4.如聯係不上住店客人，委托代辦專員應先與訪客進行溝通，征詢留言者的意見後可辦理留言。
5.待留言單遞送給客人後，必須及時從電腦中刪除此留言單相關信息。每班上崗時委托代辦專員必須首先檢查留言檔案夾內是否有遺漏送出的留言單。
6.委托代辦專員須將所處理的客人留言按時間順序逐一存放，並做好記錄。
7.委托代辦專員在未經住店客人和上級的許可前，不得私自將客人的房間號告訴來訪者，更不得私自允許來訪者進出客人房間。
三節 委托代辦服務管理實務
一、物品轉交服務優化方案
為提升服務質量，委托代辦專員在接受轉交物品的委托時，應根據下列指導方案予以處理。
1.首先必須辦理轉交物品登記手續，在《物品轉交委托書》上注明轉交方的姓名及轉交物品的特征、送達的時間等。登記好後請轉交方簽名。表格一式三份，一份給轉交方，另兩份留下用以辦理物品轉交手續。將轉交物品貼上特定標記，妥善保管。
2.認真檢查物品，在對方簽字確認後即可接收。
3.如果物品收受方一直不在房間，需在客人的房間做上標記以便提醒客人。可做如下操作：在房間亮上紅燈或從門下縫隙中插入寫有“××先生/小姐，您有物品在總台”字樣的紙條，注意要露紙條的一角在門外。
4.如轉交的是鮮花、水果等物品，則可以先將物品送到客人房間細心擺好，將委托轉交方的名片夾在上麵。
5.待客人回到房間，馬上電話知會客人，告知有物品需要其簽收。
6.在征得客人同意後，交代行李員即刻將物品送到房間交給客人。同樣需得到客人的允許後，行李員方可進入客人房間。
7.請客人簽收時，需注意使用禮貌用語，如：“先生／女士，這是××先生／女士／單位送給您的東西，請您簽收。”
二、特殊留言服務優化方案
留言服務是代辦服務非常重要的一個部分，此方案為妥善、及時地處理客人的特殊留言，提升客人對酒店服務的滿意度而製定。
1.給即將入住酒店的客人留言
處理此類留言，委托代辦員必須在留言單上注明客人入住酒店的日期、時間，並將留言單放入“即將入住客人留言”文檔中，委托代辦專員在檢查當日留言卡時，必須定時檢查“即將入住客人留言”文件。
2.給團隊客人留言
給團隊客人留言，因服務對象客人較多，為了節省時間，可先電話通知各個房間客人，如有客人未聯係上，可通知行李員將留言送入房間。
四節 委托代辦服務常用表單
一、委托代辦事項登記表
客人房號 客人姓名 日期
委托代辦事宜：
注意事項：
委托人聯係方式 辦理人簽字
二、代辦委托書
客人房號 客人姓名 日期
代辦內容
1.
2.
3.
其他要求
1.
2.
3.
服務費用 付款方式 □現金 □掛賬 □信用卡
信用卡種類：
有效期：
信用卡號碼：
客人須知
1． 請您在辦理委托事項時參照酒店的相關規定，超出酒店規定範圍內的委托代辦事項恕不接受辦理。
2． 本委托書所委托事項自接受委托之日起 日內有效，過期則自動失效。如需查詢，請到酒店委托代辦中心。
3． 本委托書一式兩份，是客人委托酒店代辦具體事項的唯一憑證。
客人聲明 本人已經明確並接受以上各項委托條件 客人簽名：
日期： 年 月 日 辦理人：
日期： 年 月 日
三、委托代辦交班表
代辦員姓名 當班日期 班次
已完成事項
1.
2.
3.
未完成事項
1.
2.
3.
備注
接班人員
四、郵件轉送登記表
序號 日期 客人房號 客人姓名 種類 號碼 經辦人 收件人簽字 收件時間 備注