第一節 文書的涵義及特點
（一）文書的涵義
文書是我國應用文的一個重要分支。它是指在公務和商務活動領域中形成和使用、用以及時處理活動中發生的各種業務關係的應用文體。
（二）文書的特點
文書較之普通文章或其他專業文體有以下顯著的特點：
1．政策性
文書產生於政治經濟活動的客觀需求，又直接受經濟活動的製約。一個組織的所有政治經濟活動必須遵循黨和國家的方針、政策，遵循一定的規章製度。因此，反映政治經濟活動的文書必然具有鮮明的政策性。在撰擬文書的過程中，要處處依據政策，始終按政策辦事，不能以個人感情代替政策。凡是符合政策的就要加以肯定、支持，凡是不符合政策的就應堅決予以反對、製止。
2．效益性
文書寫作的本質特性是實用性。各種文書在實際應用中產生、發展、演進，成為反映經濟情況、溝通經濟信息、傳遞經濟決策、進行經濟協調的實用工具，有著較為直接的效益性。文書的效益性又體現為：一是經濟效益，即以為社會創造物質財富為目的；二是社會效益，即為精神文明建設、為滿足人們的文化需求做貢獻。
3．求實性
文書寫作的優劣高低須由實踐本身去檢驗和評判，因此在寫作態度和文風上要客觀求實，力戒空話、大話、假話、反對虛張聲勢、嘩眾取寵。文書的寫作一定要尊重事實，尊重科學，尊重經濟活動規律，深入實際進行調查研究，以求實的態度、嚴謹的文風進行。
4．專業性
這種專業性主要表現在：一是文章內容的針對性和限定性；二是文章體式的規範性和特定性；三是專業術語、統計數據使用的頻繁性和廣泛性。
（三）文書的種類
1．公務文書
①指揮性公文，包括命令、指示、決定、批複等。
②呈報性公文，包括議案、報告、請示等。
③知照性公文，包括公告、通告、函、通知、通報、會議紀要等。
2．事務文書
①計劃、總結。
②簡報、調查報告。
③規章製度。
3．商業文書
①市場調查報告。
②經濟活動分析報告。
③經濟論文。
4．經濟合同
①國內經濟合同。
②涉外經濟合同。
5．立項文書
①意向書、項目建議書。
②可行性研究報告。
6．談判文書
①談判計劃。
②談判方案。
①談判執行計劃。
④談判記錄。
7．外貿業務文書
①貿易函。
②電報、電傳、傳真。
③單證。
8．財經文書
①財務規章製度。
②財務分析報告。
③審計報告。
9．公關禮儀文書
①致詞。
②請柬、聘書。
③賀信、賀電。
10．經濟新聞
①消息。
②通訊。
11．廣告
①商品廣告。
②公共關係廣告。
下麵我們僅就幾種典型的文書種類作一簡要介紹，期望能起到拋磚引玉的作用。
第二節 公務文書
公務文書的簡稱是公文，它是法定機關與組織按照特定的格式經過一定的處理程序製成的書麵文字材料，作為發布政策法令、傳達工作意圖、聯係公務與記載工作活動的一種載體。
公文的使用範圍很廣，不同性質、不同類型的機關和組織單位，在其工作活動中，都會形成和使用大量的公文。由於公文所反映的問題是各種各樣的，而各機關和各組織單位又都有著自己的職能和活動範圍，所以適合各種不同機關和組織單位的各種業務活動的需要，就相應地形成了各種的公文，可謂數量大、內容多。主要包括命令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批複、函、會議紀要等十類十五種公文。
（一）公務文書的格式
公文具有一定的格式，由文頭、正文、文尾三部分組成。嚴格遵守公文的書麵格式，對於提高公文的撰寫質量，保證公文的正常運轉和科學處理，都有極為重要的意義。
1．文頭的格式
文頭部分包括公文名稱、公文編號；次序號、機密等級、緊急程度、間隔線等。
（1）公文名稱
公文名稱由發文機關名稱加“文件”組成，它是文頭的主腦，位於文頭的正中央，大字排印。如“中共中央文件”、“天津市人民政府文件”等。
（2）公文編號
公文編號，簡稱文號，由機關代字、年號、發文順序號組成。如“中發[2002]10號’，即代表中共中央2002年第10號發文。幾個單位聯合行文，其中有一個機關是主辦單位，隻標明主辦單位的公文編號即可；如果係幾個機關聯合行文，又都是主辦單位，要一一分別編寫文號。
（3）次序號
有些公文為有利於分發、處理、保密和查找，還編排次序號，每一份編一個號，標印在公文名稱的右上側。
（4）機密等級
按公文機密程度分為絕密、機密、秘密三級，標在文頭左上方。
（5）緊急程度