會見宜在比較寬敞的場所進行。會見的座位安排有多種形式，有賓主各坐一方的，也有賓主穿插在一起的。但通常安排主賓、主人坐在麵對正門位置，主賓座位在主人右側，其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪主賓在主人一側就座，譯員和記錄員通常安排在主人和主賓的後麵。
3．會談的座位安排
會談分為雙邊會談與多邊會談。雙邊會談通常用長方形或橢圓形桌子。會談桌上旋掛與會國國旗，擺放座位卡，以便與會者對號入座。雙邊會談時，賓主相對而坐，以會場正門為準，客人麵對正門，主人背對正門。主談人居中，譯員可坐在主談人右側，但有的國家讓譯員坐在後麵，一般應尊重主人的安排。其他人按禮賓順序左右排列；
多邊會談時，賓主相對而坐，以會場正門為準，客人麵對正門，主人背對正門。主談人居中，譯員可坐在主談人右側，但有的國家讓譯員坐在後麵，一般應尊重主人的安排。其他人按禮賓順序左右排列。多邊會談時，可采用圓桌或擺成方形，賓主不分主次尊卑。
（三）會見與會談程序
會見與會談的程序大體一致。
1．事先雙方約定
提出會見或會談要求的一方，應將要求會見人的姓名、職務以及會見什麼人、會見目的告知對方。接見方應及時將會見或會談的時間、地點、主方出席人員、具體安排和有關事項通知對方。在訪問時，會見或會談的時間，要在商談訪問日程時排定。
2．確定會見、會談地點
在國外，一般公務性的會見，多在主人的辦公室內進行。在我國，—般公務性會見，大多在會客室進行。
3．迎接時間及地點
雙方均應準確掌握會見的時間、地點。主方先於客方到達會場。對於經常見麵的客人，有關人員在雙方見麵的會客室裏靜候即可。如果來賓人數較多，主方可以安排幾位公關接待人員在樓下入口處迎候。如果來賓中有級別較高或身份重要的人物，東道主的高級領導應該親自到門口迎接。
4．接待禮儀
接待人員應在約定的時間之前到恰當地點迎候。看到來賓的車輛開來，接待人員要微笑揮手致意。車停穩後，要快步上前，同來賓一一握手、寒暄，表示歡迎。
接待人員在引導來賓去往會見、會談地點時，要用聲音和手勢同時向來賓示意跟自己走，聲音手勢都應適度得體。
接待人員中應該有一個在左前方帶路，其餘的人按尊卑順序在左側陪同來賓一起前進。帶路人步伐要適中，照顧後邊的來賓。在轉彎處、樓梯口、電梯口要稍稍停一下，待來賓跟上後再前進。遇到不起眼的台階、地毯接縫處，要提醒來賓注意安全。
5．合影
會見、會談前，一般安排合影。要事先安排好合影圈，人數眾多時應準備架子。合影時，主人和客人居中，以主人右側為上，按禮賓次主序，主客雙方間隔排列。對於第一排，通常安排主方人員站在兩端。合影時間宜在賓主寒暄、握手之後，合影後，賓主落座開始會談。
6．會見、會談準備
領導人之間的會見、會談，除陪同人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒後均應退出。如允許記者采訪，也隻是在正式談話開始前采訪幾分鍾，然後一齊離開。談話過程中，旁人不要隨意進出。
7．正式會談
國際間的正式會談，要在會場擺兩國國旗或在會談桌上放置雙方小國旗，在每個人的位置上放置座位卡或姓名卡。
桌上還應放一些紙、筆以及水杯、礦泉水或飲料。如果會談時間過長，可在休息時，上咖啡、茶及點心等。
8．會見、會談結束
會見與會談結束後，主人應送客人至車前或門口握別，目送客人離去後，才退回室內。
第五節 贈禮與受禮
（一）公司中什麼時候贈禮
公司企業中，送禮的時機和場合有家庭場合、私人場合、公司場合、表示感謝以及逢年過節等。每種場合都有其行為準則，文員在這方麵應該比較細心周到。
1．家庭場合
家庭場合包括職工及其家人的婚禮、葬禮等。盡管它們本身與工作沒有關係，但它們是職工個人生活中重要的裏程碑，關係到他們工作的態度。因此，忽視它們或者不送相應的禮物都是很不禮貌的。