緊急程度隻對緊急公文使用，標明“特急”、“急”字樣，放在文頭的右上角（有的放在標題的左上側）
（6）間隔線
為使文頭與正文明顯隔開，在公文編號之下印出一條橫線。黨的領導機關行文，還需在間隔線正中印上一顆紅色五角星圖案。
2．正文的格式
正文部分由標題、主送機關、正文、附件、發文機關名稱、發文時間、印章、發文範圍組成。
（1）標題
公文的標題由發文機關、事由和文種三項組成。如《中國人民銀行關於發布〈發行新版人民幣〉的通知》，其中“中國人民銀行”是發文機關，“關於發布發行新版人民幣”是事由，“通知”是文種。有時公文的標題可以省略一項或兩項，但文種一項不能省略。
（2）主送機關
主送機關即受文單位，俗稱“上款”、“抬頭”，要頂格定在標題與正文之間的左側。主送機關隻寫一個，如需同時送其他機關，應采用抄送形式。
（3）正文
正文是公文的主體，由開頭、主體、結尾三部分構成。
開頭即導語，一般要簡明扼要地說明製發公文的目的或根據。主體是正文的主要組成部分，要闡明公文的基本思想、表明目的、交代辦法、提出要求等。結尾往往用三言兩語來收束全文。
（4）附件
附件是附在正文之後的文件，要注明附件的名稱和件數。
（5）發文機關名稱、發文時間、印章。
發文機關名稱要寫全稱（有的還要領導人簽署），放在離正文相應距離的右下方。倘若正文占滿了公文紙的全頁，不得不落在下一頁上，要在它前麵的空白處注明“此頁無正文”。發文時間應另行排列。機關印章蓋在發文機關名稱和發文時間之間，要把年、月、日蓋住，這就是通常所說的“騎年壓月”，以免塗改。有的公文不寫發文機關名稱，用加蓋公章來代替，這是不符合規格的。
（6）發文範圍
這一部分注明“此件發至x x緩”或“此件可傳達到x x”等字樣。
3．文尾的格式
文尾部分由主題詞、抄報、抄送機關及印製單位、負責製時間、印刷份數構成。
（1）主題詞
主題詞是指反映特定主題概念的規範化的名詞或名詞性詞組。為便於公文處理，並適應使用計算機分類儲存和檢索的需要，公文可摘編標注主題詞。國務院發布有《公文主題詞表》，列主題詞786個，可根據公文內容選用主題詞位置列於成文日期之下，抄送機關之上，單獨占一行，放在偏左一端，使用黑體字。2004年2月18日《國務院辦公廳關於發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》中的主題詞是“公文 管理 辦法”。
（2）抄報、抄送機關
發往不需要上級單位主辦的抄文叫抄報，發給平級或下屬單位不需要主辦的抄文叫抄送。受雙重領導的機關，送給上級機關的請示應當根據公文的內容分清主報機關和抄報機關。主報機關（即主辦機關）負責答複請示的問題，抄報機關不負責答複該文所請示事項。
（3）印製單位、印製時間、印刷，份數印製單位即注明此件由何單位印發。印製時間是指該公文的繕印時間，印成“x年x月x日印發”字樣。印刷份數要和實地標明“共印x x x份”。
（二）公務文書的製度程序
公文的製度發有一定的程序和若幹環節，擇其要者介紹如下：
1．交擬、擬議
交擬就是製發單位領導人根據工作需要，將擬稿任務交給擬稿人員承擔。重要的公文，領導人還要交代撰寫的基本思想以及有關要求。這是公文製作的起點。擬稿人員在全麵領會領導意圖的基礎上，醞釀撰擬內容及方法，調查情況，搜集材料，溝通有關方麵的意見，反複進行研究，使之具體化和條理化，據此編寫寫作提綱。重要的公文，還要召集有關部門負責人，對領導意圖結合黨的方針政策和工作實際進行討論研究，集思廣益，提出最佳方案，形成寫作提綱。
2．撰擬
撰擬就是動筆起草公文。這是公文製作過程中的關鍵環節。
撰寫公文應做到：態度上，嚴肅認真，高度負責，講求實際。觀點上，符合方針政策、法律法規，不能給現行政策造成混亂。內容表達上，主題明顯，重點突出，觀點和材料相統一，理論和實際相統一。
結構布局上，哪種公文要符合哪種公文的結構形式，
根據該文種的要求恰切地安排材料；語言上，須用詞準確莊重，言簡意賅，語言通暢。擬稿需征求意見或討論修改，要在標題下麵注明“初稿”或“討論稿”。擬送領導簽發的“送審稿”，要用“擬文紙”書寫，填寫擬稿人姓名和起稿時間。
3．審核
初稿寫出之後，要把好審核關。審核的重點是：
一看是否需要行文，凡可行可不行的公文一概不行，不給“文海”開綠燈。需要行文，發現文種或行文關係不準確，要加以改正。
二看基本思想是否正確，政策界限是否明確，提出的意見和辦法是否可行，涉及其他部門或者地區的問題是否協調一致。
三看文字表達，即看情況陳述是否清楚明白，理由的說明是否充分有力，結論的提出是否明確具體。
四看公文格式是否規範完備，特別是國家行政機關公文（十類十五種）和司法文書，對書寫格式都有嚴格的要求，要格外注意。
五看有關部門和單位是否會簽同意。審稿一定要把好“會簽關”，以免文件發出後執行中受到阻力，影響文件效力。文稿審核之後，要填寫（公文撰擬單）上的“文件字號”、“密級”、“印數”各欄，並在“擬稿部門意見”欄或“辦公部門意見”欄填寫審核意見、署名、注明日期，然後送交有關領導同誌簽發。