讓發言人自我介紹。讓來自聽眾、講台（主席台）、研討小組的發言人進行自我介紹。每次僅能允許一人發言。
9．會議活動期間
定期休息。每隔1.5—2小時提供一次休息時間。否則，你將看到漲滿膀胱的人在室內四處遊走。這是為所有的人考慮，而不僅僅是殘疾人。
當場閱讀所有的恰當的直觀材料。如果某人正在按透明圖片或幻燈片或參考寫好的材料演講，要求他朗讀。
10．會議結束時
提供額外的提問時間。患先天性殘疾、注意力分散、喪失學習能力以及其它缺陷的人可能需要一點額外的時間。鼓勵信息反饋。許多活動都以評價的形式終結。尋求接近主題的反饋信息。
五、接觸新聞媒體
（一）與新聞媒介的接觸方法
任何一個企業如果忽視了電話、廣播和報紙在未來事件和公眾形象中的影響作用，那將冒屢遭不愉快事件的風險。新聞媒介可以幫助你在競爭中脫穎而出，他們也可能把那些暴發戶一下子變成你和你的同行都得認真對待的競爭對手。因此，任何企業的領導包括文員，都應重視搞好與新聞媒體之間的關係，那麼，如何與新聞媒介打交道呢？
1．抓住時機，直奔主題
隻有那些和新聞媒介打交道經驗很少的人，才會期望那些編輯、記者們放下手中所有的事，隻來關心自己這一件事。除非你是個超級明星，或者是位重要的政界人物，否則記者給你的時間總是很有限。所以，你們一旦接上頭，你就應該直奔主題。任何其他的做法都會讓人把你看成是剛出道的新手，你講的事情在新聞媒介中露麵的機會也要大受限製。
2．不要企求免費的午餐
記者，其實更像是一群懷疑論者。如果你講的話站不住腳，或者給人留下的印象，是你想把一個純粹新聞素材變成一條無償商業信息，那你或者會被打斷，或者會受到猛烈的攻擊。是的，你是有一些信息想讓人了解，但是記者也有自己的工作要做。如果讓人覺得你像是個賣二手車的，對記者所追求的角度和要求的形式，不去努力適應的話，就不必奇怪自己沒有得到想像的那種關注，或者沒有得到自己想像的那麼長時間的鏡頭。
3．報道會帶來更多的報道
別的新聞機構對你的故事越關注，你就越容易使任何一家報紙相信，你提供的是一條重要的、及時的新聞。但是你必須動作迅速，在你的新聞材料中還要強調，最重要的電視台和出版物曾報道過你的消息。
4．別受到新聞媒介太多的關注
記者們是一群打心眼兒裏憤世嫉俗的人，並不是因為他們不如其他人敏感，而是因為他們從長期的苦澀經驗中了解到，和他們打交道的很多人感興趣的是隱瞞重要事實，隻講事情的一個側麵。揭這些人的老底兒有兩個好處：它讓記者更加感覺到自己做的工作是有效的和道德的，而且它還能提供一些有趣的、戲劇性的素材來填充報紙的版麵和電視的節目。所以，絕對有必要向你接觸的任何記者表明：你不是壞人！要做到這一點，你可以用一種公正的、不偏不倚的態度來談論問題，有時可以承認差錯和疏忽，強調你很關注一般市民所關心的事情。
5．先吸引住新聞媒介
如果你試圖贏得媒體注意的努力收效甚微或毫無功效，那可能是因為你所傳達的東西缺少簡短、有力的吸引人的地方，不能刺激新聞媒介把它報道出去。如果你試圖讓新聞媒介報道你的機構，那麼確定宣傳中內在的引人之處就是你的責任，而不關記者的事。
6．要做好應付局促場麵的準備
你碰到的很多新聞人員，他們之所以幹這一行業就是因為他們有一種軟磨硬泡、咄咄逼人的個性。有的時候，記者或主持人的確是來勢洶洶，或者使出種種讓人覺得味道不對的手段。他們不見得是在攻擊你，而僅僅是因為他們幹的是新聞這一行，這一行最大的忌諱就是枯燥無味。在大多數情況下，隻要你順著這種“誘”的格式來，就能夠讓人理解你的觀點。如果不這麼做，而是“虛晃一槍，跳出圈外”，或者閉口不言，那隻會落個“最差嘉賓”的名聲。
7．采取合作的態度
與傳媒建立良好的關係要花時間和精力，但是一旦建立，將受益無窮。如果記者來找你要新聞，向他們提供線索，努力幫助他們，因為有朝一日你可能需要他們的幫助。努力提供準確無誤、實事求是的信息。經常會出現報道失真的情況，原因在於當事人沒有花時間解釋自己的真正想法。如果你的話被引用錯了，首先與記者聯係，友好地與他們討論這個問題，而不要對記者說該如何寫。如果你怒氣衝衝地闖進編輯室，你將失去記者對你的尊重和友誼。
8．如何對付傳媒的憤怒
做錯了事，就該承認，不要怕說“我們犯了錯誤”。你的誠實會使大多數怒氣衝天的批評者消除氣惱。及時公布你將采取的行動，等到彌補過錯之後再作一次說明。
（二）走近新聞媒介
1．傳播媒介的選擇
在進行公關活動時，應該如何選擇傳播媒介呢？一般來說可以根據下麵幾個原則：
（1）首先要看你的公眾是哪一類人