（1）做好後勤工作
後勤工作在整個活動中有重要的作用，是活動順利開展的保證。
（2）活動負責人的職權要明確，活動負責人是活動順利開展的首腦。比如，成功宴會的活動負責人必須完成下列職責：
①監督設計、印製和寄發請柬，以及回函的整理。
②注意擬出妥當的客人名單，所有需要再確認者也都得完成。
③跟酒會經理、主廚或任何負責晚會的人協調，包括：
客人的汽車要停在哪兒。
食物和飲料的菜單。
餘興節目的支援（音響、燈光、更衣室……）
④挑選宴後娛樂節目。
⑤畫出座次表。使它們獲得認可，注意適宜的禮儀要求。
⑥監督菜單和席次牌的製作。
⑦組成接待隊伍，確定每位客人都得到得體的介紹，以及公司所有的幹部都熱誠地從事主人的工作。
⑧確定適當的安全措施（若有重要官員或名人在場）。
⑨處理支付費用和小費事宜。
⑩撰寫後續的信函。
（四）招待外地貴賓
來訪的貴賓，特別是來自外國的，應得到非常特別的接待。一名官員或高階層人物，或是一家公司的負責人、有很高知名度的演講者，全都應列為“貴賓”。招待外地貴賓有幾件事應該記住：
①必須由相同階層的人去迎接，像公司副總裁之類的。
②在旅館房間裏，應該有歡迎的花束或綠色植物，以及陳列著他喜愛的酒或烈酒（在他抵達前就先要了解）、蘇打水、裝滿冰塊的冰桶和一些飲料，如果客人嗜食巧克力，那麼也擺放一盆巧克力以滿足他的嗜好。
③總裁或他拜訪公司時會見到的最高層者，應致上私人的歡迎函，在貴賓到達前即放在旅館房間。
④客人應被告知他停留期間所有的活動行程。若有健康上的問題（像心髒病之類），行程就不應排得太緊湊，若從國外來，他可能很累，也有時差的問題，因此，第一天的行程應安排得輕鬆些。
⑤若他不了解你居住的城市，提供城市的簡史或一本包括這個地區重要指標的指南。
⑥應該問他，有什麼人以前見過，希望在此停留期間見見麵。
⑦應隨時提供舒適的交通工具。
⑧他應拿到一份本次會議或商業活動的所有客人的介紹名單，這樣他就可以對與會人員有起碼的了解，給他一份純粹是客人姓名的名單毫無用處，名單應解說這些客人是什麼人，從事哪種行業，為何受人重視，他們配偶的一些吸引人的資料，也應包括在內。
⑨當貴賓在陪伴下到達每一場會議和社交活動時，應該有人詳細地介紹。如接待會是為了向他致敬，他應該和主人一起站在接待區。
⑩用餐時隻要倒了酒，在用完餐之前，全場客人應該至少有一次舉杯祝福貴賓。
第四節 會見與會談
會見與會談是公務活動和商務活動中的重要事務之一。除了國家領導人、政府官員之間的會見與會談外，國際、國內各級政府機關和企業舉行的會見、會談不計其數，涉及政治、經濟、外交、貿易、文化交往等多個不同層次、不同領域。
（一）會見、會談形式
會見、會談有以下幾種。
1．禮節性拜會
一個國家、地區或組織的代表，到另一個國家、地區或組織訪問，在抵達並安頓就緒後，前去拜會東道主，一般稱之禮節性拜會。
2．回拜
在禮節性拜會之後，主人又到客人住所回訪，以表示相互新生友好之意，即為回拜。
3．正式會談
即雙方就實質性的問題交換意見，進行討論，闡述各自的立場，或為求得某些具體問題的解決而進行的嚴肅而鄭重的會談。
正式會談一般要求參加人員身份、級別相當。有時還舉行領導人之間的“單獨會談”；有時還舉行“限製性會談”，即由雙方領導人或少數高級助手之間進行的、不公開發表其內容的會談。如果問題比較重要而且複雜，需要事先就程序性問題等進行商討，則可以由有關官員先舉行“預備性會談”；如果問題涉及許多方麵，則可以分組進行會談。
4．接見
即由國家領導人或企業較高級的領導出麵會見來訪者，或者某些會議成員、代表。
5．召見
駐在國的高級官員，因某些事務或交涉，主動召集有關國家的使節前來會見，稱為“召見”。
6．訪談
領導或高級官員接受記者或其他新聞媒體人員采訪，發表談話或回答問題，稱為訪談。
7．辭行拜會
國家官員或企業領導調離工作去異地，臨行前向原領導、同事等告別；常駐使節離任前，拜會駐在國政府官員、有關人士和其他國家駐當地使節，向他們告別，稱之為“辭行拜會”。來不及一一拜會，也可以舉行告別酒會。
（二）會場布置與座位安排
1．會場布置
安排布置會場是一項較重要的工作，通常要根據雙方的身份，會談的目的，參加會談的人數安排會場。可以選會客廳或各種類型的會議室。客方下榻賓館的會客室也可用作臨時會場。會談場所周圍環境一定要好，避免嘈雜的環境。要派專人打掃會場，檢查設備，如燈光、擴音器、空調、桌椅是否處於良好狀態。
2．會見的座位安排