第一節 “Getting Things Done”，讓工作井井有條
什麼是GTD
關注時間管理相關方麵信息的朋友們一定聽過“GTD”，也就是“Getting Things
Done”的時間管理方法。這個方法來源於戴維·艾倫有限公司的總裁戴維·艾倫的書Getting Things Done——The Art of
Stress-Free Productivity，中文翻譯作《搞定——無壓工作的藝術》。戴維·艾倫也是著名的效率管理專家。
GTD是一種為了使個人時間得到高效利用的時間管理法則，簡單來說，這本書就是告訴我們如何通過“收集、整理、組織、回顧、執行、再收集”的固定流程來完成我們所麵臨的任務。它把大的時間分成一個一個的小階段，以“天”為單位，以“周”為小階段，在每周的5個工作日裏，每天進行一次循環，周末進行回顧，接著進行下一周的日程規劃，並在這個過程中享受著對時間的掌控感和完成任務的滿足感，以及對下周工作的期待感。
GTD方法的功能就好像是把我們本來的任務——攀登一座山峰——分解為N個山坡，今天要走A段山路，心情愉快地走完這段之後就停下來休整，明天繼續懷著愉快的心情和高昂的鬥誌來走B段山路，用更少的壓力和焦慮來完成攀登山峰的全過程。
也許你已經了解過很多時間管理方法，但是卻覺得它們空洞、複雜或是言之無物，那麼你可以來試一下GTD的方法，切實可行地把這種方法和我們自身以及我們所處的客觀環境結合起來，形成自己特有的時間管理秘訣。
如何Getting Things Done
戴維·艾倫的整套GTD方法的核心理念就在於：把你心裏麵想要做的事情全部都寫下來，清空你心頭的所有牽掛，然後心無旁騖地完成每一項任務。
我們可能都有這樣的體驗，在寫報告的時候心裏還牽掛著要去幫女朋友修電腦，在洗衣服的時候又想著煤氣費似乎欠費了還沒有去交——不管大事小事，總是有那麼幾件與你正在做的工作毫不相關的事情縈繞心頭、懸而未決，你就在雜亂的思緒中浪費著自己的精力。
第一個步驟：收集。那麼我們首先要做的事情就是列出所有的“待完成事項”，也就是GTD方法的第一個步驟。你可以準備一個“工作籃子”，好像菜籃子放各種蔬菜一樣，你的“工作籃子”就用來存放你的各種工作計劃和文件，把你要做的事情全部都寫出來，一條一條地列在便簽上或者筆記本上，這一步的關鍵在於趕走心頭事，清空你的大腦。
第二個步驟：整理。看看你的“工作籃子”裏有些什麼東西吧，然後按照你自己的習慣分類處理。比如遞交升職報告、查詢快速治療感冒的偏方和回複好友聚會的郵件是可以在網絡上進行的，當下就可以完成，而給汽車加油、給電卡充錢和買水是可以出門時順便進行的，另外的一些已經用過的會議文件早已沒有其他用處，可以處理之後放到垃圾桶裏——可以當下完成的就立即行動去Getting
Things Done，不能當下完成的就進行下一步的組織。
第三個步驟：組織。組織的主要內容是對參考資料的組織和對下一步行動的組織。前者是進行文檔的管理，而後者是對行為的管理，如處理待辦事項、工作任務、委托任務和日程等等。除了列一個List使事項一目了然之外，這也是對“事項”和“地點”進行習慣性聯想的訓練，把處理的事情按地點分類，那麼下一次再到達這些地點的時候就可以很快地反應出需要做哪些事情了。
第四個步驟：回顧。這是GTD方法中的一個重要環節，通過回顧和檢查以及列表的更新來確保GTD係統的順利運作，並且在一次循環結束的時候進行下一周的工作計劃安排。
第五個步驟：執行。根據以上原則列出的若幹個清單，那麼現在我們就可以按照清單去執行了。在執行的時候可以根據特定的時間和方便程度來進行。
接著就可以繼續進行下一輪的“再收集”，習慣之後，就可以非常自然順暢地讓生活中的方方麵麵“Getting Things Done”了。
效果怎麼樣？試試就知道
很多人問戴維·艾倫，這個GTD方法真的有那麼神奇嗎？
答案是：你試試就知道了。
他的一個客戶曾經這樣評價這本書裏的這個方法：“當我習以為常地采納GTD方法的時候，它拯救了我的生命；當我一絲不苟地運用它們的時候，它改變了我的一生。這是一種疫苗，可以預防日常生活中常見的‘救火現象’，同時也是一種解毒劑，能夠有效地舒緩人們施加在自己身上的不平衡的壓力。”
由於大腦中盤踞問題的多少和我們解決這些問題的效率成反比，如果某一件事情一直在你的腦海中揮之不去，那麼你的思維就會受到阻礙，我們必須像清除路障一樣把它鏟走，放到工作籃子裏，讓你的時間管理係統引導你去解決它。
這個原理十分簡單，操作流程也並不複雜，而且除了管理工作任務之外，生活中各種瑣事也可以用GTD的方法進行管理，一通百通，舉一反三，你可以從今天就開始試一試，先把大腦清空，把明天等待著你的事情列入清單，再不斷地進行補充和回顧。但是不管清單上列出了多少事項，我們一定要堅持的原則是“每次隻做一件事情”以及“同一件事情絕對不能再次放回工作籃子”。
當然，為了提高使用GTD方法的效率和加強效果，我們可以選擇不同的工具來進行GTD管理，比如：
1.記錄工具可以選擇：筆記本、便箋紙、EASY貼、電子文檔、相機、錄音筆等；
2.輔助提示可以選擇：手機記事功能、郵箱的日曆提示、鬧鍾等；
3.任務的分類可以進行：按照所用時長分類、按照進行地點分類、按照緊急程度來分類等，同時還要注意在合適的情況下進行任務的分配和授權。
不久前我向我的一個女性朋友推薦了這個方法，因為她在工作上的時間安排確實存在不少混亂的地方，不過沒想到她融會貫通地把這個方法首先用在了減肥美容的偉大事業上。她準備了一個專用的外表十分精致的筆記本，每一輪的計劃一般用到七頁紙，第一頁是本月的大任務清單，第二頁是每周分到的小任務列表，之後的四頁是每個星期的完成情況，用鉤和叉來區分，最後一頁是當月的情況總結。比如每天早晨起床後喝一杯水，打鉤；周三下午下班之後和同事去做美容，打鉤；周五中午去健身房上瑜伽課，打鉤。兩個星期過去後，很多諸如“晨起喝水”之類的小任務已經不會出現在她的筆記本上了，因為這已經成為了她生活中很自然的習慣，而這個朋友的生活也比之前要更加豐富、規律、有情趣。
一千個讀者有一千個GTD，學習一種方法，然後讓方法專屬於你——現在就開始行動吧。
跟我做——生活管理小妙招
善用筆記本，學會寫“時間日記”
學會寫“時間日記”，一本小小的筆記本就可以幫你管好自己的時間。
首先，得明確“時間日記”包括每日日程、每日計劃和生活三大板塊。
其次，根據三大板塊製定細枝末節。比如，在日程中記錄的內容有：今日流水賬（記錄每個時間點要做的事）、今日任務和今日總結等。在計劃中記錄：本月重點與目標等內容。在生活板塊中記錄：今日飲食、睡眠、運動情況、健康指數甚至是服飾評價，女士們還可記錄自己今日妝容情況，等等。
然後，就是嚴格地按照自己每日的情況在日記中記錄下來。在第二天還可以在日記中加一欄“昨日回顧”，比較自己兩天以來的情況，發現其中的問題並且予以改正，從而做到真正把時間用到位。
如何？一本日記本的用處很多吧？快點學起來吧！
第二節 5個S，日本人為什麼是拚命三郎
掰掰手指，數出5個S
5S管理方法最初起源於日本，其中的5個S分別是指：
1.整理（SEIRI）
2.整頓（SEITON）
3.清掃（SEISO）
4.清潔（SEIKETSU）
5.素養（SHITSUKE）
這五個詞都來自於日文，五個部分都是日企進行企業資源管理的方法，包括了對人員、材料、機器等生產要素，在20世紀60年代末得到了完善，並且開始在世界範圍內得到推廣和推崇。尤其是在代表企業——豐田公司的大力倡導之下，5S在“塑造企業的形象、降低成本、準時交貨、安全生產、高度的標準化、創造令人心曠神怡的工作場所、現場改善等方麵”都發揮了巨大的作用。
第一個S，整理。整理的目的是要把人、事物根據需求和價值情況進行分類處理。以最初應用的生產現場為例，開始“整頓”步驟的時候，員工們需要先對生產現場的所有資源進行分類，然後把現場不需要的東西進行清理，把不能再利用的設備進行合適的處理，確保現場的每一個存在都是“有用的”。
第二個S，整頓。要達到的效果就是目光所及沒有無用的東西，所有的工具或者設備都是各歸其位，數目明確、科學合理。不僅要擺整齊，而且要按照使用頻率的高低來安排位置，經常用到的工具就放在更容易拿到的地方，而且要“一個蘿卜一個坑”，從哪裏拿的就要放回哪裏去。形成習慣之後既能方便記憶，又能提高效率。
第三個S，清掃。清掃的目的是要保持工作場所的幹淨整潔，把垃圾及時清理出去，這樣就可以避免因為垃圾的阻礙而使人們忽視現場存在的隱患。
第四個S，清潔。在這裏，清潔的意思是把前麵的三個S的做法“製度化、規範化、持久化”，通過給員工提供良好的工作環境來促進員工的身體健康和精神愉悅，這樣可以達到更高的生產效率。
第五個S，素養。素養的目的是要讓每一個員工都養成按章辦事、規矩行動的好習慣，提升每個員工的素質和品質，這是5S的核心所在。
日本人“拚命三郎”的精神是眾所周知的，日本人的效率和控製力早就在世界範圍內得到認可，日本員工的流失率也是世界最低的，我們通過這個“5S現場管理法”就可以窺冰山一角了。通過整理、整頓、清掃、清潔、素養的過程，企業和內部員工的整體水平就能夠上一個新的台階，接下來就可以進行下一輪的整理整頓，業務水平和員工素養都得到持續提升——也許就是這種對科學方法的實踐和不斷改進，才造就了日本人持續的競爭力吧。
向日本人學習，用5S自我管理
“5S現場管理法”最初是應用在企業的生產領域的，但是我們進行自我管理的時候也可以活學活用，幫助我們進入更好的生活和工作狀態。
在日本的企業中，他們在應用5S法則進行企業管理的時候，一直堅持著三個原則，也就是自我管理原則、勤儉辦廠原則和持之以恒原則。
自我管理原則是通過員工的高度參與，讓他們體會到“勞動的果實最甜美”，自己親手創造的美好環境，就舍不得去破壞它，所以更容易保持。
勤儉辦廠的原則，是說在進行開始的整理整頓的時候，會產生很多在現場沒有價值的“垃圾”，但是這些物品本身還是有可以挖掘的價值的。要把每一根釘子都高度利用起來，並且十分提倡變廢為寶，廢物利用。不管企業的效益是如何如何的好，都不能養成大手大腳的習慣。反觀國內的部分企業，由於員工認為公司財產是“公家的”，和自身無關，於是就幹脆把“節約”兩個字留在家裏，尤其是辦公室裏辦公用電和辦公用紙的浪費，實在是觸目驚心。“成由勤儉敗由奢”，這是前輩的老話，可惜很多人都忘了這一點。
持之以恒的原則，也是最重要的一點。因為出於一時興起或者跟風來開始5S的管理方法是很容易的，但是確實存在很多企業堅持不下去就半途而廢的情況，結果反而浪費了人力物力財力還得不到效果，而且還影響了員工的情緒。
現在我們把5S拿來做自我管理，也要堅持這些原則。比如拿整理衣櫃來說吧，這是讓很多人頭疼的一個問題，那我們就用“宰牛刀”來處理一下這隻“小雞”。
整理衣櫃5S法則，開始：
第一步，整理。
把衣櫃裏所有的衣服全部都拿出來，放在視線範圍內，分別從春夏秋冬四個季節，內衣外衣、上衣褲子、裙子襪子以及搭配部件等來分成若幹個小堆，也可以分別用袋子先裝起來，接著進行下個步驟。
第二步，整頓。
在衣櫃裏給每一類別選擇特定的位置，按照穿衣的頻率來擺放，甚至有精力的話，還可以按照顏色來分類擺放，或者做好習慣搭配，把通常一起穿的衣服作為套裝放在一起。
第三步，清掃。
如果一件衣服的穿著次數少於每年一次，那麼你可以把這類衣服單獨裝在真空袋裏，放在衣櫃的最底層。也可以把它和其他已經決定不穿的衣服打包送給回收機構，來激發它們的第二生命。