第一節 接待工作的要點
準備好地接待環境
接待工作環境的要求會客室（辦公室）環境一般可劃分為硬環境和軟環境。硬環境包括室內空氣、光線、顏色、辦公設備及會客室的布置等外在客觀條件。軟環境包括會客室的工作氣氛、接待人員的個人素養等社會環境。
製約會客室環境的因素很多，有自然因素、經濟因素，最主要的還是人的素質修養因素。會客室清潔、明亮、整齊、美觀，讓來訪者一走進來就感到這裏工作有條不紊，充滿生氣。如果沒有專門的會客室，也應在辦公室中騰出一個比較安靜的角落來，讓客一進門就有個坐處，可以從容地講話。
接待環境的幾點要素
1．綠化環境。會客室（辦公室）的綠化是不能忽視的。外部環境應力求做到芳草鋪地，花木繁茂。室內綠化要合理地配置花木，會給室內增光添輝。
2．空氣環境。空氣環境的好壞，對人的行為和心理都有影響。室內通風與空氣調節對提高接待工作效率十分重要。
3．光線環境。室內要有適當的照明；如長時期在采光、照度不足的場所工作，很容易引起視覺疲勞。
4．聲音環境。室內要保持肅靜、安寧，才能使秘書人員聚精會神地從事接待工作。有人敲門，應回答“請進”或到門口相迎。客人進來，應起立熱情迎接。如果辦公室中不夠幹淨整齊，顯得淩亂，要做些必要的整理，並向客人致歉。
5．敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。
6．客人來時，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，並安排別的人陪著，然後再去幹自己的事。
7．客人堅持要回去，不要勉強挽留。
8．送客應到大門外，走在長者後麵。
9．分手告別時，應招呼“再見”或“慢走”。見麵時候的禮儀見麵禮儀包括握手禮、名片禮、脫帽禮、擁抱禮、吻禮等。
第二節 接待與拜訪
（一）接待迎送事務
企業業務往來的增加，對外交往麵的擴大，將會使企業的接待工作越來越重要。重要接待的客人有生產廠家、供貨單位，也有本企業的顧客以及相關領域的企業。如果細分，可以分成業務往來接待，顧客投訴接待，視察指導接待，參觀學習接待。
1．接待的程序
接待工作繁雜瑣碎，如有疏漏，將會給本企業的業務、聲譽等造成損失。
（1）準備階段
第一步，設置接待室
各級部門都應設置招待室。為了方便來者，接待室應設在易於找到又不太顯眼的地方。在接待室內張帖有關信訪的各種規定，如注意事項和紀律等，造成一種嚴肅認真的氣氛。如果受條件限製沒有專門的接待室，遇有來訪者，有關主管應將他帶到一個比較安靜的地方（如會議室之類），然後進行交談，以免人多使來訪者不敢暢所欲言。
第二步，確定接待規格
迎送的規格應根據應邀客人的身份、到來的目的、性質和時間長短等綜合因素考慮。在公務迎送中，一是要由級別相當的人員或組織出麵迎送。如同事不能前往，應委托相關人員代為迎送，並說明原因，表示歉意。二是要安排合乎規格的住宿，可根據因公出差住宿開支標準安排，不要過高，也不要過低。三是要安排好車輛和各種物品。
（2）正式接待
①迎接
準備接站牌。安排好客人住宿的賓館、飯店或旅館。
對遠道而來的客人，須提前去機場、車站、碼頭等候客人，避免客人久等或迷路。
為幫助客人盡快熟悉當地環境，可準備一些有關資料提供給客人查閱，如城市簡介、交通圖、遊覽圖等。
②歡迎、介紹
客人走下車、船、飛機時，主要迎接人員走上前去歡迎、握手。如果有樂隊的，應當奏歡迎曲。
由禮賓工作人員將主人介紹給來賓，再由主人向來賓一一介紹前來歡迎的人員。主人介紹後，由客人向主人一一介紹隨同前來的其他客人。介紹後稍事寒暄。
③ 陪車
客人返程的當天送行，一般應送到車站、碼頭或機場，陪同客人候車、候船或候機，直到火車、輪船或飛機啟航後再離開，如果自己不能前往，應向客人說明原因，表示歉意。
2．接待的注意事項
（1）行進中的禮節
接待人員在陪同客人走路時，一般應在客人的左側，以示尊重。如果主人陪客人時，要並排與客人同行。如隨行人員，應走在客人和主陪人員的後邊。負責引導時，應走在客人左前方數步遠的位置，遇到上下樓或轉彎處應用手示意方向並加以指示。乘電梯時，如有專人服務，應請客人先進，如無專人服務，接待人員應先進去，到達時請客人先走，進房間時，如門朝外開，應請客人先進，如門往裏開，接待人員應先進去，扶住門，然後再請客人進入。
（2）乘車時的禮節
乘車時，接待人員要先打開車門，請客人上車，要以手示意車門上框，提醒客人避免磕碰，待客人坐穩後，再關門起車。車停後接待人員要先下車打開車門，再請客人下車。
（二）拜訪
拜訪禮儀對於業務的往來、企業形象都非常重要。
1．拜訪前的準備
預約。拜訪別人，無論到居室、辦公室或者賓館，都要事先與被拜訪者取得聯係，以便雙方都能利用和控製時間。
作為領導文員，給領導的拜訪進行預約的方式有：
①當麵向對方提出要求約會。