也有的人喜歡用的不是一張一張的卡片，而是訂在一起的卡片，不僅如此，他們往往在卡片的分類整理上下工夫。例如，把需要回信的人名記在綠色的卡片上，把需要打電話的人名記在黃色的卡片上，把需要在家裏或辦公室談話的人名記在藍色的卡片上，等等。據說這樣一來，保存卡片的工作也就非常簡單了。
作為老板隨身攜帶筆記本或卡片可能是你最明智的選擇。
妥善處理文件
隨著你的業務的不斷發展以及公司的不斷壯大，需要你處理的文件可能也會越來越多，並堆積如山。那麼，怎樣才能解決這個難題呢？
要想使你的辦公桌上整整齊齊，就不要把書籍文件之類的東西堆放在上麵，最重要的是讀完之後就收拾好。
首先，你應當對文件預先進行審查，對於不需要一一過目的東西，就可以不管它了。審查完畢之後，為了方便再次仔細閱讀，還要把其他文件分類，你可以根據它們的種類把公司內的文件分別標上不同的顏色，這樣使用時一目了然；知道該拿哪個。
在每次處理文件的時候，你要用很短的時間迅速地判斷出，這個文件是否需要現在立即處理，做到這一點很容易，你隻需大概看一下文件的內容和標題就行了。
為了區分文件內容的重要性，需要對文件進行細致的分類：
應立即處理的文件，是指緊急信件，比如：十萬火急的訂貨以及其他必須馬上做的事情。
暫放後的文件是指可以在某個特定的時間或日子，將它們歸納起來過過目就行了。
有關新情況的文件包括信件、備忘錄和影印件、報告、定期刊物、同行業的報刊等。盡管這些資料很重要，但如果你沒有工夫馬上閱讀時，可以交給秘書去處理，然後讓他向你彙報其中的主要內容。
放入“未決定”一欄的文件，是指將它們暫放入檔案夾中，在采取適當的措施之前，就一直放在那裏。
以後再處理的文件，是指需要進一步努力、以後再接著處理的文件。判斷它是否是真正重要的工作，還有待於研究，需要更進一步地深入閱讀或分析，以及在注意力等各方麵給予較為充分安排的事項。
另外，你還應注意不要老壓著文件不放手。凡是收到的信件、報告或其他什麼，都應當迅速處理掉，或閱讀，或回信，或銷毀，總之，要防止文件的滯留。
有的老板因為報告或文件太長而不能馬上閱讀時，就先把它放在公文包裏，在上下班的汽車裏讀。在公司裏可能由於各種幹擾，讀一份東西要花30分鍾以上的時間，而在汽車裏，10分鍾左右就可以讀完了。
如果你不得不拖延處理某一份文件時，應預先定下最終完成的期限，在完成期限內無論如何也要處理完畢。這樣，不久你就會驚奇地發現，龐大臃腫的文山已經被輕而易舉地搬走。
下麵這些建議將幫助現代領導者“創造奇跡”。
策略一：確定優先性。決定今天要做的最重要的事情，然後著手去做。不要因為在這一天的過程中發生了某些事情，就從自己本來要做的事情中分散精力或轉移方向。更重要的是，不要用別人確定的優先性來替代自己的。
策略二：不要拖延。因為不確定性或者因為我們不知道該如何去做，所以我們拖延做某事，但是，延誤會擾亂日程，它們不可避免地在下遊形成更大的延誤和中斷。因此在一天剛開始的時候先去解決最困難的事情，把容易的事情留在最後。
策略三：對於一天將發生的事情做好準備。許多問題是可以預期的，預測什麼環節發生問題，然後做好準備對付它。
策略四：做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不會發展成為今後必須進行修繕的工程，那並不意味著在深思熟慮後不能推遲某件不急需做的項目，對於那些放到以後進行的活動要做記錄。
策略五：建立一個係統來提醒自己和提醒別人。明白自己有多少時間是浪費在一而再、再而三地索要信息或請別人做某件事上，使自己能夠記錄下每個未能得到答複的要求。當人們知道你總是在做記錄，他們會在你第一次提出時就做出反應。
策略六：作出決策。時間浪費大致總是發生在為等待更多信息而推遲作出決策的時候，但信息永遠不會是完全的。決策延誤了，行動也會延誤。
策略七：放權。是否總有一排人站在你的辦公室門口等著你對這件或那件事作決策。給下屬成員一些決策的責任，不但使他們也使自己有自由的時間。
策略八：清理你的辦公桌。如果你的辦公桌上堆滿了備忘錄、電話記錄、報告、信件、散頁的紙張等，時間就會在你尋找某個需要的東西時浪費掉。
策略九：建立一個好的，但是簡單的文件係統。有多少時間被浪費在尋找重要文件的過程中？把文件收好，放在今後容易找到它們的地方。
策略十：不要求完美。“完美就是沒有效率”，在一個過程中總是吹毛求疵直到每件事都絕對完美無缺，是對時間巨大的浪費。
策略十一：對錯誤承擔責任並且改正。承認錯誤要比試圖隱瞞它花費少得多的時間。簡單的錯誤不會發展為大的災難。
策略十二：建立工作進展情況的自動檢查係統。有了它你就能夠知道每件事在什麼時候是按日程並且正確進行。你將在問題還很小，還可以控製的時候及時發現它們並且加以處理。
策略十三：對過去的做法要懷疑。僅僅因為某項任務總是以一個特定的方式去做，並不意味它就必須照著那種方式去做，會有一種更好的方法，實際上，幾乎肯定存在一種更好的方法，關鍵是如何找到它。
有些經理有一種不好習性，即實施項目，幹了一段時間，就會半途而廢，又重新開始另一件事。他們這樣做的原因是在遇到障礙或問題之前努力工作，一旦遇到障礙或問題，不是想辦法衝破障礙和解決問題，而是躲開去做另一件事。他們喜歡做簡單和熟悉的事情，因為他們害怕失敗。
然而，最終他們還得回到這些項目上，但是為了趕上進度不得不花費更多的寶貴時間。而且，原先困擾的問題仍然需要解決。
科學統籌時間，提高辦事效率
時間，是領導者最寶貴的財富。凡是有成就、有作為的領導者，都有強烈的時間觀念和運籌時間的本領。每個人一天都隻有24小時。但有些人能夠在有限的時間裏多做一些事情，就是由於在時間的使用上十分講求效益。音樂大師們可能在一年或數年中每天都必須拿出大量時間進行苦練，才能使技藝略有長進。事實上，他們的技能已經達到較高的水平，但就為了保持這個水平，他們便不得不付出大量時間去練習，更別說在此基礎上再有所提高。一位古典音樂家坦言：“一天不練，自己知道。兩天不練，妻子知道。三天不練，聽眾知道。”
但就領導者的素質而言，卻少有甚至沒有可堪稱大師者；所以領導者可以在個人能力方麵取得顯著的改善效果——提高10%～25%，且無需付出太多心血。
比如製作某種小型器具，你一小時能做50個，你能把效率提高10%，即每小時做55個嗎？也許可能。開動機器說幹就幹！你不需要對生產方法進行根本性變革，也無需有超人般的生產速度，隻需稍微加把勁。
你會發現幾乎任何事情要提高10%的效率都不難做到，而這少許的努力將產生不菲的回報。在前一個例子中，如果你在器具生產車間每天工作8小時，效率提高10%後，一年將多生產1萬套器具。如果每套器具的利潤為10美元。則每年的贏利將額外增加10萬美元。
下麵介紹科學統籌時間的幾個技巧，供領導者參考：
1.定出專項時間
如果你需要專心致誌於某幾個棘手難題，不希望被打攪，可以預定出幾段專項時間。告訴你身邊的人，在這幾段專項時間內任何人都不見。
把比較容易辦的事放到專項時間以外，在專心投入某項工作之外的其他時間內，盡可以記記筆記或讀讀商貿雜誌。
專項時間要雷打不動，如果你的專項時間定在午後2點至4點，就不要打算在下午3點去看牙醫，否則會使你的專項時間被肢解。
2.注意小憩
較高的工作效率隻能保持一、兩個小時，這是集中精力工作的最佳時間長度。研究表明，全神貫注於某種活動90～120分鍾後，精力便難以繼續集中。這時你需要休息一會兒，以便於體內進行生化反應，恢複體能。兩次緊張的工作會議之間的小憩無需太久，2～5分鍾便可為你補充足以支持一、兩個小時工作的能量。
3.當日事當日完成。檢查時間消耗的目的是為了更好地利用時間。昨天已經過去，明天隻是帶有一定概率的可能，隻有今天，才是我們可以采取行動的唯一時間。世界上所有的成就都是“今天”所創造的。所以，從現在做起，從今天做起，當日事當日畢，應該成為一切領導者的行動準則。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某項工作一旦開始，就要一鼓作氣地完成它，完成一項，然後再做下一項，這樣會使你加快速度，並不斷享受到完成任務的喜悅。事實表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一個領導者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什麼上午下午、今天明天，那就絕不會做出什麼令人矚目的成就。
4.強迫自己每天都要有所成就。有一位名人給自己立了這樣一條座右銘：“不教一日空過”。有了這樣一個強製性命令，就會自覺地珍惜每一小時，每一分鍾，使每天都在緊張的追求中度過，使第二天在前一天成果的基礎上和新的追求中開始。齊白石在85歲那年的一天上午，連續畫了四幅畫，並在上麵題道：“昨日大風，心情不安，不曾作畫，今朝特此補充之”。原來他在用第二天的加倍工作來彌補前一天的損失。有了這種精神，何愁時間不為我所用？
5.讓思考速度提高10%
像其他任何事情一樣，思考也是一個不斷進步的過程，它可以被傳授，被學會，可被實踐和發展。過程很簡單：找出問題所在，彙總所有的相關因素，尋求相互之間的關聯，建立一個清單，收集反饋意見，與其他人合作，為新思想的產生提供機會。一旦你理解了這一過程，便可以從容地製定決策，解決問題，並靈感泉湧。
6.善於從工作的反複中節約時間。對領導者來說，有許多工作是周期性地反複出現的，如閱文、開會、會客等。這些反複性的工作占用了領導者的大部分時間。如果是有心人，在每一次循環中都能節約點滴時間，那麼就會通過多次反複比別人多贏得大量時間。比如，一周開三次會，每次都準時開始，而不是每次都遲開15分鍾，那麼一年就可以節省39個小時！反之，在每次反複中都不自覺地浪費一些時間，加起來就是一個很大的數字。
7.養成隨時記錄的習慣。當有好的創意、設想和觀點時，應立即記錄下來，以便需要時隨時利用。開會、聽彙報、談話、討論中的要點也要注意記錄。有些事件、人名、數字以及下麵的要求、意見等，最好隨時記在本子上。有個“備忘錄”在手，處理問題就快多了，時間也就大大地節約了。
8.凡事應做好準備。有無準備，做起事來效率大不一樣。有準備，就會使工作一開始就進入“重負荷運轉”，減少“空運轉”時間。所以對每個時期的工作應有預見性，走上步，看下步。每天的工作也是這樣。如果頭一天做好計劃，當天又能提前一會上班，不僅能為下級和群眾樹立良好榜樣，還可以對當天的安排進行思考，使一天的工作處於主動狀態。再如，領導者要在辦公室裏盡可能多準備一些必需的手冊、參考資料和各種工具書，以便在需要時隨手拈來，減少時間上的浪費。