布命令。黨的各級領導機關一般不單獨使用，必須使用時，亦與國家領導機關聯名使用。命令屬於下行公文。命令的最大特點是具有強製性，要求受令方麵無條件服從，做到令行禁止。
2．命令的種類
根據命令的具體內容和作用，可以分為以下八類。
①頒布令。亦稱公布令，是國家機關用來公布各種法規、文件的一種命令。我國目前由全國人民代表大會討論通過的各項法律，一般都由中華人民共和國主席，以命令的形式發布施行。
②行政令。是用來發布重大的帶有強製性措施，或要有關機關或個人必須采取行動的一種命令。有時，也用這種命令形式，公布一些重大行政措施。
③任免令。是用來任命或免除國家機關重要領導人職務的一種命令。
④嘉獎令。是國家用來嘉獎有功單位或有功人員的一種命令。
⑤懲戒令。是公布對犯有嚴重錯誤的國家機關工作人員處分的一種命令。這種形式已不常用。目前，一般常用決定、通報兩種形式。
⑥免令。是對在押罪犯，給予免刑或者減刑處理的一種命令。一般由國家主席發布。
⑦授勳令。是國家對有關人員授予國家勳章或國家級榮譽稱號時使用的一種命令。
⑧戒嚴令。是在非常時期，國家對一些地區宣布實行戒嚴的一種命令。
3．命令的寫作要點
不論哪種形式的命令，一般都由標題、正文、簽發人、簽發日期四個基本部分組成。標題，一般要寫明發布命令的機關名稱或者領導人的職務，發布命令的事由和文種。有時根據具體情況，也隻寫上述諸項中的兩項，甚至有的標題隻簡單的寫作“命令”二字。正文之前，要寫明受文單位或人員，但麵向全國的命令，有些可以省略。正文內容一般還要寫明發布命令的緣由和所要指揮的具體內容，並說明本命令的生效時間，如無生效時間的說明，則表示自本命令公布之日起生效。簽發人，是在命令的後麵，署上發布命令的機關全稱，或者領導人的職務、姓名。最後，署上命令發布的日期。
但是，不同的命令，在正文的寫法上稍有不同。比如，帶附件的公布令，其正文內容主要包括：發布命令的原則，對附件效力的說明，有的還要說明有關要求事項和決定事項。所要公布的有關內容，一般不寫在正文內，隻是把被公布的文件名稱，寫在正文下一行空兩格處。