1．簽約儀式上，雙方參加談判的全體人員都要出席。共同進入會場，相互致意握手，一起入座。雙方都應設有助簽人員，分立在各自一方代表簽約人外側，其餘人排列站立在各自一方代表身後。
②助簽人員要協助簽字人員打開文本，用手指明簽字位置。雙方代表各在己方的文本上簽字，然後由助簽人員互相交換，代表再在對方文本上簽字。
③簽字完畢後，雙方應同時起立，交換文本，並相互握手，祝賀合作成功。其他隨行人員則應該以熱烈的掌聲表示喜悅和祝賀。
（六）饋贈禮品
首先，禮品的選擇要注意對方的習俗和文化修養。由於談判人員的文化背景不同，愛好和要求也會有所不同。例如，在阿拉伯國家，酒類不能作為禮品，更忌諱給對方的妻子送禮品；在英國，受禮人厭惡有送禮人單位（或公司）標記的禮品；所以，在饋贈禮品時，要注意和重視這些差異。
其次送禮的數量。我們習慣以雙數為吉祥，而在日本則以奇數表示吉利。西方國家通常忌諱“13”這個數，因此在送數量較多的禮物時需要注意這一點。
再次，送禮的場合和時間亦需注意。這方麵的習慣，各國、各地區大同小異。
最後，還要注意禮物的暗示作用，不要由於饋贈禮品造成誤解。例如，我們國內饋贈禮品，一般忌諱送梨（與“離”同音）或送鍾（與“終”同音）。
四、承辦大型商務活動
如果你是重要領導身邊的重要文員，那麼，在你的職業生涯中，你一定出席或承辦了一係列的獨具特色的活動，從商務談判到研討會到貿易展覽會，更不用提其它各種各樣的會議。當你承辦商務活動時，那是展示的時刻——對大量的人展示你的產品和服務的機會。
1．設立入場登記台
當你舉辦一次商務活動時，為了人們輕鬆、快捷地登記入場，考慮設一個或幾個登記台。按照姓名的字母順序、部門、領域、國籍或另外的邏輯規律製表登記，並發給每個客人一份登記的配套資料。
2．佩戴徽章
當你接待大量新麵孔時，很難記清每個人的姓名。幾乎所有的人都喜歡佩帶姓名徽章，它讓人一瞥就知道你是誰（但當你忘記了原本認識的人的姓名時，它可以幫你避免尷尬）。姓名徽章有兩種基本的製作樣式：一種是“您好，我的姓名是……”；一種是直接印上姓名。
3．接待房間
無論舉辦大型活動，還是舉辦規模較小的活動，設立接待套房都很重要，因為與會人員可以用此來休息、會見同事或討論事情。接待地方的設備應包括：
（1）在進門處就可看到，放置一幅美觀悅人的公司標幟或旗幟和花。
（2）房間內應多設電話機，還要多放留言條和筆。在房間的角落和邊部放置傳真機、電腦和列表機。
（3）房間內應備有急救箱，包括阿司匹林、繃帶及治胃疼等的藥物。
（4）每天提供你的客戶其工作地點的報紙。
4．布置場所
布置活動場所是成功舉辦商務活動的重要部分。依據活動的目的、特點選擇恰當的場所，進行富有創意的布置，將會給活動的成功錦上添花。
5．為展位配備人員
為你的展位配備精通你的產品和服務的人員。這些人必須能夠回答客戶的問題，了解競爭對手，並能用令人感興趣的趣聞或信息切入談話。一當有人走到你的展位前，不要說“您好，我能幫你做點什麼”。那隻會引導這個瀏覽者回答“不，謝謝，我隻是看看”。你可能因此而喪失了一次熱情接洽的機會。一定要有創造性：微笑伸出你的手，樂觀地介紹。例如，偷看一下這個出席者的姓名徽章說：“早上好，某某先生（女士），您的公司不就是……？”
6．追蹤到底
你必須熟知所有的最新信息。我的一個朋友參加了一個貿易展覽會，並給幾個銷售公司留下了名片，他對他們的產品非常感興趣（他不僅把名牌投到了箱子裏，還同其代理人談了談）。但僅僅有兩家銷售公司特地給他寄來了信息資料。他所代理的公司與這兩個銷售公司中的一個簽了一張數額巨大的合同。其它的公司則失去了這次極好的被考慮的機會。
7．活動開始之首
①確保所有的事都清晰有條理。登記資料和其它的相關信息，應使各種各樣的人都能讀。考慮使用音頻磁帶、用盲文印刷、提供大號字印刷的材料。
②注意氣味。一些人對於香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。在會議期間，要求出席者和主持會議的人僅限於使用香皂和水（也許與會人對這些物質並不過敏，但是一陣陣的十分奇特的味道會令人很不愉快）。
③輪流供應食物。為有特殊飲食習慣的人提供一個選擇。考慮為有特殊需要的人提供一個預先登記食膳的機會。
④布置場地。確保桌椅排放留出適當的空間，供步行者、輪椅或導盲犬通行。不要把殘疾人隔離在一個區域。在房間的各處分散設置通道。
8．會議開始之初
發表聲明，指出特定區域。包括火災和緊急事件出口，可使用的盥洗室、電話等，也可以指出吸煙區在哪兒。