(1)打太多的電話;
(2)上班時間吃早餐;
(3)上班時間談論私人事件;
(4)花太多的時間計較細枝末節;
(5)所讀的東西沒有任何信息,也沒有給予任何啟發;
(6)把上班時間拿來做白日夢;
(7)在不重要或不值得做的事情上,投入寶貴的時間和精力;
(8)拜訪太多的朋友,且拜訪時間太久。
這些聽起來是不是很熟悉呢?你說不定可以給這個清單再添加點別的事項,說明自己工作時是如何浪費時間的。如果是這樣,你已浪費了很多時間。要想做一個成功的職業人才,你必須解決浪費時間的問題。每個人的時間都掌握在自己手上,全天下除了你自己之外,沒有人能夠為你解決浪費時間的問題。在這裏,你若想鏟除浪費時間的根源,就要把你時間裏頭的“枝芽”摘除掉,隻有這樣,你才能提高工作效率,享受成功的果實。
7.管理好你的時間
要提高工作效率,就要掌握好時間,利用好時間,管理好時間。
一談到時間管理,人們首先會想到如何在工作上有效地利用時間。這方麵有很多相關書籍及專家的建議,比如寫工作計劃;用ABCD列出每天要做的事的優先次序然後遵照執行;運用80:20原則;提高工作效率等。其次會想到在業餘時如何有效地利用時間用於學習或工作。
其實,這樣理解時間管理是錯誤的。真正的時間管理,應該涉及人生的八大領域,而不僅是某一兩個領域。這八大領域是:健康、工作、心智、人際關係、理財、家庭、心靈思考和休閑。
管理時間就是耕耘你自己。時間管理實際上是你把有效的時間投資於你要成為的人或你想做成的事。你對什麼進行投資就會收獲什麼,你投資於健康就會在健康上收獲,你投資於人際關係,你就會在人際關係上有收獲。盡管我們總覺得時間管理應該主要是與工作相關,但你的時間分配還是必須涉及到八大領域,這才是對時間最好的結果。比如在休息日,你也許該在家庭、健康、休閑上有更多的時間分配,而不是用於工作。
然而,在時間管理上的最大誤區是對時間管理目的性不清楚。時間是過去、現在、未來的一條連續線,構成時間的要素是事件,時間管理的目的是對事件的控製。所以,你要有效地進行時間管理,首先必須有一套明確的遠期、中期、近期目標;其次是有一個價值觀和信念;第三是根據目標製定你的長期計劃和短期計劃,然後分解為年計劃、月計劃、周計劃、日計劃;第四是相應的日結果、月結果、年結果,及每個結果的反饋和計劃的修正。這個過程實際上是一個循環,即PDCA循環。
你在進行時間管理時,要特別注意以下4點:
(1)時間管理與目標設定、目標執行有著相輔相成的關係,時間管理與目標管理是不可分的。你的工作、事業、生活等目標中,每個小目標的完成,會讓你清楚地知道你與大目標的遠近,你的每日計劃都必須結合你的目標。
(2)在時間管理中,必須學會運用80:20原則,要讓20%的投入產生80%的效益。從個人角度看,要把一天中的20%的經典時間用於你的關鍵的思考和準備。你可以根據你的生活狀態,生物鍾來確定你的20%經典時間是哪個時候。
(3)特別推薦的是:每一天,你要強迫自己執行或做6件對你未來有影響的事情。這6件事不包括基本的工作、基本的雜事,要盡量涉及到8個領域。
(4)有計劃,才有效率和成功。評估時間管理是否有效,主要是看你的目標達成的程度。時間管理最為關鍵的要素是目標設定和價值觀;時間管理的關鍵技巧是習慣,你運用時間管理工具變成習慣了,什麼就變得有序了,有效了。
時間管理是一種心態,時間管理不能說安排事情妥當或把事做好了就行,你應該是更長遠和更係統地考慮你的時間分配和使用效率。
8.用分來計算時間
凡在工作中表現出色,得到領導賞識的人,都有一個促使他們取得成功的好習慣:變“閑暇”為“不閑”,也就是抓住工作時間的分分秒秒,不圖清閑,不貪暫時的安逸。
時間是由分秒積成的,用“分”計算時間的人,比用“時”來計算時間的人,時間多59倍。所以,善於利用零星時間的人,總會做出更大的成績來。
琳達受聘於一家顧問公司,她平均每年要負責處理130宗案件,而且她的大部分時間都是在飛機上度過的。琳達認為和客戶保持良好的關係是非常重要的,所以,在飛機上她就給她的客戶們寫郵件。她說:“我已經習慣如此了,這有什麼壞處呢?”一位等候提行李的旅客對她說“在近3個小時裏,我注意到你一直在寫郵件,你一定會得到領導重用的。”琳達則笑著說:“我早已是公司的副總了。”
因此說,利用和管理好時間,不僅可以提高你的工作效率,甚至給你帶來開遷的機會,用分來計算時間,行動起來吧,你將會獲得意料之外的驚喜。
9.利用時間壓力
上班族當然都期盼每天可以輕輕鬆鬆地上班,可是既然是上班工作,當然不如在家裏那麼自由,特別是如果某些事情有時效上的壓力時,要想放輕鬆就不那麼容易了,所以今天我們就來探討一下:在時間的壓力下如何放輕鬆?
張偉接受了一項為某新品牌作市場調查的任務。他首先需要做一份市場調查問卷,因該品牌是一個新的品牌,張偉對它還不了解,於是設計問卷的思路產生了障礙。當主管問他需要多少時間完成問卷的設計時,他回答說:“因為我對這個品牌還不熟悉,我想大概要三天時間吧。”主管告訴他:“我們都知道這是一個新的品牌,但由於時間很緊張,不能因為這個影響整體的上市進度。我希望你在一天的時間內拿出這個問卷,如果有困難我們可以提供幫助,但是一天後,我希望見到這個問卷的初始設計。”
張偉感到壓力很重,於是想了一個辦法,他花半天時間收集了市場上與這個品牌相近的產品廣告、宣傳冊等,另外再找到設計這個產品的部門,向他們了解關於這個產品的設計思路、銷售對象、價格等。做完這些,他又花半天的時間整理、設計,終於在下班前把問卷交到了主管的手裏。而主管對這個問卷相當滿意。
你知道嗎?你越不放輕鬆,時間的壓力就會越大,所以要先放鬆既然有時效上的壓力,比如說一個小時之後就要召開的會議,你現在還在趕打會議中要報告的重要事項,這怎能輕鬆呢?
也許你會想,這時候就是拚命趕、什麼都不想最好;實則不然,因為這樣拚命趕不是辦法,效率不會高,你先花一分鍾靜下來,整理一下心思,想清楚事情,並且告訴自己,越輕鬆打字越不會錯,時間才越來得及,隻要一分鍾,整理一下你的思緒,然後你再真正開始全力趕工,相信你可以既輕鬆又準時地完工。
否則你蒙著頭苦幹,可能忙了半天,電腦按錯一個鍵,結果所有的資料不見了,一切都白搭,還要從頭來,這肯定就真正來不及了;又或者你是趕出來了,但是一上場才發現錯誤百出,或者雖然不是錯誤百出,卻有個致命錯誤,這都會造成很嚴重的後果;所以越是有時間壓力越要先放輕鬆,你寧可先放鬆一分鍾,想清楚再開始(謀定而後動)。
台灣有個警察廣播電台成立五十周年,因為是警察和交通的專業電台,所以回顧五十年來的故事,就有許多和這一方麵相關,其中有一則是這樣的:有人不小心切斷了指頭,於是拿著指頭坐計程車趕到醫院去縫合,我們明白這時間壓力是相當大的,分秒必爭,因為稍有遲延、細胞壞死、指頭可能就接不回去了,於是到了醫院,病人及陪伴者三步並做兩步就衝進去了,結果是最重要的“指頭”忘了拿、掉在車上,還好趕快透過警察廣播找到司機也找回指頭。
所以說,欲速則不達,越是有時間壓力,越不能急,先花一分鍾放輕鬆,整理思緒,做好準備,再開始衝刺,絕對比緊緊張張地衝進去才發現最重要的手指頭忘了更有效率;而當工作完成,不論時間多急,再花一分鍾檢查一遍,以免發生致命的錯誤,這都是在時間的壓力下仍然可以放輕鬆,很重要的方法。
告訴自己,時間(速度)不是最重要的,正確才是最重要的。比如去爬山,有人急急忙忙出發、路都沒認清楚就拚命往前,結果走岔了路,這時候如果他走的不快(不遠),要回頭還算容易;如果他已經走很遠了,要回頭可真是辛苦,所以是匆匆忙忙出發趕路重要呢?還是先弄清楚方向重要呢?當然是先弄清楚方向重要。