換句話說就是要看傳播的對象是誰：這些人的教育程度如何？經濟情況如何？工作和生活習慣如何？你所選用的傳播工具能否接觸到他們：譬如你的對象是出租車司機，那麼采用電台的廣播會比電視更為有效；你的對象是白領階層，則晚間的電視節目會比電台廣播有效得多；你的對象是文盲或所受的教育不多者，則電台播音和電視都會比報紙更為有效；你的對象是買得起豪華汽車的富翁，而你卻隻在三流電影院登銀幕廣告，則恐怕難以達到預期的效果。
（2）其次要看你所想說的內容或信息是什麼
你所說的東西複雜嗎？需要再三反省才能明白嗎？單是文字應付得了嗎？要不要圖表來說明？是否牽涉到一個進展的過程？這些問題都要考慮清楚。像播音就無法交代清楚複雜的東西，因為聽廣播的時候根本沒有辦法反省。如果聽不明白而慢慢考慮，那麼接下來播出的東西就可能全部聽不進去了。如果是印刷品，如報紙，則看不懂可以一看再看慢慢考慮，更可以加上圖表。如果介紹一件事的整個活動過程，那麼采用電影電視作傳播媒介似乎更勝—籌，但仍不如報紙或印刷品有可以隨時隨地再看的便利。
（3）最後一點就是要合乎經濟的原則
無論我們做什麼事情都必須要節省一點，因為所有的資源包括人力、物力，財力和時間都是有限的，所以絕對不能浪費。通常一個機構隻能撥出一小部分的資源去進行公關活動，所以公共關係人員就應該在這範圍內選用適當的媒介。
2．組織記者招待會
文員幫助自己的領導組織一次記者招待會的可能性是很大的。
開記者招待會，首先要選擇適當的日期和時間。所謂適當就是要適合記者們來參加而不能隻為便利自己的領導。
一個重要的原則就是不可和重要節日或盛大的慶典同時舉行，否則的話可能隻會有很少記者或甚至沒有記者參加，因為記者們沒有分身術。如果別的節日或慶典比你的招待會重要，他們必然會選擇重要的參加。至於在一周的哪一日舉行也應該考慮一下，通常在周末並不適宜。如果新聞界有熟朋友，可以去電話打聽一下有沒有別人打算和你在同一時間開記者招待會。
記者招待會可以在上午11時左右或下行3時左右的時間召開，其他太早或太遲的時間對他們來說也不太方便。適當的地點也十分重要。譬如交通方便和場地舒適都應在考慮之列。
要想舉行記者招待會還應該注意下列事項：
①請帖應及早發出，如可能最好在兩周前，臨時發生的重要事件當然可以例外。召開這個招待會的目的必須清楚言明，最好列舉出在會場上發言的主要人物的姓名、舉行日期、時間、地點及召開機構的地點以便傳播機構可以進一步預先詢問招待會的詳情。
②通常報社對於是否派遣記者前來是不會答複的，所以必須準備充足的座位給記者們。
③必須有高中級執行人員，並設置簽名冊以便到會的記者簽名。
④機構方麵的每一名與會職員，包括演講者在內，都應該在胸前佩帶寫上姓名的標簽。對來參加的記者應發給寫上姓名和傳播機構名稱的標記。
⑤如需放映電影、錄像帶或幻燈片，必須先檢查放映機是否良好；如需用擴音器，也必須事前檢查其是否妥當。
⑥招待會事後可舉行雞尾酒會或茶會，以便記者能有機會單獨訪問機構方麵的重要人物。因此也能增進效果。
⑦主持人的致詞和其他資料以及照片、圖片等必須複製多份，以便分發給在場的每一位記者。
有一點非常重要，就是記者招待會必須按時舉行，主持人的致詞必須簡明扼要，而不浪費記者的時間。通常記者招待會不宜同時招待其他嘉賓如顧客等，因為我們是無法同時應付兩種不同公眾的需要的。
3．接受電視采訪
不少信心十足、精明強幹的文員，他們在領導麵前、在股東麵前都能做到應付自如。但是在電視攝像機麵前，他們就顯出不足。許多在日常工作中幫助他們成為能幹的文員的小動作，在電視屏幕上都是致命的弱點。在出席電視采訪時，應注童以下幾點：