舉辦大型晚會，通常要為其印製專門的說明書，保證每名入場者人手一份。晚會上的說明書，又叫節目單。它通常列有每個節目的具體名稱和演職員名單等項內容。有時，還會對節目的主要內容有所介紹，以便讓觀眾提前了解一下節目。有外賓參加的正式晚會上提供的說明書，通常應以中文英文兩種文字印製。
4．敲定場地
演出場地，是文藝節目的表演者在晚會的“英雄用武之地”，也是萬千觀眾的聚精會神之處，故此在可能的情況下，要盡量地使之做到既方便表演，又方便觀看。通常，舉辦晚會時所選的場地可分為兩類：其一，是劇場舞台，即位於專業劇場之內的演出場地。它的傳聲、燈光效果好，並容易控製晚會的規模。其二，是露天舞台，即臨時在室外搭建的演出場地。它所受的限製少，但演出效果往往會受到影響。
另外要考慮的是觀眾場地。觀眾場地，即專供觀眾觀看演出之處。選擇觀眾場地時，既要使之服從於演出場地的選擇，又要認真對待其安全與容量等兩大重要問題。
需要觀眾自帶座椅時，最好要求其列隊入場，按單位或部門一齊入場，並確定其具體區域，使其在指定之處就座。當條件不足，難為觀眾提供座椅時，也要采取必要的措施，盡量方便觀眾觀看節目。
5．安排人員
組織晚會時，對於演職人員必須進行精心地挑選與認真地安排。倘若“目中無人”或不善於用人，是難以確保演出成功的。在安排演職人員時，特別要注意對演員、報幕員、拉幕員以有舞台監督人員的選擇。
三、布置談判事務
談判，特別是涉外經濟貿易談判，談判者必須入境隨俗，盡可能地掌握和了解談判對方尊重的禮儀及各個國家不同的談判禮節和禁忌。下麵主要介紹一些與涉外經貿談判有關的事項，包括接待準備，迎送與會談，參觀與饋贈禮品等。
（一）接待準備工作
為了使談判工作能順利進行，必使對方有賓至如歸的感覺，接待者應進行周密的準備工作，包括：
（1）成立接待班子
（2）收集對方的有關信息與資料 -
（3）擬定接待方案
（二）迎送
根據對等和守時的原則，準確掌握對方抵寓時間，通知有關迎送人員。所有迎送人員都應先於來客到達指定地點，並由接待人員提前辦妥有關手續。來客抵達後前往住地或離開時由住地前往機場、碼頭、車站，一般都應安排迎送人員陪同乘車，陪同時應請賓客坐在坐位的右側，兩排座轎車，譯員坐司機旁，三排座轎車，譯員坐在中間。上車時應讓客人從右側門上，主人從左側門上，陪同人員替客人關門時，應先看車內人是否坐好，既要注意不要軋傷客人的手，又要確保車門關好，注意安全。
（三）會場的準備
洽談的會場布置與座位安排，都應體現出禮儀的規範和對來客的尊重。會場一般設在會議室或辦公室，一般用長方形或橢圓形桌子，通常是賓主各坐一方，以麵對正門為上座，即客方麵對正門，主方背對正門，主談人各居其中、譯員可安排在主談者右側（或後麵）。座位不夠時可在後麵安排加座。小範圍的會談，可隻設沙發，不設長桌。
（四）會談的一般禮儀
①盡量讓氣氛融洽輕鬆。開場白說一些私人問題，或者各自周末的經曆等。在幾分鍾的閑聊中，彼此傳遞的無聲信息，同樣具有感染力。良好的第一印象和個人魅力有助於談判順利進行。
②經常與對方兩眼相視，不僅使對方感到你的注意力，也能通過眼睛進行無聲的交流。
③把握好提問的時機，不要搶話，使對方沒有辦法把話說完。隨意打斷他人的發言是很無禮的舉動，而且也影響自己準確地領會對方的意思。
④談判當然是一個討價還價的過程，但這並不是說可以不講道理地漫天胡說。用比較準確而且符合邏輯的句子，溫文爾雅地表達可以讓對方更好地按照你的思路理解。對形式邏輯的基本規律，如同一律、排中律、矛盾律、充足理由律等等，加以認真地研習。
⑤當你提出報價或者要求時，應當理直氣壯，不要用抱歉、愧疚的語氣，這樣做並不能贏得對方的尊重。
⑥學會仔細聆聽對方說話。讓對方清楚地感到你在全神貫注地傾聽他的發言。遇到有不太明白的地方，可請對方重複一次，“您說的是不是這個意思？”“不知道我的理解對不對？”“對不起，能請您再給我說一下這一點嗎？我有幾個地方不太明白。”或者以自己的口氣表述一遍對方的要點。
⑦對方發怒或失去控製時，盡管冷眼旁觀地讓他發泄，假如你也跟著火冒三丈，事情真的可能到達無法挽回的地步。隻要靜靜地聽，對方在悶氣發完後不但不會把你當“軟柿子”看待，還會對你的涵養感到欽佩，為自己的失禮內疚，甚至因此把你當好朋友對待呢。
⑧不要讓局麵變成自己一人獨個演講的情形。看起來你在喋喋不休地說，真是占了上風，但由於不給對方發言的機會，不但沒有體現你的良好禮儀素養，而且給了對方分析、抓住你話中漏洞的機會。
（五）簽約儀式
談判終於成功，美妙的簽約儀式將是你們圓滿合作的象征。但簽約依然是受一定的禮儀約束的；